労務管理の業務が80%減。創業72年目の人事労務改革。

加和太建設株式会社 コーポレートデザイン部の大川 彩花さん

書類作成に追われる日々。煩雑な書類作成で記入ミスも発生

SmartHR導入する以前の課題を教えてください。

大川さん：採用の加速とともに、毎月10名前後の入退社手続きが発生し、書類作成や手続き、役所への申請などに追われる日々でした。

中でも特に課題となっていたのが、記入ミスです。従業員から集めた書類をもとに、従業員情報をExcelに転記していたため、どうしても入力ミスが生じてしまっていました。ミスがかさむと手続きが滞り、従業員に迷惑がかかってしまいます。

入退社に伴う、社会保険等の煩雑な書類作業が、労務管理だけでなく従業員側にも影響してしまっていたんですね。

そうなんです。また、反復的な書類作業自体も課題でした。具体的には、労働者名簿の作成や資格取得届・異動届等の作成に際し、何度も同じ情報を書いたり入力したりする必要があったので、かなり非効率だなと感じていたんです。

これらの課題を解決するためにSmartHRの導入を決めました。

「使いやすいデザイン」や「書類の自動作成」で人事労務上の課題がすべて解決

数あるクラウド人事労務ソフトの中から、SmartHRをお選びいただいたポイントを教えてください。

大川さん：まず、使いやすいデザインであること。担当者も従業員も直感的に使える仕様で、何より見た目がとっても好みなんです。

また、1万社以上が導入し（導入時の2018年2月時点）、解約する企業がほとんどないという実績も魅力的でした。

他にも見やすいヘルプセンターに加え、対応スピードの速いチャットサポートなど、サポート体制が充実していることも、担当者としては非常に心強い要素です。

ありがとうございます！ 実際にSmartHRの導入後、効果はありましたか？？

大川さん：「書類の自動作成」により、先ほどあげた記入ミスや煩雑な書類作業など、人事労務上の課題は全て解決しましたが、嬉しい効果は、それだけではありません。

これまでは様々な申請を紙で行っていたため、連絡を受けてから手続き開始までにタイムラグが発生していましたが、現在はSmartHRから「電子申請」できるため、すぐに手続きを開始できるようになりました。

また、給与明細を印刷するのに、全従業員分印刷し、三つ折りにし、封筒につめて糊付けし……、という作業を毎月繰り返していましたが、「Web給与明細」を発行できるようになり、封入や配布でかかっていた作業時間を一気に削減できました。

そのほか、従業員自ら「扶養の対象かどうか」などの確認ができるようにヒントが記載されているため、労務に関する従業員の理解も深まっているように感じます。

導入後、1週間かかっていた業務が1日に。従業員とのコミュニケーションも増加

狙いどおり課題解決に繋がったとのこと、とても嬉しく思います。何か定量的な変化はありましたか？

大川さん：以前は労務手続きや管理に月のうち丸1週間ほど費やしていましたが、今では業務が1日で済んでしまうこともあります。作業時間が1/5程度になったので80%減ったことになりますね。とても助かっています。

労務手続きにかける時間が大幅に減ったことで、業務の見直しを図る時間を持てたり、新たな仕事に着手できています。

具体的にはどのような変化がありましたか？

私が所属するコーポレートデザイン部の役割りである『人を知り、事業を理解する』時間が生まれたことによって、従業員が元気に働けるための仕組みや制度構築に携わるようになりました。

他にも、従業員から「こういう状況なんだけど扶養に入れるかな？」「奥さんがもっと働きたいって言うんだけど扶養の観点からどうしたらいい？」などの質問をされることも増えました。従業員に寄り添ったコミュニケーションをとる時間が多くとれるようになりました。

まさに理想的な人事労務改革で私たちとしても嬉しいです！それでは最後に一言メッセージと今後への期待をお願いします。

SmartHRを導入して本当によかったです！

2018年からSmartHRで初めてペーパーレス年末調整を行います。すごく楽になるのかなぁと今からニヤニヤしてしまいます（笑）。

コーポレートデザイン部の長倉さんと大川さん

私たちも効率化できることを願っています。ありがとうございました！