株式会社HBAは、システムインテグレーションやアウトソーシングサービスを提供する企業です。北海道札幌市に本社を構え、東京や大阪、山梨などに拠点を持ち各地のITシステムを支えています。

同社では、入社手続きや雇用契約書など各種手続きや文書配付など紙を用いた作業が多く、その工数に課題を抱えていました。そこで、ペーパーレス化をはじめ、人事・労務の業務効率化を図るべくSmartHR導入に至ります。

同社がSmartHRの導入以前に感じられていた課題や、SmartHRを活用する上で得られた効果について、人事グループの森野さんと野田さんにお話を伺いました。

森野さん：以前の業務フローでは、入社手続きや雇用契約書の締結、従業員の身上手続きなど、すべて紙で運用していたため書類の準備から発送、回収に時間を要していました。

その他にも工数が多くかかる作業もありペーパーレス化を検討していました。

それだけでなく、弊社は本社がある札幌のほか、東京支社など複数の拠点があるので従業員からの申請も場所にとらわれない環境作りが必要でした。特に東京支社は多くの従業員が外勤なので、決裁のためだけに出社しなくて済むように利便性の改善を図りたかったんです。

森野さん：紙の手続きからペーパーレス化を目指す中で、社内IT担当からの紹介でSmartHRを知りました。すでに給与明細や年末調整に関してはウェブ化が済んでいたので、それ以上のメリットがあれば検討しようというタイミングでした。

森野さん：申請フォームが自由に作れる柔軟性や、機能面全般の使いやすさ、そして、直感的でわかりやすいデザインです。

他社のシステムとは4社ほど比較しましたが、SmartHRは申請フォームを自由に作れたり、雇用契約書の電子締結もできたり、類似システムと比較する中で導入メリットが大きく、導入を決定しました。

それに加えて、すでに導入している年末調整システムで不便と感じていた部分に関しても、SmartHRで年末調整を行えば問題解決になることがわかりました。

従来のシステムでは、年末調整を一度で完結できず、翌年の1月に扶養控除申告書を集める作業をしていたのです。SmartHRでは回収まで可能ということで、導入の後押しとなりました。

野田さん：以前の給与明細のシステムやその他のシステムと比較して、従業員からの「ここがわからない」といった問い合わせが少なくなったと感じています。要因としては、わかりやすい操作性とシンプルなデザインですね。感覚的に操作できるのでありがたいです。

また、わからない点があったとしても、SmartHRのヘルプセンターが充実しているので大変助かっています。

森野さん：その他にも、お知らせ掲示板にマニュアルを載せ、書類の提出期限などを明記することで書類の回収率が向上しました。従業員からも好評ですので、年末調整以外の手続きにも活用範囲を広げています。

森野さん：導入時にカスタマーサポートの担当者の方から「給与明細の配付など、従業員の方にとって身近なものから取り組むと良いですよ」と教えてもらい実践しました。

野田さん：いきなり、様々な手続きがSmartHRに変更になるよりは、少しずつ従業員にとって身近なものからSmartHRに切り替えることで、自然と浸透していきました。

森野さん：その他には、利用環境を広げました。従来のシステムはPCからのみ利用可能でしたが、スマートフォンやタブレットなど様々な環境で利用できるようになりました。

野田さん：従来は手続きの対応時間や、その方法を考える時間など想像以上に時間を要していました。SmartHRで業務効率化してできた時間を、今まで取り組めなかった業務に充てられ、時間の短縮はもちろん精神的な負荷も軽減しました。今では労務管理だけでなく、新たに採用業務にも取り組めています。

森野さん：私も今まで労務管理を担当していましたが、野田と同じく採用にも携われています。業務の幅が広がったことで仕事のやりがいに繋がり、本当に良かったと感じています。

野田さん：私が重宝しているのは、電子申請機能です。従来の公文書取得の手続きは記入方法などが少し複雑で、取得までに時間を要していました。

一方でSmartHRの電子申請機能には、フォーマットができているので、提出年月日を入力するだけで電子申請ができ、申請が完了後、そのまま公文書を取得できるのが大変ありがたいです。

また、従業員の扶養の追加申請が上がってきた場合、健康保険組合に紙で提出しているのですが、本人の記入が不要でSmartHR上にフォーマットとして出力されるため、印刷だけで済みます。申請する従業員にとっても人事・労務担当者にとっても便利ですよね。

機能面では、「カスタム社員名簿」の活用も進めています。

森野さん：SmartHR導入後は「オンライン雇用契約・文書配付機能」を使って、雇用契約書を全員に配付でき、締結状況もリアルタイムで確認できるので便利です。例えば、未対応の従業員にはすぐに督促できるようにもなりました。実は、毎年の年度末作業の時、雇用契約書をWordで100名分作っていたんです。

他にも給与辞令を毎年800名分、紙に印刷して従業員へ配っていましたが、文書配付機能で給与辞令を作成し、4月1日に一斉送信で配付できるため効率が格段に上がり感動しました。

野田さん：まだ実験的に進めているものも含めて、大きく分けて次の3つの使い方をしています。

1. 拠点が異なる従業員の住所管理に活用

2. 拠点が異なる従業員の顔と名前を一致させるため

3. 実験的にコミュニケーション活性化を目指す試みを実施中

東京の従業員を管理している東京管理部では、東京の従業員に限り住所を閲覧できるようにしています。

支社は外勤も多く、従業員全員が一度に集まることが無いため、本部の管理職の従業員が顔と名前を一致させたいという目的のもと利用しています。

そして最後に、実験的な取り組みとしてコミュニケーション活性化を目的とした活用です。人事が在籍する本部のみで試行中ですが、趣味などの自己紹介をカスタム社員名簿に書いています。

森野さん：今後もコミュニケーションの活性化を目指し、双方向の発信を意識した取り組みができるように工夫していきたいと思っています。

野田さん：今後目指していきたい事として、「自動化」「効率化」「ペーパーレス化」「標準化」の4つを考えています。

単純作業は将来的にはRPAを用いて自動化したいですし、人の手で効率化できる部分もあると考えています。SmartHR導入の理由でもあるペーパーレス化は、テレワークのようにウィズコロナやアフターコロナの時代に即した働き方への対応にも繋がるため、今後も取り組みたいです。

また、属人化しがちな業務を標準化し、誰が進めても同じ成果がでる状態を目指したいです。

森野さん：新型コロナウイルス感染拡大に伴ってテレワークが急速に進んだように、これから働き方はさらに多様化すると思います。人事・労務担当者として、世の中の動きや環境の変化を捉えて、従業員が働きやすい制度や仕組みづくりをしていきたいです。

「私たちHBAは、ITとHumanityの融合により、お客様と社会の幸せに貢献します。」という経営理念の実現に向けて、まず我々が従業員の幸せに貢献したいですね。