全ては従業員のため。データベースとしての強みが継続活用の決め手

紙運用の入社手続きが煩雑で、従業員データベースが整っていなかった

SmartHR導入の背景を教えてください。

野堀さん：当時は入社手続きを紙で運用しており、業務が煩雑でした。弊社は月に2回入社日があるため、1回目の入社者の対応をしているうちに次の入社者の対応が必要になり、処理が遅れ、保険証を入社された方に渡すのが遅くなっていました。

従業員データのアップデートが追いついていないなかで、上長の河合から従業員データの出力依頼を受けていましたので、常に正しいデータを維持できないことにストレスを感じていました。

河合さん、具体的にどんなデータを依頼していたのですか？

河合さん：「何歳以上の男女別の従業員数」ですとか、誕生日をお祝いしていたので「誕生日データ」についても依頼していましたね。弊社はエンゲージメント向上施策に非常に力を入れていますので、従業員のデータベースは重要でした。

野堀さん：当時はExcelを活用して従業員のデータベースとして管理をしていたのですが、手入力によるミスが起こっていました。また、「データが不足しています」などの問い合わせもありました。

従業員マスタとしての強みが継続活用の決め手に

中本さんは「人事戦略部」でSmartHRを活用されていますが、どのようなことに困っていましたか？

中本さん：入社から退社まで、在職期間中の従業員の動きを管理していく役割がありますが、マイナンバーの管理が非常に大変でした。

河合さん：マイナンバーは紙で管理していたので、厳重に保管する必要があり、オフィス内の場所もとっていましたね。

SmartHRを2017年から長くご活用いただいていますが、途中で「他のサービスに変更しよう」と思ったことはありませんか？

河合さん：SmartHRは従業員データベースのマスタになっていますので、そもそも他のサービスに変更する発想がありませんでした。勤怠システムや給与計算システムとはAPI連携でつなげていますが、今後はさらにタレントマネジメントやスキル管理の部分でもどう活用していこうか考えています。

（経営管理本部 本部長 河合さん）

テレワーク中でもSmartHRでスムーズに業務を推進

コロナ禍においてSmartHRはどんな場面で役立ちましたか？

河合さん：急にテレワークに切り替える必要があった中で、一部の職種はテレワークに対応できない業務がありましたが、人事労務はうまく切り替えることができました。SmartHRがあって本当に良かったです。

野堀さん：印鑑が必要な書類は、出社して対応する必要がありますね。それ以外はテレワーク中でも業務が可能でした。

尾上さん：保険証の送付など、止むを得ず出社しないと対応できない業務もありますが、従業員情報を都度確認でき、個人の情報を変更する場合の手続きがスムーズなのでとても助かっています。

（経営管理本部 経理部 尾上さん）

テレワーク環境でも問題なく人事労務業務を進められたんですね。その他、SmartHRを導入して感じられた効果はありますか？

野堀さん：入社手続きにかかる業務は2～3日で終わるようになりました。入社日に健康保険の加入手続きができるようになっていますし、保険証が手元に届くまでの期間もかなり短縮できたと思います。

尾上さん：ちょうど今、年末調整の業務を進めていますが、スマートフォンでも対応できるので書類の集まりが早くて助かっています。生命保険料控除証明書の画像を拡大して確認できる細かい改善もありがたいですね。

河合さん：SmartHRのカスタマーサクセス担当の方は年末調整などの労務業務に詳しいですよね。どなたに聞いてもちゃんと理解されていて、本当にすごいと思います。自社のサービスをちゃんと理解しているのは見習いたいです。

社労士とのマイナンバーのやりとりはSmartHRに一元化

中本さんの業務では、SmartHRを活用して生まれた効果はありますか？

中本さん：SmartHRを導入してマイナンバーをスムーズに管理できるようになりましたね。以前はファイルにパスワードをかけて、メールでやりとりするのが大変でしたが、今は社労士の方に直接SmartHRにログインしてもらっているので、かなり手間が省かれました。

（人事戦略本部 人事戦略部 中本さん）

河合さん：先に申し上げた通りマイナンバーの管理が本当に大変なんですよ。書類を揃えて、厳重に保管しないといけない。それが必要なくなったのは大きいです。ここは現場のメンバーにしかわからないしんどさがあると思いますが、社労士の方も大変な業務なので、お互いのやりとりが楽になりました。SmartHRを導入した瞬間に紙は全部シュレッダーにかけちゃいました（笑）。

あとは管理職の立場からすると、従業員の異動があった時に、その人のバックグラウンドがリアルタイムでわかるのはいいですよね。昔だったら人事から取り寄せて紙で見る必要がありましたが、SmartHRを見ればパッとわかる。権限設定もしっかりできるのが便利です。

管理部門こそ、価値観を常にアップデートすることが重要

管理部門として大切にしている考えについて教えてください。

河合さん：管理部門にいる人は、紙文化をなかなか辞められないタイプの人も多いと思います。ですが、これから入社してくる従業員は若いデジタルネイティブ世代ばかりで、世代に合わせて仕組みもアップデートする必要があると思っています。旧態依然とした価値観で意思決定していると、結果的に従業員にしわ寄せがくる。

一方で、HRテクノロジーが流行っているからといって、安易に導入することなく、ちゃんと現場の業務課題を解決できるものかを精査する必要があると考えています。その点でいうと、SmartHRは労務業務の課題を解決するポイントをおさえていると思います。

今後SmartHRをどのように活用していきたいと考えていますか？

河合さん：弊社は「人」に対する施策には力を入れていますし、このようなシステムを活用するのも従業員のエンゲージメント向上の一環です。今後はさらに人事戦略の立案やリソース管理に従業員データベースをより活用していきたいです。従業員の入口から出口に至るまでのあらゆる業務をシームレスにするために、SmartHRを中心として活用していきたいですね。

（今後の人事戦略立案に、HRテクノロジーをどう活用していくか、ホワイトボードに書いて解説してくださった河合さん。ありがとうございます！）

SmartHRを人事業務の中心として活用いただけるよう、引き続きご支援してまいります。お話いただきありがとうございました！