年末調整は人事・労務DXの第1段。ライオン株式会社の挑戦

新型コロナウイルス感染拡大により、出社前提の労務業務の改善が急務に

川名さん、渡部さんの業務について教えてください。

川名さん：労務管理機能の全般を担当しています。労務管理業務は従業員を支える基盤だと考えており、「全ての従業員が安心して業務に注力できる基盤作り」をミッションとしています。

渡部さん：主に給与・賞与の計算を担当しています。従業員が働きやすい環境を整えるために、手がかかる労務関連業務の効率化を図ることが私のミッションです。

SmartHR導入以前の人事・労務上の課題を教えてください。

川名さん：年末調整業務を改善したいと以前から思っていました。全国にある全事業所の従業員から書類を受け取り、大量の書類を扱う作業はかなり煩雑でしたね。年末調整の期間は、10月頃から年末までオフィスの会議室を1部屋借り切って対応していたほどです。

労務を担当する前、いち従業員として毎年の年末調整申告作業を面倒に感じていました。間違えると書類を差し戻され、修正しなければならない。これは従業員側にも負担がかかる作業ですよね。

間接部門業務の効率化に向けてデジタルを活用して進めていこうという動きは以前からありましたが、労務管理についてはまだ着手できていませんでした。年末調整の後も、月例の給与計算、賞与計算、納税業務等に加えて、地方税決定通知書の配布や、定期昇給後の新賃金明細書配布といった季節的業務が迫っており、なかなか改善の検討が進められなかったんです。

導入検討が進んだ背景は何でしょうか。

川名さん：国内における新型コロナウイルスの感染拡大です。以前は、テレワーク利用者は一部に限定されていましたが、テレワーク中心の働き方へ急激に変化したことが大きなきっかけとなりました。

人事・労務に関連する業務は従業員も管理する側も出社が前提となっていたため、年末調整業務を乗り越えるには従来のやり方を大きく変える必要がありました。

約4,000名の従業員が使いやすいかどうかを重視

導入の決め手は何でしたか？

川名さん：SmartHRを導入した決め手は、当社が利用する給与システムとのデータ連携実績があること、年末調整業務以外の人事・労務業務にもデジタル化を進められる拡張性があることです。検討時にSmartHRがシェアNo.1（※）だったことも大きな要素でした。

当初は年末調整業務そのものをアウトソーシングすることも検討していましたが、約4,000名規模の業務を任せられる会社は限りがあり、費用面でも現実的ではありませんでした。

SmartHRの年末調整はアンケート形式で回答でき、税制を細かく理解していなくても正しく進められます。特に昨年（2020年）は大きな法改正があり、従業員側への説明がかなり難しい内容でした。そういう背景も含めてSmartHRの年末調整が一番使い勝手がよいと判断しました。

従業員側が使いやすいかどうかも重視されたんですね。

川名さん：はい。最も重要なポイントの1つです。例えば、工場勤務の従業員は1人1台パソコンがある環境ではないため、従来は共用パソコンに行列して年末調整を行うことがありました。コロナ禍の今はそのような対応ができませんので、各自のスマートフォンで簡単に対応できるシステムを選びました。

※デロイト トーマツ ミック経済研究所「HRTechクラウド市場の実態と展望 2020年度」において、3年連続労務管理クラウドシェアNo.1となっています。

年末調整にかかる工数を約半分に短縮、在宅勤務での対応も可能に

導入後の変化を教えてください。

渡部さん：年末調整で確認作業にかかっていた時間は約半分に短縮できました。書類そのものも3分の1くらいに削減でき、大幅な効率化を進められたと思っています。

当社は全国各地に事業所があるため、各書類を郵送する時間もロスになっていました。従業員から書類を提出してもらい、内容を確認して不備があれば従業員へ郵送して差し戻し、修正して再度郵送するようなやりとりです。

SmartHRであれば従業員の申告完了後、パソコン上で入力内容をすぐに確認でき、修正が必要な場合はすぐ本人に連絡ができるため、郵送にかかっていた時間を丸ごと短縮できます。

川名さん：コロナ禍でテレワークが推奨されているなか、従業員だけでなく労務担当者も在宅で対応できたことはとても助かりました。画面上で申告内容と証拠書類の画像を見ながら確認できるため、出社する必要がなく、効率化も図れて作業時間も半減しました。

年末調整の時期は、それ以外の業務も立て込んでいるんです。通常業務の給与計算に賞与計算も加わります。この時期に一大イベントである年末調整業務の作業工数が圧縮できたのは大きな価値ですね。

とくに「使いやすい」と感じた機能はありますか？

渡部さん：提出状況のステータスがわかりやすいことですね。書類で管理していた際はどこの部署の誰の対応が終わっているかを個別に管理する必要がありました。SmartHRでは、「この部署のこの人は差し戻し中」「この人は全部終わっている」というステータスがひと目で確認できます。

こちらから「まだ申告が終わっていませんよ」という催促メールも出せたことで、従業員の申告もスケジュール通りに進められたのではないかと思います。

（年末調整依頼状況画面イメージ）

従業員からはどのような声がありましたか？

川名さん：「はい・いいえ」で進みながら、必要な数値を入力するだけで完了するため、「非常に楽だった」という声は多数いただきました。一方、スマートフォンやパソコンの操作に慣れない方へのフォローは必要でしたね。

今後さらにDXを進めていくことを考えると、今回のような経験を少しずつ重ねて慣れてもらうことも必要だと思っています。

渡部さん：初めての試みでしたので、想定してはいたものの操作に関する質問はいただきました。事前に「年末調整の進め方が変わります」という告知をし、実際の申告前にログインだけしてSmartHRに触れてもらう等、段階的に進めました。

「以前とは大きく異なる方法になるんだな」と認識してもらったうえで年末調整を迎えたため、新しいシステムを利用することに対する混乱を抑えられたのではないかと思います。

チャットサポートなどは活用されましたか？

川名さん：はい。チャットサポートの方にはすぐに回答をいただけました。時間がかかる時でも数時間以内、遅くとも翌日中には確実に回答してもらえて、とてもありがたかったです。ちょっとした疑問に対しても過去の事例などを調べてくださり、丁寧に支援いただきました。

渡部さん：チャットサポートの方にはとても助けられました。「少し調べないとわかりません」というような内容でも、きちんと回答いただけたので、スムーズに進められました。回答が遅いと感じることはなかったです。

時間・場所に関わらず業務に注力できる環境づくりを進めたい

業務効率化を進めたつぎに、どのようなことに取り組みたいですか？

渡部さん：実務においてはまだ書類での対応が多いため、さらに効率化を図りたいですね。もっと従業員の皆さんと関わりたいのですが、今はまったく関われていないんです。業務効率化を推進して時間を創出し、現場に足を運んでもっと働きやすくなるような施策を検討したいです。人事側の想いを伝えていきたいと思っています。

川名さん：年末調整のつぎは、入退社手続きのDXを推進したいと考えています。人材流動化の社会変化を受け、当社もキャリア採用が増加しています。今後、地方や海外でテレワーク勤務をする方など、多様な人材の多様な働き方に合わせて労務関連業務の変化対応が必要です。

年末調整業務は、管理側だけでなく従業員側も「こんなやり方で効率化できるんだ」というデジタル活用の効果を体験できました。ここを足がかりにさらなる効率化を進めたいですね。

また、人事・労務業務を効率化し、さらに戦略・企画業務にシフトする必要があると思っています。当社は日用品をメインに提供していますが、消費者のニーズの多様化により、製品開発の難度も高まっています。優れた製品を提供し続けるため、従業員を育成する環境づくりを担う人事の役割はこれからとくに重要になります。

従業員が時間・場所に関わらずやりたいこと・やるべきことができ、安心して本業に注力できる環境を提供することが使命です。同時に、管理側の作業軽減、業務効率化を実現することによって、企業としての生産性を向上させ、先の見通しが不透明で不確実性の高い環境の中で、競争に勝ち抜く企業になれると思います。

人事労務DXの第1段としての年末調整に続き、今後も次々とデジタル化を推進する施策を実行していきたいと思います。

SmartHR導入を機会に、さらなる業務効率化や働きやすい環境づくりへつながるよう、引き続きご支援してまいります。貴重なお話をありがとうございました！

※掲載内容は取材当時のものです。