ケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズ株式会社は、ファシリテーションとITシステムをテコに、クライアントの業務改革や新規事業創造、IT・経営戦略策定を支援するコンサルティング・ファームです。

同社は2021年にSmartHRを導入。人事・労務業務の効率化や従業員情報の一元管理を進め、創出した時間で従業員同士のコミュニケーションの活性化や人員配置の最適化などに取り組んできました。2024年からは学習管理機能を活用し、研修コンテンツの配信や従業員の受講管理をSmartHRで運用しています。今回は学習管理機能の導入背景や効果について、経営管理部の大角さんにお話を伺いました。

前回取材時：内製システムからSmartHRへ。事務作業を減らし、付加価値のある人事業務へ注力

大角さん：親会社が実施するグループ全体に向けた研修を学習管理システムを通して受講していました。学習管理システムも親会社の管理だったので、当社もグループ全体の1ユーザーとしての側面が強く、2か月に1度「期限までに研修を受講してください」と案内を受ける流れでした。そのなかで私たち経営管理部としての関わり方は、期限内に受講できなかった従業員や休職者をフォローすることでした。

大角さん：親会社のネットワーク環境から当社がネットワークを分離させたことがきっかけです。ネットワーク分離以降、研修を受講するときには学習管理システムに別のサーバーを経由（シンクライアント接続を活用）してログインしなければならなくなりました。当社と親会社のネットワーク環境が同じだったときには発生しなかったサーバー・学習管理システムの2段階のアクセスが、研修受講時の物理的・心理的ハードルを高くしていたんです。

また、研修の受講状況も確認できませんでした。親会社が運用している都合上、締切期限を過ぎてから「AさんとBさんが未受講です」と連絡を受け、私もこのタイミングで初めて未受講者がわかるんです。誰が受講・未受講なのかわからないまま「皆さん受講してくださいね」とリマインドしても、皆さん自分事として受け取れないので、リマインドの効果がなかったんです。

こうした課題感を抱えているなかで、サーバーを経由した接続（シンクライアント接続）環境の閉鎖が決まり、いよいよ研修の受講自体が難しくなったことで、自社での学習管理システムの導入検討を始めました。

大角さん：コンテンツアップロードの自由度の高さです。自社でシステムを導入した後もコンテンツは親会社が継続して準備してくれることになっていたので、PDFのコンテンツを自由にアップロードできることが必須条件でした。ほかのサービスはカスタマイズの自由度が低い機能もあり、たとえばコンテンツのアップロードは都度サービス提供会社さんを経由する必要があったり、追加料金が発生するといった具合です。

SmartHRの学習管理機能は、準備したPDFをコンテンツとして自由にアップロード・配信できますし、理解度を測るテストもシステム内で作成できるので、まさに求めていた機能だと感じました。従業員目線から考えると、すでに労務機能や人事評価機能などを活用していたので、サービスの入口を1つに統合できるメリットもありました。

大角さん：2か月に1度の頻度でコンプライアンスやBCP対策、グループの考えを理解する研修を実施しています。親会社から提供されたPDFコンテンツには説明パートに加えて確認テストが準備されているので、説明パートを学習管理機能にアップロード、確認テストを学習管理機能のコース編集画面から作成します。

受講依頼にあたっては、SmartHRの従業員データにある社員番号を用いて一斉に対象の従業員を追加・受講依頼ができます。ここが非常に便利で、サービスによってはこうした従業員への依頼作業のときに必要な従業員データをCSVから変換する手作業が発生してしまいます。データ加工の手間はもちろん、場合によっては依頼漏れにつながるので、SmartHRの従業員データをもとに手間なく受講依頼をかけられるのはSmartHRの学習管理機能の大きなメリットだと思います。

大角さん：締切後でないとわからなかった研修ステータスが、受講期間中に確認できるようになりました。おかげで未受講者にピンポイントでリマインドができるので、締切段階の未受講者を0にできました。（※休職者を除く）

以前は締切が過ぎてからも未受講者にリマインドをかけて、全員が受講するのに締切から1週間以上経ってしまうこともあり、グループ企業のなかでも受講率が良くない方だったんです。ですが、学習管理機能を導入してからは、締切段階でほぼ100%の受講状況なので、一気に優良企業になりました。

大角さん：リマインドのタイミングを工夫していました。具体的には、リマインドをする週・時間を変えることで、リマインドからの受講者数がどの程度伸びたかを日・週単位で確認したんです。数回分析を繰り返すなかで、月曜日のリマインドは今週やろうと思ったまま、忘れてしまう人が多いなどの傾向が見えてきて、結果として当社の社員は木曜日の16時のリマインドが最も効果的という結論がでました。こうした分析も内製で進捗を管理できるからこそだと思います。

大角さん：バックオフィスチームとしては、ミス・属人化をなくすことに注力していきたいです。それらがなくなると業務にかかる工数も削減でき、別の社内施策に取り組めるようになります。

また、私の所属するチームは社内で何かツールを導入する際の窓口になり、導入の推進を担うチームでもあります。従業員が日頃から気持ちよく働ける環境を整えながらチームのミッションである「テクノロジーを使いこなして、全従業員がカルチャーやメソドロジーを体験できる環境を作る」を体現していきたいです。