従業員の強みを活かした人員配置。U-NEXTが進めるタレントマネジメント

株式会社U-NEXTは、日本発のエンタメ配信のパイオニアとして、サービス開始当初から作品の多様性、視聴の快適性、技術の先進性にこだわり、幅広いジャンルのコンテンツを展開しています。

また、2023年3月31日付で、Paraviを運営していた株式会社プレミアム・プラットフォーム・ジャパンと経営統合し、国内初のネット系と放送系それぞれの動画配信大手の統合も成し遂げました。同社では急速な組織拡大に伴い、人事・労務分野での活用を視野に、SmartHRの利用プランを変更。現在はSmartHRでタレントマネジメント領域へ活用範囲を広げています。

導入に至るまでの過程や導入後の変化について、HR Business Partner 松本さんにお話を伺いました。

入社手続きの工数削減。従業員データベースとしての活用も進む

SmartHRを導入する以前はどのような課題がありましたか？

松本さん：とくに課題に感じていたのが入社手続きでした。紙での入社書類のやりとりがスムーズに進行できないケースが多く、新入社員の従業員情報を集めるのに苦労していました。

多いときで毎月5〜6名の中途社員を採用しています。とくにエンジニアやプロダクトのチームは国籍が豊かで、外国語での書類準備も必要でした。社会保険の手続きや、年金制度など彼らに馴染みのない制度を伝えるために、英語版の入社手続き書類を別途用意する必要があり、負担に感じていました。

また、この状態自体が新しく入社する従業員にとっても健全な入社体験になっていない点も気になりました。そうした背景があり、社内で体制の見直しがスタートし、システム導入を検討し始めました。

最終的にSmartHRを選んだ決め手は何でしたか？

松本さん：トライアル期間でSmartHRを触ったとき、シンプルな操作性に驚きました。次に何をすればよいのか、どこをクリックすればよいのかがわかりやすいのが印象に残っています。

また、弊社は17か国ほどの国籍の従業員が所属しています。最も使用されているのが英語と中国語です。SmartHRは多言語に対応しているので、従業員にとっても手続きに迷うケースが減ると思いました。

SmartHR導入後の変化について教えてください。

松本さん：期待どおり、入社手続きの工数削減につながりました。1か月のなかで、最大2週間ほど工数がかかっていた入社手続きですが、今では3日あれば完結します。

また、導入以前は従業員の基本情報や緊急連絡先情報、貸与しているデバイスの管理番号などは別々の場所で管理をしており、情報の更新をするときに余計な手間がかかる状態でした。

現在では、従業員データベースとしての活用も進み、従業員に紐づくさまざまな情報がSmartHRに集約されるようになったのも嬉しいポイントです。

（松本さん）

SmartHR上の従業員情報をタレントマネジメント施策の土台へ

2023年4月からご利用プランを「HRストラテジープラン」に変更され、利用できる機能が増えました。プランを変更された背景を教えてください。

松本さん：今年、有料動画配信サービス「Paravi（パラビ）」を運営する株式会社プレミアム・プラットフォーム・ジャパンとの経営統合によって、新しい仲間が増え、組織が大きくなりました。

新しい組織体制になったU-NEXTをさらに飛躍させるには、既存の従業員と新しく加わった従業員、どちらにとっても働きやすさを追求することが求められます。

具体的には、タレントマネジメントに積極的に取り組めるよう、スムーズな従業員ヒアリングの実施や、効果的な人員配置ができる状態に整えたいと考えました。

プラン変更を検討する以前に、他社のサービスの導入は検討されましたか？

松本さん：そうですね。タレントマネジメントを手助けしてくれるシステムを探し、比較検討をしたのですが、SmartHRの利用プランを変更する形に落ち着きました。

別のシステムでタレントマネジメントに取り組む場合、新たに従業員情報をシステムに流し込む必要があり、SmartHR導入以前のように、従業員情報の管理場所が散らばり、更新や編集の手間が増えるのは避けたいと考えていました。

その点、すでにSmartHRに従業員情報が集約しているので、それを土台にタレントマネジメント施策を進めていくことのほうが効率的だと考え、プラン変更を決めました。

配置シミュレーションで効果的な人員配置を実現

プラン変更後の変化について教えてください。

松本さん：プランの変更後、すぐに活用がスタートしたのが「配置シミュレーション」です。これまで、人員配置を検討する際は、表計算ソフトを利用し、手入力で人員配置の検討をしていました。配置検討対象の従業員欄に印をつけたり、新しい組織欄を付け加えたりする過程で、いつの間にか50名ほどの社員がシート上から消えてしまうミスが発生することもありました。その修正にも膨大な時間がかかるので、肝心の配置検討がスムーズに進まないのが悩みでした。

SmartHRの配置シミュレーションを導入してからは手入力でのシート管理・編集から解放されています。

現在では社長にも配置シミュレーションを利用してもらっており、好評をいただいています。導入以前のシート上での配置検討に比べて、ドラッグ＆ドロップで、スムーズに配置検討を進められ、修正作業などがなくなった分、「考える時間」に集中できるようになったのは大きなメリットです。

また、組織が拡大していることと、リモートワーク主体となっているため、顔と名前が一致しにくい状況がありました。その点、SmartHR上には顔写真をはじめ、従業員情報が集約化されているので、人員配置を検討する際もイメージが湧きやすいと感じました。

（配置シミュレーションイメージ）

実際に配置シミュレーションを活用したシーンはありますか？

松本さん：U-NEXTの配信コンテンツのなかで、スポーツカテゴリーが非常に盛り上がっています。サッカー、ゴルフや格闘技などの案件が増加するなかで、新しいチームを検討しなければならないシーンがありました。

そのチームは各業界の人とコミュニケーションを取るケースが予想されるため、業界に精通している人材を配置したいと考えました。たとえば、サッカーであれば「サッカー経験者」や「サッカー好き」などです。

配置シミュレーション上で従業員情報を見られるので、該当する経歴や趣味を持っている従業員を探し、部署間の調整や、本人へのヒアリングを経て、実際にサッカー業界に詳しい人材の異動を実現できました。

従業員の「強み」や「好き」を活かせる人員配置ですね。

松本さん：従業員情報を参照しながら人員配置を検討できるのは配置シミュレーションの強みですよね。現状、SmartHR上の自己紹介や趣味欄の記述の濃淡はバラバラです。記述ルールを設けておりませんので、毎回このようなユニークな人員配置ができる体制ではありませんが、異動した本人の満足度は非常に高く、今後の人員配置における有効な選択肢になるはずです。

また、弊社は中途社員も多く、配置検討には経歴や保有資格なども非常に重要な判断材料です。これらを参照しながらSmartHR上で配置検討を進められるのは非常にありがたいですね。

タレントマネジメント推進の中心的な存在としてSmartHRを活用

今後取り組みたいことがあれば教えてください。

松本さん：これまでSmartHRによって入社手続きをはじめ、人事労務業務の効率化が進みました。人員配置についても、確認・修正作業に振り回されることがなくなっています。

今後は、効果的なタレントマネジメントを推進する中心的な存在としてSmartHRを活用していきたいと考えています。たとえば、配置シミュレーションで実施した組織変更に対する満足度を従業員サーベイ機能で計測するなど、進めていきたい施策が多くあります。そのほか、2023年9月より人事評価機能の利用がスタートし、分析レポートについても利用を検討しています。

各機能のハンドルをしっかり握って、従業員にとって働きやすい職場環境の構築を進め、U-NEXTの成長を促進していきたいと思います！

引き続きSmartHRがご支援できるよう改善を進めてまいります。貴重なお話をありがとうございました！

※掲載内容は取材当時のものです。