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人事評価をSmartHRで。人事情報の一元化で目指すハウステンボスの働く環境づくり

(左から、人事部の柏木さん、内海さん、情報システム部の吉山さん)
  • 課題
    パート・アルバイトスタッフの評価制度改定に伴い、運用の効率化が急務に
    表計算ソフトでの運用では課題が多く、根本的な見直しが必要だった
  • 解決策
    労務での業務効率化を実感していたSmartHRの「人事評価」を導入
  • 効果
    すでにSmartHRが定着してたため、スタッフの導入負荷が低かった
    人事評価の利用は初めてでも、スタッフが違和感なく利用できた
    蓄積済みの従業員情報に紐づけられるため、一元管理によるメリットを実感

「わたしが、本来のわたしらしい状態に戻れる空間」、そんなテーマパークとしての理想を追求し、1992年の開業以来多くの来場者が訪れる「ハウステンボス」を運営するハウステンボス株式会社

同社は従業員の働きやすい環境づくりの一貫として、人事・労務のペーパーレス化を目的にSmartHRを導入。年末調整をはじめとした労務業務の効率化で手応えをつかんだ同社は、これまで表計算ソフトで管理していたパート・アルバイトスタッフの評価運用にSmartHRの「人事評価」機能を導入しました。

すでに労務手続きでスタッフにも定着していたことから、「人事評価もスムーズに導入できた」と柏木さんは語ります。その決断に至った経緯と背景にある想いについて、人事部の柏木さん、内海さん、情報システム部の吉山さんにお話を伺いました。

「人事評価」機能導入のきっかけは、評価制度の改定

SmartHRの「人事評価」機能導入のきっかけを教えてください。

柏木さん:私たちハウステンボスでは、2023年4月にパート・アルバイトスタッフの評価制度の改定を実施しました。これまで上長による評価のみであったものから、正社員と同様にスタッフご本人による自己評価のフローを追加し、評価項目も見直しました

これらの改定に伴い、評価者・被評価者ともに効率的な体制となるよう運用を見直したことが導入のきっかけです。

なぜ、制度変更を実施されたのでしょうか?

柏木さん:ここ数年、従業員にとって働きやすい環境づくりに注力してきたなかで、パート・アルバイトスタッフの評価については、まだ多くの改善の余地が残されていました。具体的には、評価基準が一部あいまいであったり、評価後の後追いがしづらかったりといった点です。

そのため、評価者・被評価者ともに納得感を得やすい評価制度に整えるべく運用を見直すなかで、SmartHRの「人事評価」機能に着目しました。

ありがとうございます。「人事評価」機能の導入以前まで、パート・アルバイトスタッフの方々の評価はどのように管理されていたのですか?

吉山さん:表計算ソフトを使用して管理していました。全シートがまとめられたファイルの中から必要なシートだけを抜き出し送付、回収後に再び集約するといった手順です。スタッフの数が多いだけでなく、ファイルのパスワード管理上の問題など、根本的な運用の見直しの必要性を感じていました。

吉山さん

(吉山さん)

人事・労務情報の一元化が決め手。スタッフにとっても導入負荷が低い

「人事評価」機能を導入いただいた決め手はなんでしたか?

柏木さん:スタッフの人事・労務に関する情報を一元管理できる点です。労務管理で効率化を実感していたSmartHRの従業員データベースに評価情報を集約することで、管理者・スタッフ、双方にメリットが生まれると感じました。

どのような点にメリットが生まれると感じましたか?

柏木さん:スタッフ目線でいえば、導入したシステムに慣れるための「ハードルの低さ」が挙げられます。パート・アルバイトスタッフには10代・20代の学生から、開園当初より勤続いただいているような50代・60代の方々も多く在籍しています。

幅広い年齢層のスタッフに利用してもらううえでは、闇雲に異なるサービスを導入するのではなく、導入済みのSmartHRで機能を拡張する方がスタッフにとっての導入負荷が少ないと考えました。

スタッフの方々にとっての導入負荷の低さがポイントだったのですね。

柏木さん:その点は重視して決めました。また、管理者目線でいえば、SmartHRには社員番号ログインがあるため、新たにメールアドレスを収集する必要がない点も助かりました。若い世代では、そもそもメールアドレスを持っていない人もいますからね。

夏休みなど決まった期間のみ働かれるスタッフも多いため、入退社をリアルタイムに管理している従業員データベースに紐づけて評価情報を蓄積できる点はSmartHRの強みだと感じました。

柏木さん

(柏木さん)

年末調整の利用経験により、「人事評価」機能の導入もスムーズに

実際に「人事評価」機能を導入後の変化や反響はいかがですか?

吉山さん:まずは初回の実施ということもあり、当初目指していた制度改定にあわせてパート・アルバイトスタッフの評価を滞りなく実現できたことが何よりですね。

数名のパート・アルバイトからは「こういう評価制度があること自体、励みになります!」といった声が届いており、今回の制度変更にも手応えを感じています。

また、それを支えた人事評価機能に対する不満の声も挙がっていません。年末調整をはじめSmartHR自体はこれまでに触れられている方も多いので、評価は初めてでも違和感なく利用いただけたのかと思っています。

管理者として、皆さんが実際に利用してみた感想を教えてください。

柏木さん:SmartHRの「人事評価機能」は、管理者アカウントのまま被評価者目線のプレビュー画面に切り替えてチェックできるところがいいですね。都度、確認するためだけに管理者と従業員アカウントを往復してログイン・ログアウトを繰り返すのは非効率だと感じているので、SmartHRではその作業が不要なのは助かります。

参考:評価シートのパソコンやスマートフォンからの見え方を確認する

吉山さん:評価シートの内容をCSVファイルで一括更新できる点が気に入っています。

弊社のパート・アルバイトには職種が13あり、またそれぞれにグレードが4つあるので、合計すると評価シートの型が52ほど必要だったんですね。当初はこのシートの再現が煩雑で難しいのではと感じていたのですが、CSVファイルで評価項目を一括取り込みすることで問題なく運用開始できました。

設問を含めてCSVで取り込めるというのが私には考えつかなかったので、よく考えて作られているんだなと感じました。

内海さん:私はSmartHRの画面上で、特定のスタッフのデータだけを絞り込み、チェックを入れた人のステータス変更を一括でできる点が気に入っています。日々スタッフの情報に触れる立場としては、この絞り込みが使いやすいのは非常に助かります。

内海さん

(内海さん)

スタッフが能力をより発揮できる環境に。ハウステンボスで働く価値を高めたい

今後どのようなことに取り組んでいきたいですか?

内海さん:来場されるお客様に質の高いサービスを提供するためにも、まずはスタッフ自身の“幸福度”の最大化が不可欠だと考えています。今回の評価制度の変更を一例に、引き続きスタッフの処遇改善のための取り組みを加速させたいですね。

吉山さん:現状では、正社員とパート・アルバイトスタッフで使用しているシステムが一部異なる部分もあります。将来的には一元管理を目指して、より効率的な体制を築いていきたいと考えています。

柏木さん:スタッフにとって、ハウステンボスで働く時間をより価値のあるものにしていきたいですね。そのために個々の能力をより発揮できる環境を整えるのが私たちの役目です。その目線でSmartHRの活用もさらに進めていきたいと思っています。

より多くのスタッフに「ハウステンボスで働いていてよかった」と思ってもらいたいですし、そんな想いをもった笑顔あふれるスタッフで、今後も多くのお客様をお迎えしたいですね。

素敵なお話をありがとうございました。想いの実現に向けて、引き続きSmartHRをお役立てください!

※掲載内容は取材当時のものです。