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人事情報の一元管理を目的にシステム入れ替えを検討し、分析機能もあるSmartHRを導入。業務効率化だけでなく、経営に活かすための人事情報の集計・分析も進められています。佐藤さん、本間さんに導入の背景や今後目指す姿についてお話を伺いました。

本間さん：人事・労務にかかわるシステムを多数使用しており、情報の更新が煩雑ですべてのシステムを最新の情報で保つことが難しい状況でした。また、システムごとに人事情報が分散して溜まっているため、人事情報を1箇所にまとめることと、監査対応のために情報の変更履歴を残す必要があると思っていました。

さらに、入退社手続きや雇用契約については紙で運用しており、コロナ禍のなか、毎月数名発生する入退社手続きのために出社して対応するのが大変でした。いつ書類がオフィスに届くかもわかりませんし、進捗管理も煩雑で困っていたんです。

本間さん：複数のサービスを比較検討したなかで、SmartHRはデータの連携性が高く、入退社手続きや雇用契約手続きも便利だと感じました。事前に1ヶ月弱トライアルし、不具合がないか、やりたいことができそうかはしっかり確認しています。

これらの機能以外にも、セキュリティへの対応、分析レポート機能が非常にいいなと感じました。いままで手作業で進めていた業務を自動化でき、長期的に従業員数が3倍になっても少人数でまわしていけるかどうかを総合的に判断し、SmartHRの導入を決めました。

本間さん：まずはシステムのリプレイスのために人事データを入れ込むところからスタートしました。従業員の皆さんにも、システムが変更になることを背景や、「SmartHRになることでどのように便利になるのか」というメリットをお伝えしています。リプレイスにあたりネガティブな意見が出ることはなく、スムーズにログインが進みました。

本間さん：はい。雇用契約だけでなく、肖像権の同意書のような合意が必要な書類や、辞令の交付など、従業員へ通知が必要なものにも活用しています。申請・承認機能を活用して、従業員の身上変更手続きにも対応し、なるべく労務担当者が何もしなくても人事情報が最新の状態に保たれるようにしていますね。

本間さん：労務担当として経営層に伝えるべき情報を、つねに最新の状態で閲覧できるようにしています。

具体的には事業部ごとの従業員数や、性別、年代、役職、雇用形態などの割合、給与額や残業時間など、さまざまなレポートを作成しています。いつ入社して、いつ退職したのかというデータもリストで閲覧できるようにしていますね。

佐藤さん：人事情報をまとめられたら、それらと売上のデータを比較し、生産性についても分析したいですね。そのためには人事情報が一元管理されていないといけません。

また、行政に対して提出しなければならない書類がいろいろありますよね。障害者雇用に関する届出や外国人雇用状況の届出などにもパッと対応できるようにしたいと思っています。会社全体でデータをうまく活用できるよう、人事・労務担当側だけでなく、経営企画や経理担当の方でも最新の情報が閲覧できるようにしておきたいですね。

本間さん：やはり自動でレポートが出るのは便利ですね。プリセットでついている「離職分析用レポート※」も計算式が明確でわかりやすいです。

※ 離職分析用レポートとは – SmartHR ヘルプセンター

本間さん：ほかには、契約期間管理のためにレポートを作成しています。アルバイトの方、派遣社員の方、業務委託の方など、契約日がバラバラで、いつ契約が終わるのかを把握するのが大変でした。これらを一覧で見れるようにし、更新確認や契約終了確認に漏れが出ないようにしています。

佐藤さん：経営に活かしたいと思っています。現在、人事部門以外の部署がそれらの情報にふれる機会はあまりありません。事業部ごとに常に年齢や等級の分布などを把握できるようになれば、2〜3年先の組織を考えるヒントにもなりますし、事業の成長のために必要なことがわかるようになると思います。

自社の強みの分析、競合との比較でも人事情報は欠かせませんが、人事マスターがないと毎回集計に時間がかかってしまいます。SmartHR内に情報を溜め、各部署でも分析ができるような環境を早く整備したいと思っていますね。

本間さん：入退社手続きが非常にラクになりました。とくに、退職時のNDAの締結などの手続きがスムーズになりましたね。「今まで書類を郵送していたあの時間はなんだったんだろう？」と思うほど早く対応できています。

雇用契約についても役職などで書式が5パターンくらいあるのですが、これらのバージョン管理が複雑で「あれ、この雇用契約書、過去の雛形になっている」みたいなことが起こっていたんです。SmartHRで自動的に書類を作成できることにより、正しい書類をスムーズに作成できるようになりました。

具体的には書類の受け渡しで1週間くらいかかっていた手続きが、コロナ禍で2週間ほどに延びてしまっていたところ、SmartHR導入後に2〜3日で完了できるようになっています。

佐藤さん：本間が話したように、労務担当が抱えていた手間が劇的に減りましたね。人事・労務業務は手続きが多いため、それらを短縮できてよかったですね。

本間さん：やはりわざわざExcelで計算しなくていいのが便利ですね。月次で出したいと思っていたさまざまな人事レポートですが、他の業務に忙しく出したいタイミングで出せないことがストレスになっていました。これまで残業して作っていたデータが自動で作成できるようになり、非常に助かっています。

本間さん：労務といえば、社会保険の手続きや給与計算業務をするだけの人というイメージがあると思います。それらは基礎となる部分なのでしっかりと着実に行いながら、もっと経営判断の助けになるような情報分析と情報提供ができる役割を果たしていきたいです。

従業員に対するフォローも手厚くしたいですね。入社後、早期に活躍していただくためのオンボーディングのフォローや定期的な1on1など従業員に寄り添える存在を目指しています。

このような時間をつくるために業務効率化は非常に大事だと思います。効率化できることはシステムの力を使って自動化し、本来考えるべきところに時間を作れるチームにしていきたいです。

佐藤さん：SmartHRの活用でいうと、従業員データとして顔写真や従業員の人となりがわかるような情報も入れられないかなと思っています。自己紹介などをお互い閲覧できれば、新入社員や既存社員がお互いを理解できますよね。

会社として今後考えているのは、データ活用をさらに進めることですね。その先駆けとして、人事部門が積極的にデータを提示できるようにしていきたいです。経営や事業部がデータをもとに打ち手を考え、意思決定できるように支援したいと思っています。