「効率化だけでなく、社内活性化を目指す」創業100年の証券会社が継続活用する理由

入社手続き、オンライン雇用契約機能で業務効率化が進んだことが継続活用の決め手

SmartHRを継続して利用いただいている理由を教えてください。

土橋さん：入社手続きが非常に便利です。SmartHR上に履歴書や職務経歴書をアップロードし、ToDoリストの通りに進めるだけで従業員情報が蓄積されますので、内定者が増えても作業時間は大きく増えません。2020年10月に新卒の内定式を実施しましたが、文書配付機能を使った労働条件通知書の交付は非常に便利でした。

成徳さん：内定式にてスライドで使用方法を説明したところ、内定者はすぐに従業員情報を登録してくれました。若い世代ですので、このようなITツールにも慣れておりスムーズでした。

土橋さん：SmartHRには便利な機能が多数ありますが、特に雇用契約の締結は合意・保管まですべてオンラインで完結できて助かっています。SmartHRを従業員が初めて使う場合も、招待フォームの仕組みがわかりやすく、登録を進めやすいです。送信すると双方に通知が届きますので、業務の効率化だけでなく、内定者とのコミュニケーションのスピードも上がっています。

カスタム社員名簿が、従業員同士を知るきっかけに

ペーパーレス推進、業務効率化のために導入されましたが、今は「カスタム社員名簿」もご活用いただいていますね？

土橋さん：2000年頃、「この方どなた？」という社内スタッフの名前と顔写真を確認できるサイトがありました。「この方どなた？」の廃止を機に、SmartHRのカスタム社員名簿を活用し始めました。新卒及び中途採用を積極的に実施していますので、どの部署にどんな方がいるのかが簡単にわかるようにしています。外部委託の方や他部署のメンバーと案件を進める際、担当の方がどんな人なのかを確認するために閲覧しているようです。

成徳さん：プロフィール写真もプロのカメラマンに撮影してもらい、キレイな写真を設定しました。従業員は部署の情報と自己紹介欄、内線・外線番号を閲覧できるようになっていて、社内コミュニケーションのきっかけとして活用しています。

自己紹介欄にはどんなことが書かれていますか？

成徳さん：趣味や特技について書かれていることが多く、読んでいて発見があります。自己紹介以外では、管理職以上を対象に異動歴や保有資格を確認できるようにしています。

例えば、会社として、若手社員には複数の部署を経験して成長することを期待しているため、異動歴の情報は社員の経歴の確認にも活用しています。

（カスタム社員名簿の画面イメージ）

ありがとうございます。保有資格はSmartHR上で申請できるようにしているのですか？

土橋さん：はい。資格取得奨励金制度があり、従業員が取得した資格を申請してもらっています。従業員の自己研鑽の支援、モチベーション向上につながるよう、業務に関わる資格だけでなく、それ以外で取得した資格も申請できるようにしていますが、中には「こんな専門的な資格もあるんだ」と思うものもありますね。取得した際の合格証も申請時にアップロードしてもらっています。

「申請・承認機能」は、資格取得だけでなく、住所や給与振込口座の変更など、従業員の情報が変わった際に申請してもらえるように活用しています。最近では申請・承認機能を使い、インフルエンザ予防接種の社内接種についても希望者を募りました。

従業員情報を一元管理し、属人的な業務の標準化を推進

導入後の変化について教えてください。

土橋さん：オンラインで入社時の情報収集や雇用契約、従業員情報の一元化ができるので、紙の印刷や確認、郵送、転記といった作業が削減され、業務の見直しを進められました。同時に、複数のExcelファイルでのデータ管理、紙での管理も廃止し、管理方法自体も効率化が進みました。

これらによって、今まで属人的だった入社手続き業務を標準化できたのは大きいです。ToDoリストも活用し、業務そのものも可視化できますので、初めてこの業務をする方でもかなりスピーディに仕事を進められると思います。

成徳さん：私は2020年8月に人事総務部に異動して来たばかりですので、従業員視点での話になりますが、紙での作業がほぼなくなり、オンラインで手続きが完了するのは非常に楽でありがたいです。住所変更の手続きなど、これまで紙で提出していましたが、従業員の情報変更に関わる手続きはほぼ全てSmartHR上で申請できるようになりました。

従業員の皆さまからの反響はいかがですか？

成徳さん：カスタム社員名簿を社内で公開したとき、周りの社員は結構見ていたと思います。以前の「この方どなた？」のページは写真と名前だけでしたが、それ以外の情報も載っていますし、部署ごとに分かれていて検索もしやすいです。当社は、組織横断的な仕事が多く、複数の部署が協力して一つのプロジェクトを手掛けていきます。初めて業務で関わる社員同士が、カスタム社員名簿に書かれた趣味などをきっかけに声をかけやすくなっていると思います。

各部署のミッション達成のために、人事総務部側から支援していく

最後に、今後取り組みたいことを教えてください。

土橋さん：最近1on1での面談を取り入れ、人事評価システムも2020年の8月から新しく導入しました。各部の目標達成のためにどうすればいいか皆さん普段から議論していますので、新しい制度やツールの導入など、人事総務部側からできることを推進していきたいと思います。

成徳さん：コロナ禍の影響で在宅勤務の方も増え、オフィスで顔を合わせる機会がかなり減りましたので、社内コミュニケーションを活性化したいですね。SmartHRの導入で業務効率化が進んだ分、さらに、人事総務部として会社理念の達成のため支援したいと思います。

部署を超えたコミュニケーションの機会が生まれているとのこと、さらに活性化できるよう、よりよいサービス開発を進めてまいります。お話しいただきありがとうございました！