入社手続き・雇用契約
個人情報の収集から届出書類の作成・提出まで、オンラインで完結
入社時に必要な労務のやりとりをペーパーレス化。個人情報の収集、雇用契約の締結、社会保険・雇用保険の届出書類の作成・提出まで、SmartHRですべてできます。労務担当者はもちろん、従業員の負担を軽減できます。
導入効果
SmartHRを使えば、従業員を雇い入れるときの労務担当者の業務負担が軽減できる！
従業員から提出された情報をSmartHRに登録することで、雇用契約書や労働条件通知書の作成がスムーズに。電子契約として締結できるので、書類を受け渡す時間と手間を削減できます。
※ SmartHR導入後の削減時間の数値は、サービスご利用中の企業の状況、従業員構成比などを参考に、1,000名規模の企業を想定して算出しています。
SmartHRの「入社手続き・雇用契約」機能
入社手続きのステップを大幅に短縮
紙の書類を介した入社手続きでは、個人情報記入用紙の印刷、発送、社保・雇保の手続き書類への転記などの煩雑な作業が発生します。SmartHRなら、書類作成に必要な個人情報の提出依頼から、届出書類の作成、電子申請まで、アプリケーションを操作するだけ。入社手続きのステップを短縮します。
「文書配付」機能で雇用契約書の作成・送付・締結が簡単に
労働条件通知書、雇用契約書などの作成・送付、電子契約の締結、契約書の管理は、有料オプションの「文書配付」機能で。電子契約として取り扱えるので、契約書への押印や手書きのサインは要りません。労働契約にかかる業務の工数を削減できます。
※ 「文書配付」機能は有料のオプション機能です
従業員が入力したデータを使って手続き書類を作成し、電子申請が可能
従業員がSmartHRに直接入力した情報を確認、登録したら、続けて社会保険などの手続き書類の作成に移行します。実際の手続き書類の書式に従業員情報が反映されたプレビュー画面で、入力内容を確認、電子申請可能です。従来の書類作成の工程や役所での手続き・待ち時間を削減できます。
※ 一部書類は電子申請に対応しておりません
その他の便利な特徴
「入社手続き・雇用契約」に役立つオプション機能
SmartHRの「入社手続き・雇用契約」をより便利にご利用いただくためのオプション機能もあります。企業規模やニーズにあわせてお選びください。
「届出書類」機能で、複数の書類作成・電子申請を一括処理
無料オプション「届出書類」機能を活用すると、複数名分の書類を一括で作成できる上、電子申請も一括で送信が可能に。新入社員の受け入れ時など、一度に大勢の書類の作成と電子申請をするときに、効率よく作業できます。
「通勤経路検索」機能で、従業員の通勤経路と通勤費を正確に把握
株式会社ナビタイムジャパンが提供している「NAVITIME API」を利用し、通勤費を自動計算できます。従業員は「通勤手段」「出発地・目的地」を入力し「通勤経路」を選択するだけで、自動的に通勤費が計算され、申請も簡単。従業員の入力ミスを防げるとともに、人事・労務担当者の確認作業の負担を軽減します。
※ 通勤経路検索機能は有料のオプション機能です
利便性を高めるさらなる特徴
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必要な情報は入力フォームで必須項目として設定し、記入漏れを防止
入社手続き用の入力フォームはカスタマイズが可能。項目ごとに「必須」「任意」「非表示」を設定できます。従業員が必須項目を未記入で提出しようとするとアラートが表示されるので、記入漏れによる差し戻しを防げます。
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記入に迷いやすい項目には、ヒントメッセージを追加
銀行の支店番号や基礎年金番号など、記入内容に迷いやすい項目にはヘルプページをその場で確認できる「？」アイコンを表示。従業員が自力で作業を進めやすくなり、労務担当者への問い合わせの削減につながります。
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収集したい従業員情報にあわせてフォームをカスタマイズ
入社手続きに使用する入力フォームは、複数作成し保存できます。雇用形態や職種の違いなどによって収集したい情報が異なる場合に入力フォームを使い分けて、個人情報の提出依頼ができます。
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スマートフォン向けアプリでいつでも通知・確認が可能
SmartHRのスマートフォン向けアプリから、従業員へのプッシュ通知が可能。書類送付や書類の不備・差し戻しをすぐに伝えられます。従業員はアプリでスピーディーに確認・対応ができて便利です。
