株式会社キオラガーデンは、福島県と宮城県でレストラン事業をはじめコーヒーやパン、ケーキ等の4事業8店舗を運営する飲食系企業です。

現在、同社の従業員は約90名ですが、2018年3月から隣接するハーブ園の事業も行う予定とのことで、100名前後になる見込みだそうです。その成長の一方で人事労務の課題も増えていったようです。

同社はいかにしてこの課題と向き合ったのかに迫るべく、代表の小松さんと総務を担う岡田さんにお話を伺いました。

小松さん：起業当初、正社員1人とパートさん5～6人を雇って1店舗目をスタートし、その2年後に2店舗をオープンさせ3店舗となりました。そこから5店舗、そして8店舗と事業を拡大する中で、労務管理と社内の仕組み化を並行して進めるのが難しくなりましたね。

もともと僕自身が前職で総務や財務をやっており、給与計算や従業員管理などの業務はわかっていたため、最初はExcelでマクロを組みながらやりくりしていた部分があり1人でなんとか対応していたんですが、店舗数の拡大とともに追いつかなくなり……。

それでシステムの導入を検討するようになりましたが、東日本大震災もあり、いつ何時不測の事態が起こるか分からないため、オンプレミスではなくクラウドで管理したいという希望がありました。

小松さん：他社と比較して、見た目がすごくシンプルで分かりやすかったことですね。

小松さん：はい、実務は主に私が行っていますが、管理は岡田含め2名で行っています。

岡田さん：よく使うのは雇用契約書のアップロードや雇用保険・社会保険の加入または喪失届ですね。

小松さん：うちは飲食なので、よく雇用形態が変わるんですよ。パートから契約社員、あるいは正社員・限定正社員など。雇用形態とともに給与の内容や条件が変わるため、SmartHRに雇用契約書をアップロードして、その都度内容を確認するなどして活用しています。

岡田さん：SmartHR導入以前は、仙台の店舗には定期的に行っているので、その際に給与明細を渡すようにしていたのですが、シフト制の従業員とタイミングが合わずに、直接渡せないこともありました。ですが、現在は給与明細機能によって当日に通知できるようになりました。公開時間の予約機能もあるため、必ず毎月同じ時間にお知らせできるようになったのは、とても嬉しいです。あと車通勤が多いので、「マイカー通勤誓約書」を提出したか・していないか、ToDoリストをカスタマイズして確認できるようにしています。

岡田さん：手続きはもちろんToDoリストで業務進捗がわかるのは、すごくありがたいですね。労務って手続きを漏れなくやらなければならない一方、その内容の確認に時間がかかってしまいます。特に飲食業ということもあり入退社も多いためより大変です。なので、これらの進捗がひと目でわかるようになったのは本当に嬉しいです。

小松さん：
実は明日から労務管理をしている妻（岡田さん）が里帰り出産で不在になるんですが、クラウドなので場所を選ばずにタスク進行できるのは嬉しいですね。それから、SmartHRならわざわざ引き継ぎをしなくても、カンタンに使いはじめることができるのも嬉しいですね。

岡田さん：私としては、これまでのアナログな管理では、従業員が今何人いるのか、誰が入って誰が辞めたのかなどが一目ではわかりづらく大変でしたが、SmartHRがあることで、パッと見で把握できるようになりました。また、従業員側としても、SmartHRの手続きボタンが並んでいるのを見て、例えば「住所変わったら会社に知らせなきゃいけないんだ」とか「扶養追加したら知らせなきゃいけないんだ」など、報告が必要な項目を意識するようになって、カンタンに把握できるようになったと思います。何かあった時に「実は住所が半年前に変わっていました」とかっていうことが無くなりましたね。

岡田さん：はい、そのような意識が生まれたように思います。

小松さん：意識だけでなく、実際に従業員も使いこなせるよう、具体的にどのような手順で利用するのかわかりやすいように、SmartHRのオリジナルマニュアルも作りました。

岡田さん：パソコンやスマホに疎い人も多く、中にはスマホを持ってない従業員もいるので、導入時は、「ログイン方法がわかりません」とか「メールが届きません」といった連絡もあり大変なこともありました（笑）。しかし、独自にマニュアルを作成したので今では問題なく使われています。

岡田さん：チャットサポートが一番嬉しいかもしれないですね。やっぱり電話だとすぐにはつながらないこともあるじゃないですか。電話をかけた時に「しばらくお待ちください」とか。でもチャットだと、とりあえずこっちが聞きたいことを質問し、回答を待っている間に違う作業ができるし。追加で聞きたいことが出ることもあれば、過去に聞いたかどうかもチャット履歴から見直すことができるので、お互いムダがなく便利ですよね。

あとフレンドリーでフランクな雰囲気なので、気軽に質問しやすいですし、私はそのほうが合っています。最後も「ありがとう」という気持ちをこめて絵文字をつけると、向こうからも絵文字で返してきてくれて、そのやりとりが何だかこちらとしても嬉しい気持ちになります。

岡田さん：何よりすごく分かりやすいし、言葉足らずになってしまったとしても、こちらが伝えたいことを汲み取ってやってくれるので、とてもありがたいですね。

岡田さん：今気になってるのは、「勤怠管理」ですね。あと私が欲しいと思うのは「賃金台帳」が出てくると一番ありがたいですね。

雇用証明書などを提出する際は、毎月何時間働いていくら支払ってという作業が必要になりますが、現状ではひと月ごとに確認しないといけないので、期間を指定して賃金台帳が出せるとすごくありがたいですね。選択した従業員の●月～▲月分の賃金台帳が一覧として出てくるようなイメージです。

岡田さん：未経験でも労務手続きができることですね！実際、私もそうでした（笑）。