オンライン雇用契約文書配付

オンライン雇用契約文書配付

オンライン用契約文書配付

雇用契約はもちろん、様々な文書の配付・合意・保管までオンラインで完結。
紙もハンコも手書きのサインもいりません。
従業員一人ひとりに合わせた人事文書の作成から配付・管理までできるので、
これまで当たり前だった煩雑な業務からあなたを解放します。

雇用契約はもちろん、様々な文書の配付・合意・保管までオンラインで完結。
紙もハンコも手書きのサインもいりません。
従業員一人ひとりに合わせた人事文書の作成から配付・管理までできるので、
これまで当たり前だった煩雑な業務からあなたを解放します。

01

会社が扱うあらゆる人事文書
をオンライン配付

「雇用契約書」「秘密保持誓約書」などの合意・同意を必要とする文書も、「在籍証明書」「給与改定通知」などの合意を必要としない文書もカンタンに配付・管理ができます。
オンラインで完結できるので、印刷・郵送コストの削減はもちろん、従業員もPC・スマートフォンで内容を確認できて会社全体の管理コスト軽減にもつながります。

印刷・郵送のコスト削減

多拠点展開の場合など、文書の印刷や郵送コストの削減ができます。

PC・スマートフォンで人事文書を確認

パート/アルバイトなど、パソコンを持っていない場合でも簡単にスマートフォンから確認できます。

さまざまな人事文書に対応

合意を必要とする契約書だけではなく、「在籍証明書」「給与改定通知」など、どんな人事文書も配付・管理できます。

02

従業員一人ひとりにあわせた人事文書をカンタン作成

SmartHRに入っている従業員情報と紐付けるだけで一人ひとりに対応した文書をカンタンに作成することができます。オンラインでテンプレートの作成・保管ができるため、複数担当者がいる場合でも共通の文書をすぐに利用することができ、リモートワークでも確認漏れやミスなく業務を進めることが可能に。

様々なファイルも活用可能

SmartHR以外で作成したCSVデータ・PDFファイルも活用可能。

現在利用中のフォーマットを利用可能

テンプレートを作成し、従業員と紐づけるだけで個別の文書が完成!

03

契約更新業務もラクラク

SmartHRで従業員情報が管理できているので、契約期限が近い内容を自動的にリストアップ。Excelを都度確認して更新する必要もなくなります。リストアップされた更新内容を見直して、新しい契約書を作成・配付するだけで更新業務も"切れ・漏れ"なく対応することができます。

導入事例

株式会社ヴィレッジヴァンガードコーポレーション

人事部 井坂様、穴澤様

雇用契約をペーパーレス化。効率化と同時にミスもなくなる。

Q.オンライン雇用契約機能もお使いいただいておりますが、これまでの運用方法と導入後の変化について教えてください。

A.雇用契約書や労働条件通知書、労働者名簿など何枚もの書類が必要ですが、届いてみたら1枚足りないということもありますし、なかなか情報が集められないなどの問題がありました。これは年末調整と同じ課題ですね。さらに店舗ごとに時給などが違うため細かく契約内容を変える必要がありますが、どうしてもミスや見逃しが発生していました。

SmartHRのオンライン雇用契約なら各店舗ではなく本部側で作成し、新たに入社したスタッフに直接送ることができますし、契約書もSmartHR上で管理ができるので課題が一気に解決しました。

大前提として契約書に不備があってはいけないので、ミスが起きにくいSmartHRでの運用は楽でありながら安心という意味合いも大きいです。そして紙がほとんどいらない。今までとぜんぜん違うやり方で本当に楽になりました。

スマートニュース株式会社

久保田様

多様化する働き方を「オンライン雇用契約と入社手続き」で効率的にサポート

Q.「オンライン雇用契約」をご利用いただいておりますが、当機能導入前はどのような課題がありましたか?

A.「オンライン雇用契約」を導入する前は、大きく3つの課題がありました。

1つめは、紙手続きによる負担。弊社は雇用契約書を印刷して配布し、署名・捺印をもらい回収。そこからコピーをとり、PDFデータにして保存、原本を入社者へ返却するという流れで行っていたため、この作業が管理者・従業員双方の手間となっていました。

2つめは、書類のファイル管理や保管場所。

3つめは、コミュニケーション。雇用契約書の作成から管理までにおいて部署をまたいでいたため、確認漏れやミスが発生しやすい状況でした。

導入後は、雇用契約書の作成から配布、そして合意から確認までSmartHRだけで完結するため、担当者間の確認漏れやミスも大幅に減りました。もちろん会社内のペーパーレス化にも貢献しています。
印鑑やサインが不要になり、スマホで確認・合意できるので従業員からも「とても便利」という声をいただいています。

紙でやっていた時と比べ、「オンライン雇用契約」導入後は1/3以下の作業時間になりました。今後は、雇用契約書以外の書類添付も「オンライン雇用契約」上で行っていく予定なので、更に便利になっていくと思います。

よくある質問

  • 費用はかかりますか?

    雇用契約機能はオプション機能となり、SmartHR本体とは別に費用が発生します。
    詳細はお問い合わせください。

  • 雇用契約機能の利用に電子証明書の取得は必要ですか?

    不要です。SmartHRの雇用契約機能で合意した書類の PDF は、SmartHR が提供する電子証明書で改ざん等を担保します。

  • 雇用契約書のカスタマイズはできますか?

    企業ごとに違うフォーマットに合わせて自由にカスタマイズが可能です。

  • データに保管期限はありますか?

    保管期限はありません。SmartHRの契約期間中は保管され続け、いつでも閲覧が可能です。

ご不明な点はお気軽にお問い合わせください。
専門スタッフがさらに詳しく機能についてご説明いたします。

お役立ち資料集

  • 1分でわかる! SmartHR
  • 3分でわかる!ペーパーレス年末調整
  • マンガでわかる! SmartHR

仕事の無駄よ、さようなら。

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また、SmartHRは15日間無料SmartHRは15日間無料でおためしいただけます。