年100名以上入社！急成長ベンチャー・温泉道場のバックオフィスが高い生産性を誇るわけ

導入のきっかけは、社内で生まれた2つの課題

まずは、SmartHR導入のきっかけを教えてください。

山﨑さん：大きく分けると2つあります。1つ目は、組織の成長にともなって人事労務のシステムが必要になったこと。2つ目は、紙による手続きの手間が膨れ上がり、効率化したいと考えたことです。

代表取締役社長 山﨑さん：CEOでありながらCFOとしての役割も兼任

1つ目ですが、事業を拡大する中で、2018年には店舗が2つ増え、従業員数は200名を超える組織になっていました。

これくらいの規模になると、メンバー一人ひとりの顔と名前を一致させることが徐々に難しくなるなど、紙を基本としたアナログな業務体制の弊害が大きくなっていました。

2つ目ですが、弊社はサービス業ゆえにパートさんを中心に入退社数が多く、店舗ごとの書類のやりとりにかなりの工数がかかっていました。

これらの課題を解消する必要があると考え、2019年4月から人事労務にまつわるシステム導入の検討を開始しました。

導入の決め手は、サービスの将来性

SmartHRをはじめ、いくつかのツールの中から選んでいただいたわけですね？

山﨑さん：いいえ、実は比較はしていないんです。以前から宮田さん（SmartHR 元CEOで現取締役ファウンダーの宮田昇始）をよく知っていたので、宮田さんが主導されているサービスなら大丈夫だろうという安心感がありました。

弊社は、他にもクラウドサービスを多く使っていますが、導入の際はサービスの将来性で選ぶことが重要だと思っています。

クラウドサービスがとるサブスクリプション型の事業モデルでは利用継続が肝になる分、迅速で継続的なサービス改善が不可欠です。SmartHRはその点に強みがあり、今後のサービス展開への期待も込めて導入を決めました。

そうだったのですね。ちなみにサービスの将来性については、どんな点から評価いただいたのでしょうか？

山﨑さん：日頃からFacebookで宮田さんが発信する情報を見ていて、サービス改善や新機能が増えていくペースが非常に早い印象を持ちました。

しかも、「これがあると便利だな」とユーザーが求めている機能を、的確に改善・追加されていたので、使用したい気持ちがより強くなりました。

SmartHR 宮田のFacebook内での投稿例

その後、2019年8月に導入いただきましたが、導入時に課題になったことは何かありましたか？

山﨑さん：私たちが苦労したのは、総務と経理と人事、これらすべてを把握している人間が私しかいなかったことです。

実はSmartHRの導入当時、私は細かい部分まであまり関わらずに、現場のメンバーに任せていました。その際、総務や経理、人事のどれにも当てはまらない業務が出てきて、誰に任せるべきかで少しバタついたことがありました。

利用する側の課題ではありますが、企業がある程度の規模に成長して課題が顕在化してから導入するのではなく、少人数の段階から導入して、SmartHRをベースに人事労務の業務フローを整えていくのが正解だなと、今は思っています。

情報の一元管理、プロダクトの改善スピードが強み

それでは、実際にSmartHRを使ってみた上での感想を教えてください。

山﨑さん：例えば、マイナンバーや免許証、そういった従業員情報を一元管理できるのが良いですね。メンバーとはSmartHR上で直接やりとりができるので、情報の取り扱いの面でも助かります。

須永さん：私は、何といってもプロダクトの改善スピードに魅力を感じますね。先ほど山﨑も言ってましたが、何か気になる点があっても翌週には解決しているほどのスピード感なので、安心して利用できています。

総務・経理室グループマネージャー 須永さん：現在は総務・経理をメインに担当。これまでコンサル、店舗運営などマルチに活躍

佐々木さん：従業員情報がきちんとシステムで管理されているのは、現場としても安心感があります。

今まで従業員に関する書類は本社で管理して、各店舗ではそのコピーを使用していました。もちろん安全性の高い場所に保管していましたが、物理的に保管したり出し入れしたりする紙だと、いつ紛失してしまうかもわかりません。

そんな背景もあり、SmartHRの運用が定着した時点で、店舗側でコピーして使っていた紙の書類をすべて破棄することにしました。

それは大きな転換でしたね。

佐々木さん：そうなんです。従業員情報も一元管理されますので、今では店舗側で引き継ぎが発生した際にも、スムーズにスタッフの情報が把握できています。

戦略人事室 佐々木さん：評価制度設計・採用を中心に、経営企画など幅広い業務を担当

管理業務の時間が半減、年末調整も効率化。生まれた時間を攻めの業務に

まさに効率化のお話が出ましたが、導入によって生まれた変化を教えてください。

山﨑さん：まず入退社の手続きが楽になりました。弊社はパートスタッフが多く、4月のタイミングで契約更新があります。これまで全員分、紙で手続きしていたものが、オンラインで完結できるようになったのは大きな変化です。

あとは、毎回書類にハンコを押す必要がなくなったのが嬉しいですね。入退社に限らず、あらゆる書類手続きに私が必ずハンコを押す必要がありましたが、月に何百回と押してましたからね。時にはハンコを押すためだけに、事務所に行くこともありました。

それは辛いですね……。総じて定量的な工数の変化はいかがですか？

山﨑さん：以前まで、経理や総務も含めて管理業務に月30〜40時間使っていたものが、およそ半分になりました。事務作業の時間が減って、メンバーの研修やコミュニケーションに時間を割けるようになりましたね。

須永さん：年末調整に関しても相当楽になりました。以前までは、確認作業に15〜20営業日かかっていましたが、導入後の年末調整では3営業日かからなかったほどです。

私はその時期、現在のグループ会社の1つである、プロ野球独立リーグ・ルートインBCリーグの埼玉武蔵ヒートベアーズの事業譲渡の業務も担当していたのですが、その業務を担当できたのも、管理業務を効率化できたからだと思っています。

2020年より温泉道場グループの一員となった、ルートインBCリーグの球団・埼玉武蔵ヒートベアーズ

経営者の工数削減、そして管理業務の効率化によって生まれた時間で新たな業務を担当できたのは、大きな収穫ですね。

山﨑さん：管理業務の効率化によって、売り上げを上げたり、組織を成長させたりといった業務にこれまで以上に注力できるようになりました。引き続き、業務フローを整備して、生産性を高めていきたいですね。

ひとり担当者が奮闘している地方企業にオススメ

それでは最後に、他の企業にSmartHRをオススメするとしたら、どのような企業ですか？

須永さん：私たちは地域活性化に取り組んでいますが、まさに地方企業にオススメしたいですね。これまでコンサルで参画してきた会社の中でも、バックオフィス業務は総務の人が1人で担当していて、その人が辞めたときに引き継ぎで困ってしまったケースを見てきました。

少人数ゆえに起こる業務の属人化を防ぐためにも、導入をオススメしたいですね。

山﨑さん：特にアナログな業務フローが確立する前、なるべく20名ぐらいの規模になるまでに導入できるといいですよね。「従業員30名までは無料」の恩恵も受けられますし。

山﨑さん：人事労務って、在籍歴の長い社員が1人で担当しているケースが多いと思うんです。

SmartHRを使いこなすことで、例えば半月分のリソースをつくることができたとしたら、その分の時間でサービスの改善など、新たな業務を任せることもできるはずです。

実際に使ってみれば、便利なのはすぐにおわかりいただけるはずなので、IT化が遅れがちな地方企業を中心に導入が進むといいですね。それによって、より生産性が高い企業が数多く生まれることを期待しています。

素敵なメッセージをありがとうございます！ 今後はさらに、地方の企業にも届けられるように努力していきます。本日は、貴重なお時間をありがとうございました！

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