お使いのInternet Explorer 11はサポートを終了いたしました。最新のブラウザにアップデートしてご覧ください。

1人では対応できない。だからこそ、人事・労務はSmartHRに頼る

株式会社グリモア
  • 課題
    紙の入社手続きや年末調整を担当者1名で対応する負担が大きくなっていた
    従業員数の増加を見据え、システムを活用した運用体制の構築を検討していた
  • 解決策
    入社手続きや年末調整などの人事・労務業務をSmartHRで運用
  • 効果
    人事・労務業務をペーパーレス化し効率的に運用
    創出した時間で「組織づくり」に注力

株式会社グリモアは、モバイル向けのゲーム開発・運営を進める企業です。“中二病を救う” をビジョンに掲げ、中二病すなわち夢見る才能をお持ちの方にとって「居場所」となるゲームを提供しています。

同社は企業成長とともに従業員が年々増加するなか、紙による入社手続きの負荷が大きくなるとともに、目前に控える年末調整に人事・労務担当1名では対応が難しいと危機感を覚え、SmartHRを導入しました。今回は、導入背景や導入後の変化について、株式会社グリモア 社長室 長崎さんにお話を伺いました。

「このままだと年末調整に対応できない」と危機感

SmartHR導入以前の人事・労務業務の様子について教えてください。

長崎さん:当時は従業員が十数名だったこともあり、弊グループの財務管理を統括している会社が、採用業務以外の入社手続きや年末調整などのバックオフィス業務に対応してくれていました。しかし、毎年従業員が増えるなか、自社で対応する必要性に迫られ、採用を担当していた私がバックオフィス業務全般を引き継ぐことになったんです。

労務については未経験だったため、入社手続きを例にとっても、内定者からの必要情報の回収や雇用契約書をはじめとする各種書類の準備、パソコンなどの備品手配と、とにかくやることが多くて本当に大変でした。

そうした状況のなか、システム導入を検討したきっかけを教えてください。

長崎さん:年末調整が大きなきっかけです。管理者としてはじめて年末調整に対応することを考えたとき、入社手続きだけでもあれだけ大変だったのに、年末調整を紙で、しかも1人で対応するなんて絶対できないと危機感を覚えたんです。

今後も従業員が増える見込みがあったので、入社手続きや年末調整などの人事・労務業務の工数増加につれて発生する人的ミスの危険性を解消するためにも、システムに頼ろうと決めました。全社的に業務効率化には積極的だったので、システム活用は常に選択肢として考えていたことも背景にあります。

SmartHR導入の決め手を教えてください。

長崎さん:当時抱えていた課題にSmartHRがちょうど合致すると思い、すぐに検討をはじめました。検討にあたり無料トライアルでは、実際の利用を想定して従業員情報を取り込んでみましたが、操作が簡単で一切迷うことがありませんでした。弊社もゲームを作る会社ということもあり、「このシステムは使う人のことをしっかりと考えて作られている」と感じ、SmartHRへの信頼が強くなりました。入社手続きと年末調整の課題を解消できるのはもちろんですが、こうした操作性とシステムへの信頼感が導入の大きな決め手になりました。

年末調整は約10分で提出完了。回収率の高さは社労士からお墨付き

SmartHR導入後の変化を教えてください。

長崎さん年末調整はとても助かっています。人事・労務を担当してからは一貫してSmartHRで運用しているので定量的な比較はできませんが、紙の運用を想像すると身震いがするくらいに負担は軽く済んでいます。

従業員目線で考えれば、アンケートに答える形で簡単に進められるので、早い人では10分程度で提出が完了します。この使いやすさも功を奏して回収率が年々向上し、2023年の年末調整では業務を一部委託している社労士から「年末調整の回収率が高い」とお褒めの言葉をいただいています。

管理者である私からすれば、提出の進捗管理ができることが非常に便利です。加えて、従業員の回答画面へのヒントメッセージの設定や、前年に各従業員が入力した情報が引き継がれて反映されることで、従業員の入力ミスや従業員からの問い合わせを減らすことができました

※ ヒントメッセージ:従業員が設問に答えやすいようにヒントのメッセージを追加できる機能

年末調整機能のイメージ画面

(年末調整のイメージ)

年末調整以外についてはいかがですか?

長崎さん:入社手続きは社労士との連携も含めてSmartHRで完結できるようになり、ペーパーレスで運用できています。おかげで、必要な情報や書類の回収が入社日以前にできる分、社会保険の申請や保険証の発行が早まっています。

また、ほかにもさまざまな場面で活用が進んでいます。たとえば、文書配付機能によって、雇用契約書はオンラインで締結ができ、従業員への人事評価通知書や副業申請の承認書の送付もSmartHR上で完結しています。また、給与・賞与明細と源泉徴収票もSmartHRで配付しているので、ほとんどの人事・労務業務がペーパーレス化・効率化できています。

それは、従業員のエンゲージメント向上にもつながっていると思います。システム活用が当たり前な時代だからこそ、紙の手続きが残っていることでの不安を従業員に抱かせたくはありません。
現在、人事・労務は2名体制ですが、効率化によって創出した時間は「組織づくり」に注力しています。具体的には、従業員との面談機会を増やすことや、リーダー層の育成を強化しています。

さまざまな場面でご活用いただくなか、使い方がわからないなど、お困りごとはありませんでしたか?

長崎さん:何かわからないことがあってもヘルプセンターを確認すれば解決できています。たとえば以前、従業員が退職した際に権限をメンバーから退職者に変更する方法がわからないことがありました。このときもヘルプセンターのおかげですぐに解決できました。

また、ユーザーコミュニティ「PARK」に参加する専門性の高い他社の人事・労務担当者の皆さんから発信されている情報も非常に役立っています。私自身、まだまだ人事・労務経験が豊富ではありませんが、「PARK」で話題になっているトピックにアンテナを張ることで、自分では想定していなかった情報が手に入り、法改正に対して対応すべきタスクが明確になることがあります。

SmartHRを人事・労務の基盤にしたい

将来を見据え、さらに活用したい機能はありますか?

長崎さん:これから先もSmartHRを使わない選択肢はないと思うので、SmartHRを人事・労務管理の基盤にしたいです。そのために今後は、申請・承認機能人事評価機能の活用を検討しています。現在は、社内のチャットツールで各種申請のワークフローを組んでいますが、情報の転記作業などを考えると、SmartHRに集約させるのがベストだと考えています。また、タレントマネジメントへ注力するためにも、評価基盤をSmartHRに紐づけ情報を集約させたいです。

今後取り組みたいことを教えてください。

長崎さん:世界一「中二病」で有名なゲーム会社になるべく事業を拡大しています。しかし、ただ人数が増えればよいわけではなく、最小限の人数で最大限の効果を出せる会社を目指しています。そのためにはやはり効率を重視し、システム活用をさらに進め、会社が成長する土台を固めていきたいです。

グリモアさまの掲げるビジョンに向けて、SmartHRが少しでもお力になれるよう、引き続き改善を進めてまいります。本日は素敵なお話をありがとうございました。

※掲載内容は取材当時のものです。