文書配付
従業員ごとに差し込む内容の異なる文書の作成と配付が簡単に
雇用契約書など従業員ごとに詳細が変わる文書は、書類テンプレートに従業員情報を差し込めば完成。PDFファイルも効率的に送付できます。また、合意が必要な文書への押印や手書きのサインは不要。電子契約の導入におすすめです。
SmartHRの「文書配付」機能
書類への押印や手書きのサインは必要なし
電子署名法に準拠し、契約書のペーパーレス化を実現。従業員はパソコンやスマートフォンから書類を確認できます。従業員が署名後に「合意する」を選択すれば電子契約の締結が完了。押印や手書きのサインが不要なので、雇用契約や秘密保持契約の締結をスピーディーに進められます。
繰り返し使う従業員宛の文書のテンプレートを作成し、業務効率化
文書配付機能は、SmartHRの従業員情報を「テンプレート変数」として差し込める「書類テンプレート」を作成し、文書作成から送付までを効率化するアプリケーション。送付対象の従業員と利用する書類テンプレートを追加するだけで、書類の作成から従業員が書類を確認したかの進捗把握までをシームレスに遂行できます。
一年を通してさまざまな場面でお使いいただけます
契約期限切れ・更新漏れを未然に防止
有期雇用など期間の定めがある契約の更新管理に役立ちます。更新期限が近い従業員が自動的にリストアップされるため、期限切れや更新漏れを防止できます。更新対象となる契約書の内容を見直し、新しい契約書を作成して送信するだけ。契約更新業務をミスなく遂行できます。
その他の便利な特徴
「文書配付」機能には、使い勝手に優れたさまざまな特徴があります
-
CSVファイルからの差し込みも可能
SmartHRの従業員項目で管理していない情報を差し込みたいときには、CSVファイルを使って書類を作成できます。また、アップロードしたPDFファイルも送信できます。
-
書類の内容をダブルチェックできる「承認機能」
文書配付機能で作成した書類を従業員に送る前に、内容の確認と承認を依頼できるワークフロー機能も。上長の確認を経てから本人へ配付したい場合や、人事部内でダブルチェックが必要な場合などに便利です。
-
従業員に送信した書類のステータスを管理画面で確認
従業員に送信した書類のステータスは管理画面から確認できます。開封状況は「未開封」「開封済」、合意が必要な書類は「未完了」「差し戻し」「完了」と進捗状況がひと目でわかります。従業員へのリマインドメールも送信できます。
-
従業員はスマホアプリから内容を確認できる
従業員がスマホアプリ「SmartHR」を利用していれば、プッシュ通知も届きます。書類の確認・合意の依頼に対して、従業員はアプリからスピーディーに対応できます。
