蓄積したデータ活用で組織づくりを推進。「100人の壁」のその先へ

紙での労務管理に課題。導入の決め手は3つの理由

SmartHRを導入した背景について教えてください。

田淵さん：弊社は事業の拡大にあわせて従業員数が急増しており、2020年には年間で約50名が入社しました。以前は紙を中心に入社手続き等の労務管理をしてきたものの、少人数の人事体制の中、担当者の負担が増えていたため、システム導入の優先度が高まりました。

どのようにサービスを選定されましたか？

田淵さん：SmartHRさんを含む3社からお話を聞き、汎用性・効率化・従業員目線での使いやすさ等を精査した上で決めました。

決め手はどんな点でしたか？

田淵さん：大きな点で3つあります。

1つめは費用対効果です。他社と比較しても、費用に対しての汎用性が高いと感じました。入退社手続きやデータ集計の工数は、導入以前と比較しても大幅に削減ができ、業務効率化につながりました。

2つめは「カスタム従業員項目」の柔軟さです。弊社には、「非喫煙者手当」や「近距離手当」「資格手当」など様々な手当があるため、従業員項目の細かい設計が必要でした。

エビデンス等のPDF添付、プルダウン式選択など、項目を簡単にわかりやすく設計できるため、人事担当者に限らず、従業員目線でも使いやすい点が選定時の後押しになりました。

3つめはいかがでしょう？

田淵さん：3つめは、SmartHRさんの社風です。人事労務システムの既成概念を覆したPOPなデザイン、革新的なカルチャーに好印象を抱きました。

SmartHRさんが開催する人事担当者のイベントにも積極的に参加しています。リモートワークやDX（デジタルトランスフォーメーション）化など、情勢について他社さんの動向を伺ったり、労務における問題点や情報を共有したりする場があまりないので助かっています。

弊社の人事メッセージに「変化を起こす側へ、回れ」というスローガンがあるのですが、SmartHRさんも、私たち人事担当者のニーズに合わせて変化し続けてくださるので親和性を感じます。

導入がスムーズ。年末調整は「アンケート感覚で提出できる」

導入時につまずいた点はありませんでしたか？

田淵さん：複雑な仕様書を読み込む必要もなく感覚的に操作ができるため、特につまずくことなくスムーズに導入できました。

必要に応じてチャットサポートも活用しましたが、回答がスピーディで助かりました。結果的に1ヶ月程度で運用開始に至りましたね。導入段階でかかる時間は想定よりも少なく済みました。

2020年の年末調整はいかがでしたか？

田淵さん：従業員からの問い合わせは少なく、各自スラスラ進めているのが印象的でした。実際に「アンケートに答える感覚で提出できた」との声があり、導入して良かったと思いました。

どのくらいの期間で回収が終わりましたか？

田淵さん：SmartHRを使って初めての年末調整でしたが、2〜3週間程度で完了できています。従業員が入力に迷う可能性がある点については、あらかじめヒントメッセージを表示して補足できたのが良かったと思っています。

蓄積したデータを分析して組織づくりに活かす

最近では、従業員情報の収集のみならず、「分析レポート」機能を利用したデータの分析や「従業員サーベイ」もご利用いただいていると伺っています。抽出したデータはどのように活用されていますか？

田淵さん： 人事報告会や経営陣への資料作成時に「分析レポート」機能を活用しています。簡単に集計できて便利ですね。社員数推移や平均年齢、資格保持者といった最新の人事データがグラフを用いてわかりやすく可視化できるので重宝しています。

「従業員サーベイ」をご利用いただいている背景について教えてください。

田淵さん：いわゆる「100人の壁」ですね。従業員数が毎月増え続けるなかで、経営陣と従業員間でお互いの声が届きづらくなりつつある状況に、新しい組織づくりが課題となりました。

スピーディな経営スタイルや事業展開は成長を加速させる反面、時に社員を疲弊させることもあります。そのため従業員が現状どのように感じているのか、率直な声を拾い上げたいというのが利用の背景です。

加えて、社内における働き方改革もあります。たとえば、在宅勤務をした際の感想や週休3日制の希望有無などをサーベイの質問に設定し、そこで得られた結果を新たな人事制度を取り入れる際の判断材料にしています。

どのくらいの頻度でアンケートを利用されていますか？

田淵さん：社内イベントの感想や簡単なアンケートはすぐに実施、結果回収ができるため、頻度高く実施しています。今後は定例的な従業員サーベイを四半期ペースで実施して、従業員の意見を蓄積・分析し、自分たちなりの働きやすい環境や人事制度を構築していきたいですね。

従業員サーベイ画面イメージ

お話を伺っていると、働きやすい環境を整えようとする強い想いが伝わってきます。

田淵さん：従業員の声をもとに様々な制度を取り入れるなど、以前から継続的に取り組んでいます。その根幹には、社会貢献を軸にした弊社の事業性が関係しています。

社外に対して社会貢献を謳う一方で、社内の従業員に対して貢献が疎かでは話になりませんよね。

利益を上げた従業員に対して正当に評価をするのはもちろんのこと、日頃から全従業員に対しても利益を還元できる環境にするのが、経営陣そして私たち人事戦略部が一貫して持ち続けている考え方です。

オフィス内の様子

人事データのさらなる活用で事業を後押し

最後に、これから注力していきたいことを教えてください。

田淵さん：弊社従業員の大半は勤続年数が短いため、まずはデータの蓄積と「従業員サーベイ」で声を集めていきたいですね。人事データのさらなる可視化に取り組み、従業員にとって働きやすい環境を整え、事業の推進を後押ししていきたいです。

課題に対して真摯に向き合い、働きやすい環境を整えていく姿勢を強く感じました。貴重なお話をありがとうございました！

※掲載内容は取材当時のものです。