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SmartHRで人事情報やマイナンバーを管理。ペーパーレス化が後押しする亀田病院の働き方改革

医療法人明和会亀田病院
  • 課題
    紙ベースでの労務対応が煩雑。職員から改善要望の声も届いていた
    マイナンバー回収にセキュリティ面で不安があった
    人事情報の管理場所が定まっておらず、都度職員リストをつくっていた
  • 解決策
    SmartHRで紙ベースの労務対応をペーパーレス化
    職員が操作に迷わないために、マニュアルテンプレートを活用
    人事情報の一元管理が進行中
  • 効果
    年末調整の対応工数が1/3に軽減。職員からも「楽になった」
    マイナンバーの回収も、安全・スピーディに対応できる状態へ
    ペーパーレス化により出勤・在宅問わず労務対応ができる体制に

横浜市西区の医療法人明和会 亀田病院。明治20年の発足以来、「地域の人々と共に歩みながら、地域に密着した医療を実践」を理念に掲げ、地域の健康を支えています。

同院では2022年6月にSmartHRを導入し、マイナンバーをはじめとする人事情報管理や申請・手続き業務を改善。年末調整対応などの業務負荷が軽減され、担当者の働き方にも変化があったそうです。

管理部 小田桐さんにSmartHR導入の背景やその後の変化についてお話を伺いました。

紙ベースの申請手続きや人事情報の管理に課題を感じ、導入を検討

SmartHRの導入以前に抱えられていた課題を教えてください。

小田桐さん:1つめは、紙ベースでの書類のやり取りや手続きの手間です。

導入前は、給与計算から社会保険手続き、年末調整まですべて紙ベースでした。都度書類をやり取りする工数もかさみますし、とくに職員からも「もっと簡単にしてほしい」という要望も上がっていました。管理部の職員も、紙ベースの労務対応を変えたいと考えていました。

またマイナンバーの回収については、セキュリティ面でも不安でしたし、より効率的かつ安心できる管理方法に改善したいと考えていました。

2つめは人事情報の管理です。当時は職員の個人情報や給与、雇用形態などの人事情報が一元管理できていませんでした。

唯一職員リストと言えるものは、給与計算のデータと職員の生年月日や住所、口座情報がまとまった表計算ソフトのシートのみ。それも、給与計算を委託していた外部の会社から共有されるデータを抽出する体制でした。

紙による申請・手続きやマイナンバーの管理、人事情報の管理に課題を感じられていたのですね。

小田桐さん:加えて在宅勤務のしづらさも課題でした。私は主に在宅で勤務しているため、紙の申請が中心だと、出勤日にしか処理できない業務がどんどん蓄積します。出勤日には滞っていた業務の対応に時間を使うことが多く、この状況をどうにかできないかという思いも、システムやツールの導入を検討したきっかけでした。

(小田桐さん)

システム操作に不安がある職員も迷わず年末調整ができると感じた

導入を検討するうえで、大切にしていたポイントはありますか?

小田桐さん:マイナンバー管理と人事情報管理のペーパーレス化ができることが絶対に必要な機能でした。

あとは、紙の申請が在宅勤務のネックになっていたので、クラウドサービスで場所を選ばず業務を遂行できるかどうかも重視していました。

最終的にSmartHRを選んだ決め手は何だったのでしょう?

小田桐さん:年末調整機能の使いやすさです。弊院にはシステム上での手続きに馴染みのない職員もいます。SmartHRは比較したなかでも一番操作がシンプルで、年に一度の年末調整業務でも職員が迷うことなく使えそうだなと感じていました。

また、管理部にとっては在宅でも必要な情報をSmartHR上でいつでも参照できるのは大きなポイントです。申請の承認もリアルタイムに対応できるので、在宅勤務でも出勤日と同じように働けるという期待もありました。

導入にあたっては院内での承認も必要だったかと思いますが、検討を伝えた際の反応はいかがでしたか?

小田桐さん:ほかのシステムやツールとコストは大きく変わらないなか、マイナンバー管理から人事情報の管理、ほかにも色々な取り組みができる点が好評でした

一点、社会保険の手続き機能については「外部委託しているため不要な機能ではないか」と社内からフィードバックがありました。しかし、SmartHRでは手続きにおいて必要な人事情報を集約できると同時に、権限設定で必要情報のみを外部委託先と共有し、SmartHR上で作業を実施してもらうことも可能です。そうした説明の結果、最終的には問題ないという判断でした。

マニュアルや説明会で導入を推進。「操作が難しい」の声はゼロ

導入にあたって、工夫されたことはありますか?

小田桐さん:弊院は看護師が多く、勤務時間もさまざまです。私の出勤時にあわせて説明会を開催してしまうと、全職員が参加できるようにするには、2か月近くかけて複数回説明会を開く必要がありました。できる限り早く導入を進めたかったので、所属長への説明を一度で終え、所属長から各職員に操作方法などを伝える手法を採りました。

具体的には、「お役立ちアイテム」にある「従業員向けマニュアル」のテンプレートを一部編集して展開するとともに、院内向けの説明会を実施しました。制作した申請書を添えたマニュアルを配布し、所属長だけが集まる主任会議で説明をし、メンバーに周知してもらうよう伝えました。

その後、基本的な操作の問い合わせなどはありましたか?

小田桐さん:当初は少しありましたが、そこまで多くはなかったです。申請したいときは必要な申請を送付、入力してもらうだけですから。意外にも「操作が難しい、わからない」という声はありませんでした。

小田桐さんご自身は、どのように機能や操作を学んでいかれたのでしょうか?

小田桐さん:SmartHRスクールを活用して、基本的な操作を学びました。解説動画は繰り返し視聴できるので、実際に業務が発生した際に繰り返し視聴して、理解を深められました。

(SmartHRスクール 学習項目イメージ)

年末調整の作業負担が1/3に減少。マイナンバー回収のセキュリティも向上

導入後に実感されている効果について教えてください。

小田桐さん:年末調整における書類の配布、回収し並べ替え、書類不備の連絡、内容チェック、委託先への発送作業が1/3程度に軽減しました。社内からも「年末調整が楽になった」という声が上がっています。

マイナンバーの回収もSmartHR上で可能になり、紙で感じていた課題がなくなりました。情報も暗号化されて保存されるため、セキュリティ面も向上したと感じます。安心感が増し、心理的なストレスもなくなりました。

また、以前は出勤時にしか対応できなかった申請業務をすぐに処理できるようになりました。在宅勤務と出勤した際の業務の偏りも軽減されました。

人事情報の管理場所も少しずつSmartHRに集約する流れができています。SmartHRに人事情報が集約されれば、人事評価をはじめとしたほかの業務の見直しにも着手できます。

効率化によって生まれた時間で、取り組まれているアクションはありますか?

小田桐さん:雇用契約書の作成や採用に関わる業務など、これまで事務長が抱えていた業務を一部引き継いだり、法改正などに対応する時間が生まれました。今後は人事情報の集約と人事評価についてもさらに取り組んでいけたらいいなと思っています。

半月ごとに実家を行き来。家業に携わる柔軟な働き方を実践

在宅勤務しやすい環境が整ったことで、小田桐さん自身の働き方に変化はありましたか?

小田桐さん:人事・労務担当者としては珍しいかもしれませんが、ワーケーションを取り入れています。以前から青森にいる母の農業と工芸品づくりの手伝いをしたいと考えていました。現在は神奈川と青森の2拠点で生活し、職人としての技術を受け継いでおり、月の半分は青森で在宅勤務をしながら、休日はものづくりに勤しんでいます。

私にとっては工芸品づくりも労務の仕事も両方大切なものです。ずっと根を詰めて、人と関わらず作品に没頭しているだけだと、私は気持ちが少し落ち込んできてしまうんです。だから、仕事で人と関わり、お話する時間も好きですし、大切です。今後も両方のバランスのとれた働き方を模索していきたいと思っています。

場所やタイミングを選ばずに仕事ができる状態になり、労務と家業と両立される姿に感銘を受けました!小田桐さん、本日は貴重なお話をありがとうございました。

※掲載内容は取材当時のものです。