神奈川県川崎市や多摩地区を中心にクリーニングチェーンを展開する株式会社和光。創業40年以上の同社は、歴史を重ね店舗数・従業員数が拡大していく中で、バックオフィス業務の属人化という課題を抱えたようです。

経営者として、どのようにバックオフィス課題を解決していこうと考えたのか？株式会社和光 代表取締役の勝川 由康さんに、その胸中と今後の展望についてお話を伺いしました。

勝川さん：一般衣類のクリーニング、いわゆるスーツやワイシャツなどのクリーニングチェーンを運営しています。「クリーニングWAKO」「スーパークリーニングたまがわ」などの店舗ブランドがあります。
店舗数は和光・たまがわグループで28店舗あり、神奈川・東京を中心に展開しています。従業員数としては、約250名で、うち正社員が14名、大半がパート・アルバイトの従業員となっています。

勝川さん：正社員で2名、パート・アルバイトが4名です。
正確には、労務だけでなく、経理や財務、人事などバックオフィス全般を担っています。

勝川さん：SmartHRを知ったのは、2017年の「HR EXPO」でした。

勝川さん：私は3代目の代表で、初代が父と伯父だったんです。当時から今もずっと母が経理を中心としたバックオフィスを担っているのですが、母の年齢も70歳を超えまして。

そんな中、バックオフィスで創業期からやり取りされている書式など、様々なことが結構複雑だったんです。アナログで紙ベースで全てをやり取りしているほか、私のほうが、代表就任から7年、一切タッチしていなかったため、母が万が一急に離れることになったら、もうどうにもならないだろうなというリスクが想定されたので、バックオフィス業務を標準化してく必要性を感じました。

そこで、まずは母が安心して引退できるように、バックオフィス業務を棚卸しして、効率よく、かつアナログからデジタルに変換できるものはデジタルにしていこうという思いで、「HR EXPO」には会計ソフトを探しに行っていたんです。

あわせて、バックオフィス関連のツールが何かないかなということで色々と探していたところ、SmartHRさんに出会いました。

勝川さん：入退社や通勤手当、住所変更などにまつわる大量の書類作業や管理ですね。今は整理できましたが、入社した方も退社した方含めて、整理できていない書類が山のようにある状況でした。
書類提出の進捗管理も曖昧なままだったり、何か問題が起きてから「あ、この人のこの書類がない」みたいなトラブルが発覚したり。

勝川さん：そうですね。例えば、店舗スタッフの従業員が入社が決まったとして、給与の振込先や雇用契約書、現況届、通勤手当申請などなどを、一通り書類を封筒にまとめて本人に渡していました。しかし、本人に書いてもらった書類を封筒に入れて、それを車で店舗や工場に配送した上で、本部や各所とやりとりするのがかなり煩雑だったんです。そのやり取りの中で、過去に1回書類を紛失したこともあって、そういったこともリスクになっていました。

勝川さん：最大の決め手は、やっぱり入退社手続きや労務管理を効率化できることです。
パート・アルバイトが多い分、出入り激しく、年に3割近くの人員に動きがあります。住所変更等も含め、簡単に手続き・管理できるのはとても嬉しいですね。進捗管理もできるので、提出忘れや書類紛失等のリスクもありません。

あとは「ペーパーレス年末調整」。導入検討していたのが2017年の夏頃でしたが、ちょうど「年調やるぞ！」という意気込みで9月から導入し、早々にチャレンジしました。
その他にも、これまで手渡しで行っていた給与明細をオンライン上で発行できるのも非常に嬉しい声があがっていました。

勝川さん：実際にSmartHRを使い始めてからは、様々なリソースの節約に繋がりました。例えば先程の、直接封入していた給与明細がいい例ですよね。時間はもちろん、消耗品として、給与明細の紙が複写式で結構費用がかかっていたので。

あと、実際に運用するにあたっての印象として、担当者が「ITに詳しくなくても、意外と簡単にできる！」と言っています。
特に、チャットサポートがかなり便利みたいですね。担当者がかなり喜んでいます。

勝川さん：使い方というよりは、これから取り組みたいというアイデアですが、SmartHR上に人事データベースとして従業員情報が蓄積されているため、本人に聞くことなくササッと誕生日を確認できるので、誕生日にサプライズで何かできたらいいなと思っています。

（※【番外編】創業46年のクリーニングチェーン経営者が語る、働き方改革に取り組む理由）

勝川さん：バックオフィスから各店舗に対して書類や記載方法マニュアルを送るとともに対応依頼のアナウンスをし、実際に記入してもらってから回収するようなフローでした。

勝川さん：そうですね。ただ、入社時に関しては、面接官が1人1人対応するため、割とすんなりいくんですけど、年末調整の場合は、本部から配送で一気に渡して、また一気に回収するため、流れは同じでも量が多いので、進捗確認も含めかなり大変でした。

ちなみに以前は年末調整の最後に、私が押印していたんです。天皇誕生日の12月23日に、つまり祝日でやるのが恒例だったんです……（笑）。

勝川さん：はい、そうなんです。「ペーパーレス年末調整」によって作業が簡単になり、大幅に効率化され、何より祝日の押印作業もなくなったのが非常にありがたいですね。

勝川さん：書類作業や管理にかかる時間が1/3程度になりました。また、退職者への書類郵送が月10件ほど発生していましたが、これもSmartHRを通してオンラインでできるため一切なくなりました。

勝川さん：予期せぬ効果……、効率化はもちろんなんですけど、そもそもの業務フローを見直せたことですね。
今までは「紙」があったから、紙ありきでそれに紐づくタスクなどもありました。でも紙じゃなくなったら、そもそも紙のためにやっていたタスクは不要になるため、従来の型にはめることなく、根本的な業務フロー改善の協議ができたのが嬉しいです。

勝川さん：こちらからの質問への回答が本当に早いですよね。その時点で解決できなかったことに関しても、後日丁寧に回答頂けたこともあって、とてもありがたかったです。
電話のように保留待ちがないですし、メール問合せのようにいつ返ってくるか分からないような不安感もないので、その点も含め使いやすいなと思います。

勝川さん：労務管理をシンプルかつ正確に行うことができ、業務時間もコンパクトになり効率化、時短に繋がることですね。
現在、労務が安定してきたので、ネクストステップとして、勤怠や給与計算、会計などの各ソフト間の連動によって、バックオフィスのトータル的な効率化を図っていきたいと思います。