日本ハウズイング株式会社は、マンション管理を軸にビル管理や不動産管理、営繕工事まで幅広く事業を展開する企業です。独立系の管理会社として業界トップクラスのマンション管理戸数を有し、創業より60年以上にわたり人々の安全で快適な生活を支え続けています。

同社では、100を超える部署で働く約2,000名の正社員について、人事評価を本社人事部門の4名で管理していました。表計算ソフトとメールによる運用では工数の負荷や社員個々のフィードバックが課題となっており、その解決のためSmartHRの「タレントマネジメントプラン」を導入しました。

同プランを導入した背景には、人事評価の効率化のみならず、従業員一人ひとりの情報を一元的に管理し、組織づくりに活かすという方針がありました。

SmartHRの導入により人事評価の業務がどのように効率化されたのか。そして、従業員情報の一元管理がどのように組織づくりに寄与しているのか。人事総務部人事グループ 副部長兼グループマネージャーの清宮さん、同グループの堀澤さんのお二人にお話を伺いました。

清宮さん：最初にタレントマネジメント領域のシステム導入を検討したのは5年ほど前です。

コロナ禍となり、リモートワークに移行できるよう業務をオンライン対応にする必要性が高まったため、弊社では、入社手続きや年末調整など労務管理のシステムを優先して導入しました。

そこで労務領域の効率化が進んできたため、あらためてタレントマネジメント領域のシステムを検討し始めたのがSmartHRの導入検討に至る経緯です。

堀澤さん：タレントマネジメント領域のなかでも、とくに課題が顕在化していたのが人事評価でした。

従来は評価シートを表計算ソフトで作り、各拠点の部門長へメールで送り、各従業員が記入したのちに部門長が取りまとめて人事へ送り返すプロセスでした。評価対象となる従業員は2,000名以上おり、メールのやり取りだけでも大きな手間がかかっていました。

加えてタレントマネジメント領域でも、従業員のキャリアに関する情報を一元的に管理する必要性を強く感じていました。

弊社では従来、従業員情報を業務ごとにそれぞれの担当者が管理していたため、「従業員Aさんの情報が、保有資格はこちらのシステムに、研修の履歴はあちらのファイルに」と、散らばってしまっていました。

タレントマネジメントを推進する前段階として、従業員に関する情報を一元管理する必要があると考えていました。

清宮さん：複数のタレントマネジメントツールを比較するなかで、重視したのが弊社の人事評価プロセスにあわせて柔軟な設定が可能かという点です。

弊社の場合は全国に100を超える部署があり、評価の過程では人事と各部署とのやり取りが何往復か発生します。これがシステム上で滞りなくできるのか、効率化が可能なのかに注目して選定しました。

この点では、営業担当の方から弊社の評価制度に則した形で「SmartHRで実現できること」を提案してもらえ、納得できました。

堀澤さん：運用のしやすさという観点で、ITに詳しくなくても使いやすいこともプラスのポイントでした。

SmartHRはわかりやすいマニュアルが用意されており、また、使い方をオンラインで学習できる「SmartHRスクール」や、気軽に質問できるチャットなど、サポート体制が充実しています。

私はITがそれほど得意ではないので、社内からの問い合わせ対応など、導入後の運用を問題なく担えるのか不安でした。その点で、SmartHRなら自分が安心して使え、従業員にとっても使いやすいシステムだと感じました。

堀澤さん：人事評価のほかにも、やりたいことは山ほどありました。ただ、あれもこれもと一度に手をつけるのではなく、1つずつ期日を定め、スモールステップで進めた方がよいと考え、まずは人事評価と従業員サーベイに絞りスタートしました。

準備としては、実際に社内へ展開する前に人事部門内で権限設定を念入りに確認しました。気になる点が生じた際には、SmartHRのチャットサポートに改善方法を相談しながら進めていきました。ちょっとしたことであればチャットで質問する、込み入った内容であればカスタマーサクセスの担当者へメールする、というように用途を分けていました。

いずれの場合もスムーズに回答がもらえましたし、あとから「その後の状況はいかがですか？」というフォローアップがもらえたのも好印象でした。

また、ユーザーの要望をしっかりくみ取ってくれる姿勢と、その速さも印象に残っています。

私が機能についてちょっとした要望を伝えたあと、しばらくしてから「先日いただいたご意見をもとにアップデートを実施しました」という連絡をいただいたことがありました。もちろん、検討のうえで取捨選択されていると思いますが、ユーザーからの要望に対してスピード感をもって検討、実装、そして報告までに至ったやりとりについては、弊社の役員も驚いていましたね。

堀澤さん：人事評価は進捗の把握のしやすさ、評価結果の管理のしやすさに大きな効果を感じています。

以前は表計算ソフトで従業員1人につき1ファイルずつ評価シートを作っていたため、それらの進捗を個別に追うことは困難でした。また、評価結果のファイルはフォルダで細かく分類して保存していたため、確認する際には何階層もフォルダを開かなければたどり着けない状態でした。

SmartHRなら、管理画面で誰の評価がどこまで進んでいるのかリアルタイムに確認でき、過去の評価結果は一覧から氏名や社員番号などで絞り込んで簡単に見つけられます。

さらに、過去の評価の推移を確認できるようにもなり、これは従来の運用方法では実現できなかった大きな変化ですね。

清宮さん：人事評価に対する従業員の意識にも変化があったと感じます。以前は、どこか「締切に間に合うよう提出しさえすればよい」という雰囲気がありましたが、SmartHRにより進捗が可視化されたことで「しっかりと取り組まねば」と、より当事者意識をもつようになったのではないかと思います。

—— 従業員サーベイについては、導入前と比べてどのような変化がありましたか？

堀澤さん：外部に委託して実施していたものを、SmartHRにより内製化しました。

一般的に内製化すると社内の工数は増えると思いますが、フォームや管理表のファイルを事前準備したり、発注や納品のやり取りがなくなったりしたことで、むしろ、以前よりも工数は削減できています。

サーベイの回答率についても、回答期日の時点で80％ほどだったものが、SmartHRで実施するようになってから90％台にまで上がりました。

従来はメールで回答フォームのURLを送っていたため、複数のサーベイが並行したときなどは「どのメールのどのフォームから回答するのかわかりづらい」ということがあったのかなと。今はSmartHRにアクセスすれば自分が回答すべきサーベイが一目瞭然なので、回答率の上昇につながっているのだと思います。

SmartHRの従業員サーベイでは、期日のリマインドを自動で発信できますし、どこの誰が回答したかも明確にわかるので、個別のフォローアップもしやすいです。

以前は、最終的に全員から回収を終えるまでに期日後3〜4日はかかっていましたが、大きく改善されてきています。人事側としては、もっとも手間がかかるのは回収の部分なので、そこが効率化できてうれしいですね。

また、部門長への結果の共有も簡単にできるため、人事と部門長のお互いの手間が減りコミュニケーションが円滑になったのもプラスの変化です。

堀澤さん：SmartHRの「キャリア台帳」で、過去から現在までの一連の情報を従業員とひも付け、一元的に管理できるように活用を進めています。

現在は、人事と所属する部門長が閲覧できるように設定しています。これにより、人員配置を検討する際などに従業員本人のキャリアの意向に沿った検討がしやすくなりました。

権限を適切に管理する前提で、必要な情報を必要な人とタイムリーに共有できることは、効果的なタレントマネジメントに大きく寄与していると感じています。

清宮さん：コロナ禍以降、会社全体としても仕事のやり方を見直して、もっとデジタルを活用していこうという方向へと進んでいます。

そのなかで、人事部門がSmartHRをはじめとしたシステムにより業務を効率化し、タレントマネジメントを推進している様子を社内へ発信できていることは、とても意義深いことだと感じています。

堀澤さん：SmartHRで従業員情報の蓄積と活用をさらに進めていきたいです。

そのために着目しているのが、「スキル情報の申請」の機能です。情報を人事側で登録するだけでなく、従業員自身による登録を可能にし、SmartHRに自分の情報をオーナーシップをもって蓄積していく意識を醸成したいです。

そうすることで、SmartHRを通じて会社と従業員の相互理解が進み、お互いの意向や期待をよりよくマッチングできるようになるのではないかと考えています。

これまで進めてきた人事評価や従業員サーベイに加えて、研修の受講履歴や保有資格などの情報も一元化を進めていきたいですね。適切な教育や配置を実現し、組織づくりに活かしていきたいと思います。

清宮さん：中長期的な企業価値の向上を目指すうえでは、弊社にどのような「人財」がいて、どのように活躍しているのかの可視化が必要不可欠です。SmartHRへ情報を一元化し、タレントマネジメントを推進することで、社内外のステークホルダーへしっかりと人的資本情報を開示できる体制を整えていきたいです。

日本ハウズイングが人的資本経営を実現するためのパートナーとして、これからもSmartHRに期待しています。

—— 従業員情報の一元化を進め、一人ひとりがより活躍できるような組織づくりに向けて、引き続きSmartHRをご活用いただけると幸いです。本日はありがとうございました！