全国に拠点を持つアクティオ株式会社は、公共施設や文化施設の管理・運営やイベントの総合プロデュースを手掛ける企業です。
同社では、アルバイト・契約社員を含む約2,500名の従業員の雇用契約や入退社手続きなどの労務業務を紙で行っていました。営業部門では従業員の労務書類のやり取りを担っており、配布・回収にかかる業務が本来注力したい営業活動の妨げになっていました。また、総務人事部においては紙による従業員情報の一元管理が難しく、必要なときに必要な従業員データを引き出せないという課題もありました。くわえて、表計算ソフトで実施していた人事評価を人事データベースと連携して一括で管理できる方法を検討していました。

上記の課題解決を目指し、複数の候補の中から比較検討を重ねた結果、以下の理由から「SmartHR」を導入しました。

（1）労務管理業務の効率化
従業員がスマホやPCから手続きに必要な情報を入力し、担当者はオンライン上で収集した情報の管理が行えるため、これまで発生していた書類の配布・回収・管理といった業務が大幅に効率化されます。また、操作には労務の深い知識を必要とせず、わかりやすいUI/UXでスマホやPCに不慣れな方にもスムーズにご利用いただけます。

（2）オプション機能「通勤経路検索」による工数削減
これまで、勤務先によって異なる従業員の通勤経路や通勤費の計算を営業部門が手作業で行っていましたが、従業員自らが「SmartHR」上に地名・駅名・経路といった情報を入力することで、最適な通勤経路・通勤費の検索が可能となります。これにより誤入力低減や計算業務、チェック工数の削減が期待できます。

（3）人事データベースの一元管理
従業員が入力した情報は、全てSmartHR上で一元管理することができます。管理者は、必要な情報を容易に抽出することができます。

（4）「人事評価」といった人材マネジメント領域のシステム化
「人事評価」機能を利用することで、評価に関する情報を人事データベースと連携して管理できます。さらに、連携された人事データを活用して、従業員の状態把握や人員計画といった組織の改善にもご活用いただけます。

（5）法改正への迅速な対応とサービスの継続的な改善
年末調整の様式変更などの法改正に迅速に対応し、継続的なサービス改善を行っており、常に最新のシステムをご利用いただけます。

アナログ処理の象徴であった入退社等の手続きをデジタル化することは、全社的なデジタル化を進める大きな一歩となります。今後も従業員にとって働きやすい職場環境となるよう努めていきたいと思います。

アクティオ株式会社 執行役員 総務人事部長 品田 雄大 様