SmartHR導入後、労務に割く時間が1/3に。コスト削減効果は年間数百万円

マテリアルグループ株式会社

社名
マテリアルグループ株式会社
業種
PR・メディア
従業員数
100名
(2018年3月時点)

TOPICS
・導入後、労務にかける時間が1/3に
・年間数百万円相当のコスト削減を実現
・新たに生まれた時間で「働き方改革」を主導
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広報支援をはじめ、PRを主軸に様々な事業を手がけるマテリアルグループ株式会社。

同社の管理部が抱えた悩みは、事業展開が進むとともに煩雑になっていった労務管理。ペーパーワークに追われる日々の中で、遅滞や抜け漏れが生じ、次第にボトルネックになっていったようです。

そんな状況から脱するべく、SmartHRの導入で労務の業務効率化を推進した同社。導入後、驚くべきコスト削減効果があらわれたといいます。

どのようにSmartHRを活用し、そしてどのように人事労務改革に成功したのかに迫るべく、マテリアルグループ株式会社・経営企画室 HRグループの杉原紗矢さんにインタビューしました。

杉原さん
マテリアルグループ株式会社・杉原さん

煩雑なペーパーワークが労務管理のボトルネックになっていた

まず、御社の事業内容について教えていただければと思います。

杉原さん:現在、ホールディングスとしてマテリアルグループ株式会社があり、様々な業種の企業があります。PRエージェンシーのマテリアルのほか、人材事業のマテリアルパートナーズ、メーカー事業のTWOを展開しています。

従業員数は、何名いらっしゃいますか?

杉原さん:現在約100名で、この4月に新卒がグループ全体で20名ほど入社し、約120名になります。グループ全社の労務管理は、マテリアルグループのHRグループが担っています。

SmartHRを導入する以前は、どのような労務課題がありましたか?

杉原さん:実は、私が労務を担当しはじめたのが2017年の2月からなのですが、それ以前は前任者が1人で人事労務や総務を担当していました。当時、前任者が抱えるタスクが広範で量も多く、なかなか仕事が終わらなかったため、チーム全体の課題となっていました。

労務だけでなく、様々な業務を兼任されていたんですね。

杉原さん:前任者はとにかく忙しく、手続きで必要な書類がそこで差し止められてしまうなど、業務が滞ることがありました。業務内容を見直していく中で「労務管理に時間がかかっているのではないか?」という仮説が出たため、それを検証すると、まさに労務管理がもっとも大きな負担となっていたことが明らかになったんです。

具体的には、労務管理の中でどのような負担があったのでしょうか?

杉原さん:煩雑なペーパーワークです。書類への記入漏れや記入ミスなど、ヒューマンエラーがたびたびありました。また、労務監査をしてもらった際に必要な手続きができていなかったことが発覚したこともありました。

このように他の業務進行との兼ね合いの中で、ペーパーワークに忙殺され、大きな課題となっていたんです。

初めてでも迷わないデザイン。サポートとヘルプが充実していて安心

杉原さん

前任の方から労務を引き継いだのは、SmartHR導入後でしょうか?

杉原さん:はい。洗練されたシンプルなデザインで、初めて手続きする際も、迷うことなくカンタンに実施できました。

自分としても「もっとSmartHRを活用して効率化したい!」と思い、チャットで質問したりSmartHRのホームページで活用方法を読んだりしながら勉強していました。そうこうするうちに「SmartHRではこんなことまでできるのか」ということもわかってきて、SmartHRを活用した労務管理に慣れていきました。

労務管理をするにあたってのコンテンツが充実しており、大変勉強になります。

積極的に調べてご活用いただいているんですね! ありがとうございます。

杉原さん:特に画期的だと感じたのは「電子証明書の取得方法」をご解説いただいた記事と、それを直接解説いただいた電子証明書取得ワークショップです。

そのおかげで、電子申請に際して必要になる「電子証明書」を簡単に取得でき、とても助かりました。電子証明書を取得したことで、SmartHRの電子申請だけでなく、地方税ポータルシステム「eLTAX」も利用できるようになりました。

労務経験がない状態から引き継がれたということですが、SmartHRでの労務管理において困りごとはありませんでしたか?

杉原さん:特にありません。むしろ私以外のメンバーにも、簡単に業務内容を引き継げるようになりました。

従来の紙でのやり方では、どのような書類に何を書くのか、どのような書き方をするのかなどを、マニュアルを通して口頭で必要がありました。でも、これって一回聞いただけじゃわからないし、やって覚えようにもそもそもやり方が難しいので中々上手くいきません。

しかし、SmartHRでは、シンプルなデザインの中で、ナビゲーションに従って必要な情報を入力するだけなので、基本的に間違いようがなく、ベテランか否かに関わらず、変わらぬクオリティで手続きできます。

そのため、難解なレクチャーに悩むことなく簡単に引き継ぎできるので、属人化を防ぎ、業務標準化に繋がっています。わからないことがあっても、チャットで質問できサポートいただけるため、本当に助かっています。

チャットサポートへの感想があれば是非お願いします!

杉原さん:とても心強いです! 具体的には、いつも質問してからご返信いただくまでが迅速かつ丁寧で感動しています。それだけでなく、絵文字を使ってくれることもあり、親近感があって嬉しいです😍(笑)。

ありがとうございます! 折角なので、こちらの記事を公開する際にも絵文字を入れますね😋(笑)

導入後、労務に割く時間が1/3以下に。更に年間数百万円相当のコスト削減を実現

SmartHRの導入前後で、労務に割く時間に変化はありましたか?

杉原さん:導入前は月に7日間ほど費やし、残業も発生していましたが、SmartHR導入後に業務効率化されたことで、あまり時間を割くことなく労務管理ができるようになりました。現在では月2日ほどに短縮され、導入前と比べると、1/3以下になりました。

もともと労務専任の担当者を採用しようという話もあったのですが、他の業務を兼任しながらわずかな時間で労務管理できるようになったため、時間とコストを割くこと無く解決できました。

定量的には、どれくらいのコスト削減に繋がったのでしょうか?

杉原さん:これまでアウトソーシングしていたコストのほか、労務専任担当者を採用する必要がなくなったため、採用コストと給与分が生まれたと考えられます。そのため、SmartHRの利用料を差し引いても、年間数百万円のコスト削減に繋がっています。

杉原さん

人事労務を効率化させる「特化型サービス」間の連動性が魅力的

日々ご利用いただく中で、SmartHRの魅力は何だと思いますか?

杉原さん:導入以前は、やはり紙やスプレッドシートで管理していたんです。でも、従業員情報を溜めていくシステムを構築していかなければならないという思いがありました。その中で、最新の「人事データベース」として従業員情報を蓄積できるようになったのは嬉しいですね。

それに加えて、他のクラウドシステムとの連携にも魅力を感じています。SmartHRという人事データベースを起点にしながら、MFクラウド給与さんなど、他のクラウドシステムと連携することで、それぞれの強みを最大限生かせるのも魅力ですね。

連携面にも魅力を感じていただいたんですね。SmartHRを軸にサービス間の連携をすることで、様々な業務の率化に繋がったということでしょうか?

杉原さん:はい。例えば、勤怠管理サービスのAKASHIさんとも早々に連携されており、ワンクリックで従業員情報が連動できるのは非常にありがたいです。これによって、人事労務や総務を全般的に担う上で、かなり効率的に働けるようになりました。

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生まれた時間で新たな人事制度を設計し「働き方改革」を主導

SmartHRの導入によって、働き方に変化はありましたか?

杉原さん:業務時間に余裕が生まれたため、制度設計などの人事企画に時間を費やせるようになりました。直近の取り組みとしては、働き方改革の流れの中で、従業員の働き方と向き合いはじめています。

マテリアルグループの中でも、特に株式会社マテリアルは広告業界に属しており、業界特性上、労働時間の長さがひとつの課題でした。

抜本的な改善にあたり、勤怠管理から得られるデータをもとに分析を行ったことで、労働時間が見える化されました。その結果、ひとりひとりが働く時間を適切にコントロールできるようフレックスタイム制の導入に至りました。

このように、社員に寄り添って、どう働き方を改善していくかということに時間を割けるようになったのは、大きな変化のひとつです。

これまで「バックオフィス」って決められた定型的な仕事だけなのかなと思っていました。でもこうやって業務効率化によって新たに時間を生み出すことで、全社の働き方と向き合うことができ、そして改革へと繋がっていくんだなと実感しています。

杉原さん
効率化の意識が根づいたと語る杉原さん。業務効率化に生かすべく、プログラミングを勉強しはじめたそうです。

従業員から好評の「ペーパーレス年末調整」

従業員の方から、SmartHRへの意見をもらったことはありますか?

杉原さん:特に好評だったのは「ペーパーレス年末調整」です。手順や記入方法がかなり分かりやすく、楽にできるようになったという声を聞きますね。

また、1回目の年末調整は、初めての試みだったため定着まで時間がかかりましたが、2回目は慣れたためかスムーズに提出いただけるようになり、提出忘れも減りましたね。

未提出の方への提出依頼も、SmartHR上で再通知(督促)されたんですか?

杉原さん:はい、そうです。でも、ほとんどの方が期限までに提出できていました。

「ペーパーレス年末調整」のやり方についての質問はありましたか?

杉原さん:やり方についての質問はほとんどありませんでした。アンケート形式になっているため「紙と違って書き方がわからない!」ということがなく、本当にラクラクでした。

「労務のペーパーワークに悩んでいる方にSmartHRをオススメしたい」

SmartHRへの今後の期待をお聞かせください!

杉原さん:まだ検討段階ではありますが、SmartHRに有料オプションとして「オンライン雇用契約・文書配付機能」が登場するというプレスリリースを見た際に、雇用契約書もクラウド管理にしていきたいなと感じました。そういう意味では、弊社だけでなく、現在手続きや管理を紙ベースで行っている会社さんについても、どこまでSmartHRさんがペーパーレス化していくのかが楽しみです。

ありがとうございます。それでは、最後に、SmartHRのオススメポイントをお願いします!

杉原さん:初心者だった自分でも手続きできるようになったのは、親切なナビゲーションとわかりやすいデザインのSmartHRさんならではだと思います。

また、配属当時は「バックオフィスってこんなにアナログな業務が行われているんだな」という印象がとても強かったのですが、SmartHRで業務効率化することで、ペーパーワークに疲弊することなく、働き方改革とも向き合えるようになったのも大きな変化です。

自分の業務を遂行する中で「本当にSmartHRがあって良かった」と感じる瞬間が多いため、労務のペーパーワークに苦労されている方に、この記事を読んでいただくことで、導入のきっかけとなり、より豊かな働き方につながると嬉しいなと心から思っています。

杉原さん
エントランスでパシャリ。最近カレーにハマっているとのことです。
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