年末調整が3週間から7日に。労務と従業員の双方が働きやすい環境へ

書類の押印負荷、紛失リスクの高さが課題だった

皆さんの担当業務を教えてください。

三科さん：私たちが所属する管理部には、総務と労務、経理のセクションがあり、事業部長として、部署全体をマネジメントしています。

濵田さん：総務業務を中心に、従業員の相談窓口の担当など幅広くバックオフィス業務に関わっています。

清水さん：勤怠管理などの労務業務がメインです。さらにSmartHR担当として、SmartHRの設定や機能更新の対応をするほか、社内へSmartHRの使い方も案内しています。

SmartHR導入以前の課題を教えてください。

濱田さん：大きく3つの課題がありました。

1つ目は、社会保険の手続きが煩雑だったことです。何枚もの紙を印刷し、押印する作業が大変でした。今後の在宅業務の浸透を見越したときも、ハンコを押すためだけの出社は避けたいと考えていました。

2つ目は、入退社や雇用契約にまつわる書類の取り扱いです。とくに、新卒内定者は人数が多く、アルバイトの方も400人近く働いています。

結果、雇用契約書や労働条件通知書などの書類を何百枚も用意して、返信用の封筒と一緒に郵送する作業が毎月のように発生していました。さらに、返送の期日を過ぎたときは電話で進捗を追うこともあり、非効率だったんです。

（濵田さん）

そして3つ目は、年末調整です。とくにアルバイトの方は年齢層も幅広く、年末調整の提出期限ギリギリになってから、書き方の相談にいらっしゃるケースも少なくありませんでした。

担当者と従業員の双方にとって確認に時間がかかってしまいますし、なにより書類は紛失リスクが高く、次の年末調整までに解決したい課題でした。

機能性の高さと営業担当の柔軟な対応から、今後の成長に期待が持てた

SmartHRを知ったきっかけと、導入の決め手を教えてください。

三科さん：私は情報収集が好きで、SmartHRのことは以前から知っていました。時間がかかる仕事を効率化したいと考えながら、労務関係のツールをいろいろ見ていたんです。

（三科さん）

濵田さん：そんな三科の影響を受け、私も複数の資料を取り寄せ、何社かの担当者にお会いしたんです。そのなかでも、SmartHRの営業担当の方はとても誠実なのが印象的でした。

難しい相談ごとにも、すぐに「できません」と言わず、「社内で検討してきます」と言っていただけるところに安心感がありましたね。だからSmartHR導入の決め手は、営業担当者さんです。

ありがとうございます。SmartHRの機能面には、どのような印象を持たれましたか？

濵田さん：デモも触りましたが、ボタン1つで電子申請ができる点と、書類を従業員に配って記入してもらい、回収する作業がすべてウェブ上で完結する点に惹かれましたね。

とはいえ、やはり営業担当者さんの存在が大きかったです。導入にあたっては、私たちの理解が足りない部分を何度も説明してくださったり、社内説明用の資料の準備をしてくださったりと、円滑にサポートいただきました。

このような柔軟な対応や親切なやりとりから、プロダクトも今以上に使い勝手が良くなると期待が高まったんです。「プロダクトと会社の両方がこれからも成長していくに違いない」と実感を持てたことで導入を決めました。

3週間かかっていた年末調整が7日間で完了。シンプルで直感的に使える

導入後の変化を教えてください。

清水さん：年末調整業務が、効率化されました。SmartHR導入以前は、配布から回収までに3週間かかっていたのですが、導入後は7日間ですべての作業が完了しています。控除証明書と書類の照らし合わせが画面上でできるなど、主導した経理からも作業がラクになったと聞いています。

書類の不備があってもウェブ上で修正できるので、書類を戻して修正し、送り直してもらう手間もなくなりました。導入以前までは、経理だけでなく私たちも一緒にフロアを駆け回り、みんなから書類を集めていたんですよ。

濵田さん：1つのデータベースに、基礎年金番号から雇用保険番号まですべてまとまっているので、管理しやすいです。

また、身上変更や特別休暇申請も、清水がすべてSmartHRから申請できるように設定してくれたので、総務部まで書類を提出する必要もなくなりました。地方の拠点からも、タイムリーに申請ができて助かっています。

採用担当者も、新入社員にメールで必要な情報を案内し、ウェブ上で雇用契約手続きが完結できるようになったので、とても喜んでいます。

清水さん：アルバイトの雇用契約書の対応もラクになりました。以前はA4サイズの紙に印刷していたため、とくに高齢の方にとっては字が小さくなって読みづらかったんです。今はスマートフォンなどのオンライン上で拡大して閲覧できるようになり、「読めない」という声がなくなりました。

また、書き方がわからない場合でも、画面上に出るヒントにそってボタンを押せば契約手続きが進みますし、自分の名前を入力して合意するので、ハンコも不要です。記入内容も各自のページでいつでも確認できるため、控え書類の紛失の心配もありません。

濵田さん：記入済みの内容をオンラインで管理できるのは、会社側にとっても大きなメリットでした。これまで総務部では、毎月20件から30件の控え書類をファイリングし、キャビネットに保管していたんです。確認したい書類があるときは、そこから日付を基準に探し出していました。

今では、検索でパッとデータが出てきますし、キャビネットを埋め尽くす心配もない。ここは、想定していなかった効率化だったので、感動しましたね。

導入時に工夫されたことを教えてください。

濵田さん：SmartHRは、総務部だけでなく人事部の採用担当も利用しています。まずは、その担当者と清水がリードして初期設定を進め、総務部の各セクション視点から、どのようにSmartHRを活用するかを考えてくれました。それが、うまく実運用に繋がっていますね。

清水さん：私たちの会社は、会議のようなオフィシャルな場でなくとも、「ちょっといい？」と話せる環境があり、他部署の困りごとなんかも耳に入ってくるんです。SmartHRを使うであろうセクションの人たちに「どんなふうに使いたい？」とヒアリングしていきました。

（従業員同士で気軽にお話しできるオープンな職場環境）

また、SmartHRはシンプルで、直感的に使いやすいシステムですから、設定も難しくなかったです。「ITだ」とか「新しいツールだから」などの苦手意識を持たずに、設定できました。

ヘルプセンターやSmartHRスクールの動画も充実していますし、カスタマーサクセス担当の方にも気軽に相談できます。私も何度か相談しましたが、レスポンスも早くて丁寧でした。

SmartHRによる年末調整の後に従業員サーベイを実施するなど、社内への発信を工夫されていると伺いました。どのような点に気をつけていますか？

濵田さん：全社メールとオフィス内掲示、そしてイントラネットでの共有を実施しています。従業員が目に触れるであろう場所すべてに、情報を出すように意識しています。

清水さん：文字が多いと読まれづらいので、シンプルな発信を心がけています。SmartHRさんからいただいた社内説明用の資料サンプルも活用していますよ。オフィス内では、基本的なSmartHRの使い方を掲示して、「詳しい使い方はイントラネットを見てね」と案内していました。

ペーパーレス化を進め、人事データベースの構築を進めたい

今後はどのような取り組みに注力されたいですか？

清水さん：ペーパーレス化を進め、従業員がスムーズに申請できたり、必要な情報を得られるような体制を整え、SmartHRを人事のデータベースとして運用したいです。ゆくゆくは、会社全体で活用できる基盤にできたらと考えています。

SmartHRには、どのようなことを期待されますか？

清水さん：管理側の使いやすさの改善をお願いしたいですね。SmartHRのヘルプセンターのリリース情報には、日々たくさんのアップデートが掲載されていますので、今後のさらなる改善にも期待が持てます。

濵田さん：労務情報がまとまったメールマガジンも、いつも楽しく読んでいます。先日行われたSmartHRユーザーが集まるイベント「PARK 2021」も、とても勉強になりました。

SmartHRさんは、営業担当者さんもカスタマーサクセス担当者さんもいい人ばかりで、いつも刺激を受けています。私たちも頑張っていきたいですね。

引き続きSmartHRがご支援できるよう改善を進めてまいります。本日は貴重なお話をありがとうございました！

※掲載内容は取材当時のものです。