従来の雛形を再現できる。人事評価機能の導入は評価シートの柔軟性が決め手

株式会社Schooは、「世の中から卒業をなくす」というミッション実現を目指し、オンライン学習サービス『Schoo』や法人向けのオンライン研修サービス『Schoo for Business』など複数のサービスを展開しています。

同社では、これまで従業員の労務管理を中心にSmartHRを活用するなかで、新たに「人事評価機能」を含むプランへと変更。人事評価機能導入の背景やその後の変化について、HRアクセラレータユニットの片田さんにお話を伺いました。

従業員数の増加により評価シートの準備・集計の工数が負担に

片田さんのお仕事について教えてください。

片田さん：私は、HRアクセラレータユニットという、一般的には人事に分類される部署に所属しています。ユニットとしてはアシスタントを含めて6名。主な業務としては、採用、人材育成、労務までを担当しています。

これまでSmartHRを労務管理を中心にご利用いただいていましたが、新たに「人事評価機能」を含むプランに変更いただきました。人事評価について、どのような課題があったのですか？

片田さん：昨今のリスキリングへの関心の高まりや、急速なデジタル化の到来によって、個人、法人ともにオンライン学習の需要が高まり従業員数も2倍近くの200名ほどまでに増えました。そのためExcelやスプレッドシートによる評価管理に限界を感じていました。

従業員ごとの目標設定シート、部署ごとの評価シートを作る必要があり、準備段階から大きな工数がかかっていたんです。

人事評価が他の業務を圧迫していたのですね。

片田さん：スプレッドシートの場合、従業員の入力時に集計用の項目や関数に意図せず変更を加えてしまうことがあり、人事が集計する段階で気づくことがありました。もちろん、そうならないように編集権限も細かく設定していましたが、従業員が増えるなかで運用が煩雑になり、現実的ではありませんでした。

シートに意図せぬ変更が加わってしまう点は、多くの企業さんにとっても悩みの種のようですね。

片田さん：そのような背景もあり、評価会議の場では「次はシステムを導入しないとね」という声が上がるようになり、本格的に評価システムについての情報収集を始めました。

評価シートの自由度の高さが導入の決め手に

さまざまな選択肢があるなか、SmartHRの人事評価機能を選ばれた理由を教えてください。

片田さん：もともと労務管理にSmartHRをしていたことが大きいです。すでに従業員データが溜まっていたこともあり、追加で人事評価機能を導入することへのハードルが低かったですね。評価のためだけに別のサービスを入れるよりも、コストメリットも感じられました。

他社サービスとも比較検討をされたのですね。

片田さん：はい。導入にあたっていくつかのサービスを比較したところ、SmartHRの人事評価機能と他社のサービスとの最も大きな違いを感じたのが「カスタマイズの柔軟性」です。

以前までスプレッドシートで運用していた評価シートの雛形をなるべくそのまま移行したいと考えていたので、評価シート作成時の自由度の高さは魅力的でした。

なぜ従来の評価シートの再現性を重視されたのでしょうか？

片田さん：弊社の評価軸には、大きく分けて2つ「業績目標」と行動指針の「Philosophy（フィロソフィー）行動」があります。なかでも「Philosophy行動」の評価シートもしっかり再現したいと考えていました。

Schooでは、単純に業績評価だけではなく、イノベーションを創出するために必要な「学習・変化・尊重」といった行動を「Philosophy」と呼び、非常に大切に考えています。

SmartHRの人事評価機能を使用することで、従来の評価シートの雛形を再現できる点は導入の後押しになりましたね。評価のタブが複数枚作れるところなど、自由度の高い設計ができる点も気に入っています。

（人事評価機能 評価テンプレート編集（人事担当者）画面イメージ）

評価の集計作業が「1週間以上」→「2日」まで短縮

導入以前の課題は改善されましたか？

片田さん：まずは評価シートが意図せず書き換わってしまうことがなくなったため、安心して評価業務が進行できています。心理面での変化は大きいですね。

集計時間に変化はありましたか？

片田さん：「計算機能」のおかげもあって、集計はかなりスムーズになりました。以前まで1週間以上かかっていたのが、現在は2日にまで短縮できています。

あとは集計したデータを評価会議の場での閲覧用に資料化する時間が短縮できればと思っていたところ、最近お知らせいただいた「評価内容一覧画面」を知ったので、今後はさらに時間短縮が期待できそうです。

それ以外の点での変化はいかがですか？

片田さん：評価者の進捗状況が一覧で見られ、把握しやすくなったのは嬉しいですね。未対応の方を絞り込んで入力を促すことができたりと、スケジュールに沿った進行管理がしやすくなりました。

また評価のプロセスが見える化されたことで、従業員の納得感にもつながっていると思います。これまでは評価会議前に、期初に立てた個人目標が変更になることがあったんですね。フレキシブルで良いととらえられる一方で、公平性の面では課題が残りました。

「評価者が誰」で「いつまでに評価が確定するのか」など画面上でいつでも確認可能なので、納得感のある評価に変わったと感じています。

担当者目線で気に入っている点はありますか？

片田さん：個人的に気に入っているのは、選択肢の裏に数値を紐づけられるところです。

これがなかったらシートに1列つくって、それに該当するものを選んでもらうためにもう1列作る必要があり、どんどん横に伸びていってしまいますよね。この紐づけができることでそうならずに済み、入力する側にもわかりやすいシートになるので感動しました。

こういう細かい部分も「かゆいところに手が届く」印象があり、非常にありがたいなと感じています。

ありがとうございます。導入後の社内の反響はいかがですか？

片田さん：以前まで運用していた評価シートを再現したこともあり、とくに大きな混乱もなくスムーズに移行できたのがよかったですね。従業員も以前からSmartHRに触れて使い慣れていたこともあり、使い方に関する問い合わせもなかったのは嬉しい点でした。経営陣からも「情報が整理されていて把握しやすい」というフィードバックがあり好評でした。

（HRアクセラレータユニット 片田さん）

より良い評価設計により、人の成長を通じて事業を加速させる

今後どのような人事評価を目指していきたいですか？

片田さん：評価とは、それぞれの等級で求められる目標と現実との差分を示し、そこを埋めることで次のステップに向かってもらうものだと考えています。

「これができたら等級が上がる」という設計・条件をより明確にして、一人ひとりが次のステップに進みたいと思えるような評価体系をつくっていきたいですね。

最後に、HRアクセラレーターユニットとしての想いを教えてください。

片田さん：会社が進む速度をいかに加速させるかがミッションです。人事評価にしても「結果がこうでした」とお伝えするだけではなく、それをいかに従業員の皆さんの成長につなげてもらうかが本来の目的だと思っています。

人事評価機能を通じて、より良い評価の仕組みをつくり、人の成長を通じて、事業を加速させていくことができたらと思っています。

ミッションの実現に向けて、ぜひ人事評価機能をご活用ください。本日は貴重なお話をありがとうございました！

※掲載内容は取材当時のものです。