MS＆ADグランアシスタンス株式会社はロードサービス、ハウスサポートサービスなどで顧客を救援するアシスタンス専業コールセンター事業を展開している企業です。

同社は、以前まで紙が中心だった人事・労務業務のペーパーレス化を目的に2021年にSmartHRを導入。その後、人事データの一元管理を軸としたDX推進を目的に、2022年には「人事評価」機能を追加導入されました。

人事評価において抱えていた課題や「人事評価」機能導入後の変化について、人事総務部 人事グループの和多田さんにお話を伺いました。

和多田さん：2019年以前までは、社内の申請をはじめ人事・労務手続きの大半が紙でした。当時の担当からは、「とにかく書類を回収することに苦労していた」と聞いております。

人事評価についても、紙であるために誰が提出したのかを別に管理する必要があり、二重管理に苦労していたそうです。その後、紙からExcelファイルでの運用に変わったものの、提出方法はメールでの添付です。人事は受け取ったファイルの中身を確認し従業員別のフォルダに分類して保存しなければならず、運用が非常に煩雑でした。

回収後に従業員が修正を希望する場合は、より複雑なコミュニケーションが増え、最新版のファイルの所在確認を含めて管理に苦労していました。

和多田さん：当時の人事総務部としては、部の目標としてDX推進を掲げるなど、ペーパーレスを起点とした業務効率化に注力し始めた段階でした。そのため労務手続きですでに定着していたSmartHRのさらなる活用を進め、人事評価機能の追加導入を起点にDX推進の糸口にしたいという思いがありました。

和多田さん：正直、比較検討することはありませんでした。やはりシステムとしての使い勝手のよさを実感しておりましたし、弊社の人事についてはSmartHRをコアのシステムとして中心に据えることを検討しておりましたので、評価についてもシステムを統一すべきとの判断のもと、わりと即決で導入に至った印象です。

和多田さん：従業員への周知については、「お知らせ掲示板」や提供いただいた「操作方法が紹介された動画」を活用するなど工夫しました。

「人事評価」機能を導入した際は、すでに従業員にSmartHRが定着していたこともあり、ネガティブな反応はおろか、操作に関する問い合わせはほぼありませんでした。そういう点からもUI・UX（ユーザーインターフェース・ユーザーエクスペリエンス）の質の高さを改めて実感しましたね。

和多田さん：社内での定着を表すエピソードとして、SmartHRの「申請・承認機能」を活用した社内募金の取り組みをご紹介させてください。

MS＆ADグループでは、大規模な災害発生時に、従業員の有志で義援金を集めて寄付する取り組みを実施しています。今までは、募金希望の意思と金額を伝えるために、人事のところに設置している専用の用紙を受け取り、記載して提出するフローだったんですね。ただそれだと気軽に募金できないこともあり、なかなか金額が集まりにくい状況だったんです。

そこでSmartHRの「申請・承認機能」に注目して改善を図ったんです。先日のトルコ・シリア地震の際もそうでしたが、「申請・承認機能」を使い専用の申請フォームを作成後、「お知らせ掲示板」を利用して従業員へ一斉に案内する流れに変更したところ、募金してくれる人数と金額が大幅に増えたんです。

和多田さん：そうなんです。数字で明確に差がでるくらい違いましたね。SmartHR上で申請すれば、あとは人事側でその金額を給与から控除するだけの仕組みにしています。従業員にとっては、気軽に募金できる手軽さがよかったんでしょうね。SmartHRの定着具合と活用範囲の広さを改めて実感した一件でした。

和多田さん：弊社の活用状況としては、正社員を対象に年に3回実施している面談（目標設定・上期総括・年度末総括）が主な利用機会となります。本格的に利用を開始してまだ1年目ではありますが、管理者目線と従業員目線で変化を感じています。

管理者目線でいえば、集計にかかる作業時間を短縮できました。具体的な数字こそ挙げるのは難しいのですが、Excelでの運用時と比較しても大幅な削減効果を実感しています。また、SmartHRは場所を選ばず利用できるので、在宅勤務時でも自宅のPCで自分自身のアカウントにログインすれば、会社に出社せずとも入力や見直しが可能になったのは助かりますね。

和多田さん：評価シートに記入した内容が自動的に保存されるため、万が一の保存忘れでデータを紛失することがなくなるのでいいですね。「更新ボタン」を押すとシートの閲覧権限のある人が見られるようになる仕組みも使いやすいです。

また、いつまでに誰がどの作業中なのかがわかりやすく表示されるので、評価に関する一連の工程が把握しやすくていいですね。

提出時も「提出する」ボタンひとつで済むうえに、その通知が所属長にも届くので助かっています。以前までは、自己評価を記載したExcelシートをメールに添付、その後所属長とその上の上長に送る必要がありました。いまはボタンひとつなので、本当に楽で気に入っています。

和多田さん：「人事評価」機能については期待どおりの利便性を実感しています。この機能については引き続き社内での認知を高めたうえで、次回以降はさらに効率的な運用フローを追求できたらと思っています。

また、弊社で以前から実施している多面診断にもうまく利用できないかと考えており、最適な方法を模索している段階です。

和多田さん：まだまだ膨大な事務処理に追われている現状があり、そこに多くの時間を費やしている状況です。今後はそうではなく、人事グループ全体でさらに従業員を引っ張っていけるような組織でありたいと考えています。

効率化できる業務は積極的に効率化を進めて、人事が本来注力すべき業務に時間を割いていけるよう取り組んでいきます。そのためにもSmartHRの活用を進め、先々につながる価値ある時間をつくれるようにしていきたいですね。