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文書配付

従業員ごとに差し込む内容の異なる文書の作成と配付が簡単に

雇用契約書など従業員ごとに詳細が変わる文書は、書類テンプレートに従業員情報を差し込めば完成。PDFファイルも効率的に送付できます。また、合意が必要な文書への押印や手書きのサインは不要。電子契約の導入におすすめです。

「文書配付」機能で、あらゆる文書の作成・配付・締結・管理がスムーズに

SmartHRの「文書配付」機能

01

書類への押印や手書きのサインは必要なし

電子署名法に準拠し、契約書のペーパーレス化を実現。従業員はパソコンやスマートフォンから書類を確認できます。従業員が署名後に「合意する」を選択すれば電子契約の締結が完了。押印や手書きのサインが不要なので、雇用契約や秘密保持契約の締結をスピーディーに進められます。

パソコン・スマートフォンのどちらからも文書の確認が可能。出力する必要はなく、SmartHR上で署名・合意まで済ませられる
02

繰り返し使う従業員宛の文書のテンプレートを作成し、業務効率化

文書配付機能は、SmartHRの従業員情報を「テンプレート変数」として差し込める「書類テンプレート」を作成し、文書作成から送付までを効率化するアプリケーション。送付対象の従業員と利用する書類テンプレートを追加するだけで、書類の作成から従業員が書類を確認したかの進捗把握までをシームレスに遂行できます。

頻繁に使用する文書は、テンプレートを作成しておくと便利。従業員データを紐づければ、姓名や雇用形態などの情報を差し込んだ個別の文書を自動的に作成できる

一年を通してさまざまな場面でお使いいただけます

入社手続きから契約更新、異動まで、定期・不定期で発生する人事・労務手続きで役立つ
03

契約期限切れ・更新漏れを未然に防止

有期雇用など期間の定めがある契約の更新管理に役立ちます。更新期限が近い従業員が自動的にリストアップされるため、期限切れや更新漏れを防止できます。更新対象となる契約書の内容を見直し、新しい契約書を作成して送信するだけ。契約更新業務をミスなく遂行できます。

契約期限の近づいた文書を自動でリストアップするしくみで、契約更新業務をサポート

その他の便利な特徴

「文書配付」機能には、使い勝手に優れたさまざまな特徴があります

  • CSVファイルからの差し込みも可能

    SmartHRの従業員項目で管理していない情報を差し込みたいときには、CSVファイルを使って書類を作成できます。また、アップロードしたPDFファイルも送信できます。

  • 書類の内容をダブルチェックできる「承認機能」

    文書配付機能で作成した書類を従業員に送る前に、内容の確認と承認を依頼できるワークフロー機能も。上長の確認を経てから本人へ配付したい場合や、人事部内でダブルチェックが必要な場合などに便利です。

  • 従業員に送信した書類のステータスを管理画面で確認

    従業員に送信した書類のステータスは管理画面から確認できます。開封状況は「未開封」「開封済」、合意が必要な書類は「未完了」「差し戻し」「完了」と進捗状況がひと目でわかります。従業員へのリマインドメールも送信できます。

  • 従業員はスマホアプリから内容を確認できる

    従業員がスマホアプリ「SmartHR」を利用していれば、プッシュ通知も届きます。書類の確認・合意の依頼に対して、従業員はアプリからスピーディーに対応できます。

あわせて使いたい機能

  • 入社手続き・雇用契約

    入社時に必要な従業員の労務手続きは、従業員本人がSmartHRを使って直接入力するだけ。雇用契約から社会保険の手続きまで、一連の作業がすべてペーパーレス化されます。

    詳しく見る

3分でわかる!オンライン雇用契約・文書配付

SmartHRの「オンライン雇用契約・文書配付」機能の特長・ご利用イメージをご紹介します。

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