現場と本社がスムーズに連携。雇用契約締結が最短1日で可能に

コロナ禍のなか、「約800名の入社手続き」を全国で進める必要があった

導入を検討する背景について教えてください。

笹嶋さん：約800名の入社手続きを全国の事業所で一斉に進める必要がありました。コロナ禍のなか、対面では手続きを進められず、郵送対応は作業負荷が大きいため、どうしたものかと憂鬱な日々を送っていたんです。これは何かシステムを活用しないと解決できないと思い、検討を始めました。

導入の決め手は何でしょうか？

笹嶋さん：2〜3社、他社サービスとも比較検討しましたが、オンライン雇用契約・文書配付が課題を解決できるぴったりな機能だったこと、社労士からも「SmartHRを活用している取引先がある」と聞いていたことからSmartHRに決めました。

従業員登録から雇用契約締結が最短1日で可能に

導入後の変化について教えてください。

笹嶋さん：各事業部マネージャーの入社手続きの工数がかなり減り、その分を他の業務に充てられるようになりました。従業員の登録から雇用契約締結まで、最短1日で可能になっています。

通常であればマネージャーが対面で説明し、紙に記入してもらったものをチェックし本社に送付。本社と事業所で記入ミスがあれば郵送でやりとりする必要がありました。現在では、すべてSmartHR上でのやりとりに集約されましたので、私も事業部のマネージャーも本当に助かりました。

佐々木さん：SmartHRに全従業員分の人事データが溜まっており、いつでも閲覧できるようになりました。紙をコピーしてファイルで整理し、鍵付きの金庫に保管するという手間がなくなり、ペーパーレス化が進んだのは良かったですね。

さらに定期健康診断の情報など、保管義務があるようなものもSmartHRに溜めたいと思っています。

田村さん：情報が一箇所にまとまっていますので、各従業員で何か足りない情報があったとしてもパッと確認できて便利です。

事業所も全国にあるなかで、どのように導入を進めたのでしょうか？

笹嶋さん：まずはマネージャー向けに2回キックオフを開催しました。Zoomを使い、オンラインで入社手続きの操作画面を見せながら説明しています。

佐々木さん：各マネージャーが名前や入社日などの従業員情報をまとめ、本社に連絡します。従業員登録を本社側で完了させた後、事業所から従業員へ入社手続きを説明し、従業員が入力した後は本社が入社手続きを進めました。一度に全部進めず段階を設け、本社と事業所の役割を明確にしたうえで進めました。

パソコンやスマートフォンの操作に慣れていない方への導入は問題なく進みましたか？

佐々木さん：はい。「キャリアメールって何ですか？」などの質問はありましたが、大きな問題なく進みました。雇用契約手続きがスムーズに進められたのは、現場のマネージャーのフォローがあったおかげですね。

年末調整の回答は、9日間で収集完了

その後、年末調整をむかえましたが、順調に進みましたか？

佐々木さん：2020年の8月に設立した会社ですので過去との比較はできませんが、回答完了までの期間は9日程度でしたので、回収が早かったと思います。

導入時にマニュアルや注意事項のお知らせを読んでもらえたこと、雇用契約手続きを進めるなかでSmartHRに触れる機会が多く慣れてきたことなどが要因となり、スムーズに進んだのではないでしょうか。

従業員からは「電卓を叩いて算出する必要がなく楽だった」という声もありました。また、ヘルプセンターも見やすく、操作もわかりやすいため、悩まずその場で解決できる人が多かったと思います。

笹嶋さん：私自身、やってみたら非常に簡単でした。取締役の方たちも「あっという間に終わった」と話していましたね。従業員がつまずきそうなポイントは事前に佐々木と相談してお知らせしながら対応したのがよかったです。

さらに活用の幅を広げ、SmartHRの従業員サーベイ機能もご利用いただいていますが、どのように活用していますか？

笹嶋さん：入社して3ヶ月ほど経ち、課題に感じることはないか確認するため、「従業員満足度調査」を実施しました。「土屋という会社が立ち上がったけど、実際どう？」というような調査ですね。

今後も従業員の抱えている課題や問題を理解できるように、定点観測していきたいと思っています。

SmartHRの従業員サーベイに元々備わっている「エンゲージメントサーベイ」^※ではなく、新しく質問を作られたんでしょうか？

笹嶋さん：はい。今弊社で聞いておいたほうがいい質問を人事部でまとめて設定しました。ほとんどの方が直行直帰の仕事ですので、「1人で仕事を進めたい人が多いのではないか」と思っていたのですが、「事業所間でのコミュニケーションが足りない」という意外な結果が出ました。

また、約800名が一気に新しい会社に移籍したため、ストレスを感じているのではないかと思っていましたが、7〜8割の従業員がおおむね満足しており、非常に安心しましたね。

※SmartHRの従業員サーベイでは、慶應義塾大学の山本勲教授と共同研究・開発したエンゲージメントサーベイを、標準で使用できます。

（従業員サーベイ画面イメージ）

調査結果の共有はどのようにされたのですか？

笹嶋さん：SmartHRのお知らせ機能を使い、PDFで掲載しました。給与明細の確認で必ず月に1度SmartHRにログインしますので、重要な告知はお知らせ機能を活用しています。

今後等級制度をスタートする予定のため、サーベイで意見を収集したいと思っています。事業所間でのコミュニケーションへの課題も、システムを導入して活性化を図ろうとしています。

さっそく施策を進められているんですね！ 分析レポート機能もそれに合わせて活用されていますか？

笹嶋さん：そうですね。平均年齢や男女比、事業所ごとなど、いろいろな切り口で非常に見やすいと感じています。事業所ごとの離職者数などを、サーベイとも連動させながら有効活用したいです。

従業員の自己実現や成長を支援できる人事部へ

今後取り組んでいきたいことを教えてください。

田村さん：SmartHRは今の時点でも便利ですが、さらに活用することで働きやすい会社づくりにも貢献したいです。

佐々木さん：資格情報や保険の加入状況などの管理もSmartHRで整理したいです。これから会社が成長するうえでの組織運営や、権限付与の形なども検討し、会社全体で活用を進めたいですね。

また、介護従事者の仕事内容、社会貢献度は可視化がなかなか難しいんですよね。自社のホームページで発信している従業員はたくさんいますが、世の中では目にする機会がまだ少ないと思います。

SmartHRで実施したサーベイ結果やアンケート内容の情報をオープンにし、採用時に応募者が参考にしてもらいたいですね。

笹嶋さん：従業員サーベイと分析レポート機能はさらに有効に活用できると思うので、今後のアップデートにも期待しています。

人事部としては、ただ業務をこなすのではなく、従業員の自己実現や成長を支援したいですね。会社のビジョンともうまくリンクできるように働きかけたいと思います。

SmartHRをさらに活用いただけるよう、引き続きご支援してまいります。本日は貴重なお話をありがとうございました！