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主体的な組織づくりに寄与。NGOの活動を人事労務から支える

国際NGOワールド・ビジョン・ジャパン
(左から、中嶋さん、鈴木さん)
  • 課題
    紙を用いた労務手続きが多く、必要な書類も点在しており管理に苦労していた
    コロナ禍を迎え、出社前提の業務フローに限界を感じた
  • 解決策
    システム導入によるペーパーレス化を目指した
  • 効果
    給与明細や年末調整の電子化により書類の配付や回収がスムーズに
    分析レポート活用により、人事データの活用が進んだ
    カスタム社員名簿の利用により、有事の際のスタッフの確認が円滑に

国際NGOワールド・ビジョン・ジャパンは、貧困、紛争、災害などにより困難な状況にある世界の子どもを支援する、特定非営利活動(NPO)法人です。コロナ禍での業務改善を目的にSmartHRを導入し、給与明細の配付や年末調整などの業務をペーパーレス化しました。

現在は、分析レポートカスタム社員名簿を使い、スタッフの成長やコミュニケーションの面から団体の活動を支えています。サポートサービス部 人事・総務課の中嶋さんと鈴木さんに、導入後の変化を伺いました。

高い信頼性と使いやすさが導入の決め手

お二人の現在の業務について教えてください。

中嶋さん:人事・労務・総務・ITと広範囲の業務に関わっています。そのなかでも特に、働き方に関する制度設計やスタッフ育成を担当しています。

鈴木さん:私は労務全般と一部、総務の業務を担当しています。

SmartHRの導入以前に抱えていた課題を教えてください。

中嶋さん:以前から、人事労務業務の改善の必要性を感じていました。勤怠管理や年末調整など紙ベースの手続きが多く、業務上必要な書類も点在しており管理に苦労していたんです。社会保険関連の手続きはe-Govを使っていましたが、内容が複雑で転記も多く発生し、思ったような利便性を感じられていない状態でした。

そのような状況のなかコロナ禍を迎え、私たちもテレワークを始めたのですが、出社前提の業務は対応が難しく、「どうしたらいいんだろう」と途方に暮れてしまうこともありました。

この経験から、あらためて業務をデジタル化することの重要性を実感し、人事労務業務のペーパーレス化を目指しました。

導入の決め手は何でしたか?

中嶋さん:大きく2つあります。1つ目は信頼性の高さです。検討時には、市場シェアや法改正時の対応スピード、セキュリティ要件を重視しました。

実際にSmartHRのセキュリティへの取り組みを確認したのですが、情報の保持の仕方についても信頼のおける内容となっており信頼できるサービスだと感じました。そのほか「カイゼン・アップデート」の頻度、人事労務にまつわる最新情報がメールマガジンで届く点にも、魅力を感じました。

2つ目は、専門知識不要で誰でも迷わず操作できる点です。私たちの組織は女性比率が高く、産休や育休に入っているスタッフや、時短で働くスタッフも多く在籍しています。

担当の入れ替えや一時的に派遣スタッフに頼ることも考えると、業務の引き継ぎやそれに伴うトレーニングが課題でした。その点でSmartHRは、高度な労務知識がなくても誰でも直感的に操作できるので、業務の継続性や平準化が担保できると感じました。

中嶋さん

(中嶋さん)

コミュニケーションの質が高いチャットサポートは頼れる存在

どのようにSmartHRの導入を進めていったのでしょうか?

中嶋さん:私たちは、ご支援者の皆さまからのご寄付・募金で事業をしている団体です。1番のミッションは、困難な状況下にいる子どもやその家族、コミュニティを支援すること。そのため、お預かりした資金の使い方はとても厳しく律していまして、システム導入時も費用対効果や信頼性の高さなどをしっかり比較検討した上で決定します。

SmartHR導入検討の際は、導入によってどのように団体業務を良くできるか、営業の方が一緒になって考えてくださったのでとても助かりました。コロナ禍での業務改善と効率化という前提もあり、組織全体が納得感をもって導入できました

ほかのシステムとの連携はうまく進みましたか?

中嶋さん:SmartHRとほぼ同じ時期に、クラウド型の勤怠システムを導入し、その後給与システムも新しいものに変更しました。あらかじめ、SmarHRの営業の方から、これらのシステムとの連携事例を教わっていたおかげもあり、便利に活用できています。

わからないことがあった場合は、どのように解決していますか?

鈴木さん:チャットサポートを活用しています。担当の方がとても親身に困りごとを吸い上げて的確に回答をしてくださるので、満足度が高いです

文章で伝えることが難しい内容のときも、チャットサポートの方は丁寧に聞いてくださいますし、対応が難しい場合は代替案を示してくれます。

鈴木さん

(鈴木さん)

中嶋さん:SmartHRのチャットサポートは、コミュニケーションのストレスがなく、サポートの質が高い印象です。それに、機能の追加や改善の予定を聞いたときも、丁寧に回答いただけたので助かりました。

私たちのフィードバックが開発やサービスに活かされているんだなと感じますし、実際にリクエストした内容が機能として実装されたこともあったので、困ったことや気づいたことはまず相談してみようという気持ちになります。

分析レポートで資料作成の時間を短縮。分析に集中できるように

導入後の変化を教えてください。

鈴木さん:まず、給与明細の配付にかかっていた時間が、半日から30分に短縮しました。紙の給与明細を手渡しで配付していたころは神経を使っていましたが、そのころと比較しても断然管理がしやすく、誤配付のリスクを抑えられるのは嬉しい点です。

テレワークが進み、出社が月に1回のスタッフもいますので、いつでも明細を見たいときにすぐに見られる環境を提供できたのも大きな変化ですね。

中嶋さん:賞与支払届も、給与明細のデータを活用してすぐに出せるので便利です。入退社の電子申請手続きも、紙から転記する手間がなくなり、ミスを防げるようになりました。

鈴木さん:年末調整も、リモートワークで情報の収集や確認の作業ができ、効率よく進められました。回収後の対応も、2名×4日程度から2名×1.5日程度ほどに短縮できています。

正直なところ、変更に対する社内の反応を考えると、年末調整のデジタル化は不安だったんです。でも、SmartHR スクールヘルプセンターの案内に沿って進めたところ、問題なくできました。とくに、導入方法や社内への案内方法についてのマニュアルがわかりやすく、準備することや業務の流れも把握でき、助かりました。

分析レポートは、どのようにお使いですか?

中嶋さん:衛生委員会の資料作成に使っています。衛生委員会とは、おもにスタッフの健康管理を行うチームで、毎月勤怠データを参考に労働時間の分析をしています。

これまでは、分析に使う各種データがなかなか揃わず、資料作成に2、3時間かかっていました。その点、分析レポートは、SmartHRに一元管理されたさまざまな人事データが使えるので、データを探す手間が省けます

今は15分くらいで資料作成ができ、分析に時間をかけられるようになりました。グラフ化され、視覚的にも理解しやすい資料が作成できるので、委員会での議論が活発になっています。

今後は、人件費のアロケーションや1人あたりの生産性を分析し、経営に活かせるような活用をしたいですね。この2年ぐらいで、働き方も大きく変わりましたので、その効果分析にも使いたいと考えています。

「分析レポート」勤怠レポート イメージ

分析レポート」勤怠レポート イメージ

カスタム社員名簿も活用されていると伺いました。

中嶋さん:これまで名簿は、Excelでマスターデータとなるシートを作成し、それを用途別にコピーして編集していたので、情報のメンテナンスや管理が大変でした。今は、従業員データベースからカスタム社員名簿が作成できるので、管理がとてもラクになりました

名簿には、経歴や研修の受講歴、タスクフォース(緊急性の高い課題を解決するため一時的に結成するチームのこと)の参加歴もまとめています。これらの情報は、スタッフの成長プランを考える上での参考にしています。

そのほか、カスタム社員名簿はどのような用途で使っていますか?

中嶋さん:私たちは、国内で災害が起きたときにスタッフを緊急派遣しています。そのとき、「誰を派遣するか?」を判断するうえで、カスタム社員名簿を使用しています。名簿には、スタッフの資格や技能、出動可否を記入してもらっています。

たとえば、災害発生時に被害にあった子どもたちのケアを優先したいとき、名簿からすぐに必要な資格や研修受講歴をもつスタッフが探せるような設計にしています。

もちろん、緊急派遣がないにこしたことはありませんが、有事は突然起きるものです。半年に1回はカスタム社員名簿の情報をアップデートし、すぐに対応できるように整えています。

鈴木さん:私は、カスタム社員名簿を使った自己紹介ページの準備をしています。やはり、コロナ禍で対面の機会が減っているぶん、新しく入ってきたスタッフの名前と顔が一致しない、雑談がないので人となりがわからないといった状況があるんです。自己紹介ページを通じて、共通の趣味をもつ人を見つけるなど、相互理解が深まる体制を作りたいと考えています。

「カスタム社員名簿」イメージ

カスタム社員名簿」イメージ

SmartHRは自律した個人を育成するコミュニケーションツール

これから取り組みたいと考えていることを教えてください。

中嶋さん:私たちの新しい働き方のコンセプトに、「オープネス(Openness)&参画」があります。知らないうちに何かが決まっているのではなくて、「あなたもこの組織を変えていく一員ですよ」というメッセージや、「自分で律する」の意味の自律をとても大事にしています。スタッフが安心して発言できる組織風土を作りたいですね。スタッフ自身が変革の担い手であることを引き続き伝えていきたいです。

鈴木さん:私も、自主性を持ち、みんなが参画していく組織を目指しています。それは、1つの小さなアクションからできることなんです。

SmartHRで年末調整をしたことは、「自分でもできるんだ」という手応えになったと思います。もちろん助け合いは必要ですが、「できる範囲で自分のことは自分でやる」というきっかけになり、意識改革につながったと考えています。

たとえば、SmartHRの自己紹介ページを自分で更新していくこともアクションの1つです。そのようなアクションを繰り返していくと、自分から積極的に自分の変化を開示できるようになり、主体的な組織作りへつながると考えています。SmartHRは、そのアクションができるプラットフォームの1つだと思います。

中嶋さん:支援活動においても、お金や物資で支援するだけではなく、そこに住んでいる方たち自身が変わり、「自分自身がコミュニティの変革の担い手になること」を大切にしています。

NGOであることは、私たちのアイデンティティです。私たち自身も、「一人ひとりがかけがえのない存在であり、一緒に取り組んでいく当事者である」という志で活動しています。SmartHRには、そのコミュニケーションインフラとして活用できる可能性を感じています。

左から、中嶋さん、鈴木さん

引き続きSmartHRがご支援できるよう改善を進めてまいります。本日は貴重なお話をありがとうございました!

※掲載内容は取材当時のものです。