鹿児島県に本社を構え、家具・インテリアの販売事業を手掛ける株式会社迫田。創業75年を迎える歴史ある企業でありながら、変化するライフスタイルに対応し事業成長を続けています。

同社は事業拡大により、店舗と本部間での紙を中心とした業務フローの煩雑さに課題を感じていました。

SmartHRを導入しどのような変化があったのか、人事総務部 次長の西さんにお話を伺いました。

西さん：従業員の入社手続きを各店舗に任せていたため、本部が入社者情報をすぐに把握できず、保険証の発行に約1ヶ月かかっていました。店舗担当者が変更になるたびに手順をレクチャーしなおしており、店舗と本部双方に負荷がかかることも課題でした。

西さん：紙で受け渡していました。2020年4月より大企業を対象に一部の社会保険手続きの電子申請が義務化される流れを受け、「電子申請に対応し、本部でまとめて入社手続きしたほうがよいのでは？」と考え、検討しはじめたんです。

西さん：そうですね、勤怠や給与計算についても改善が必要です。勤怠や給与は本部内で完結する業務である一方、入退社などの労務業務は店舗も巻き込む必要があります。

丁寧にコミュニケーションをとり、時間をかけて進めたかったため、まずは労務業務の改善からはじめたいと社内に提案しました。

西さん：何社か検討し、社内に浸透するよう「操作画面がわかりやすいかどうか」を重視しました。とくに年末調整画面のアンケート形式がわかりやすく、知識をもたない方でも回答しやすいと思いましたね。

もう1つ重視していたのは、今後人事部門が新しい取り組みをしたいときに「サービスがどれくらい拡張するのかどうか」です。SmartHRは電子申請や年末調整だけに対応するのではなく、さらに開発が進みそうだという期待をもてたので選定しました。

西さん：まずは経営陣、管理職層に先に登録・操作してもらいました。経営陣に良さを理解してもらえたことが、スムーズに全体に周知できた要因かもしれません。

店舗には20代から60代まで幅広い年齢層の従業員が在籍しており、誰でも操作できるようにいろいろと工夫しました。テレビ会議システムを使って画面を見せて説明したり、登録時にイチから入力しなくて済むよう人事側で情報をある程度入れた状態にしたりしました。

西さん：社員番号でログインできるようにし、会社のパソコンか自宅のパソコンで入ってもらうようにしました。最初は「パスワードを忘れた」という問い合わせもありましたが、社内の新しい取り組みに対し、楽しそうに対応してくれた方が多かったです。

西さん：年末調整は約1ヶ月かかっていたところ、今年は10日ほどで終わり、工数はグッと削減できました。年末調整の依頼は各店舗ごとにメールを送信し、「まずはできるところをやってみてください」とお願いし、大きな混乱はなかったです。回収途中で内容をチェックできるのは非常に助かりましたね。

西さん：当初課題にしていた入社手続きも2週間から2日に短縮され、かなり効率化できました。保険証も渡すまでに1ヶ月ほどかかっていたのが1週間程度に短縮され、理想の状態になってきたと実感しています。

本部で人事労務業務を一括管理することが「店舗業務の効率化」にもつながり、今まで以上に店舗の従業員がお客様へサービスを提供できる環境も整ってきました。

ほかには、育児休業給付金や高年齢雇用継続基本給付金の電子申請を活用しています。どの手続きも時間短縮につながっており、非常に便利です。

西さん：これまで「月末の入社はできれば控えてください」とアナウンスしていましたが、今は月末入社もOKです。アルバイトの雇用契約期間も変えようと思っており、オンライン雇用契約・文書配付機能の活用を進めています。フレキシブルな対応が可能になってきたのではないでしょうか。

また、業務効率化してできた時間を、評価制度や教育の改善に充てられるようになってきました。これまでのキャリアや評価履歴、従業員の希望のような人事情報も集約し、経営を担うリーダー候補を増やしていきたいと考えています。

SmartHRを導入してから採用チームから労務チームへ相談があるなど、お互いが業務や知識について話す機会ができ、まとまりがでてきたのもよい変化の1つです。

西さん：今の時代、魅力的な会社でないと人はどんどん辞めていきますよね。「この会社で働きたい」「ここで頑張りたい」と思える環境をつくるのが人事の仕事ですので、個人・組織が力を最大限に発揮できるような人事制度や職場環境を整えようとしています。

創業75周年をむかえ、100年企業を目指して基盤を整備するなかで、私個人の目標は「迫田」というブランドを全国に広めて、共感してくれる方を増やすことです。

「家（ハウス）」を、温かみのある「家（ホーム）」に変えられるようなサービスを提供するために、“HOME STYLING
PARTNER”として従業員も会社も成長が求められています。そのためには人事総務部も魅力的で異動希望が増えるような部署にしたいですね。