最大2週間かかっていた入社手続きが、1日で完了。「コーポレート3.0」実現に不可欠な存在

従業員情報を一元管理できていなかったことが課題だった

まずは、柿澤さんの担当業務について教えてください。

柿澤さん：バックオフィス業務全般を担当しています。機能で分けると、経理・財務・労務・法務・総務そして採用の一部ですね。

かなり広範囲の業務を担当されていますね！

柿澤さん：2019年の9月からは総務と労務の専任のメンバーがそれぞれ1名加わりましたが、今まさにバックオフィス業務の整備を進めているような状況です。

現在、整備を進められているとのことですが、SmartHR導入前の課題について教えてください。

柿澤さん：私が入社した時点ではすでにSmartHRが導入されていましたが、当時の担当者からは、従業員情報が一元管理できていなかったことが課題だったと聞いています。

弊社の事業は、2021年9月にアジアNo.1の加工品取扱量を誇るサービスとなるべく「売上300億円」「従業員500名」を目標に急速に拡大しております。

そのため、現段階から先を見据えたバックオフィス体制を築きたいという思いを強く持っています。そういう意味では、早いタイミングでSmartHRを導入していたのはラッキーだったと思いますね。

キャディ株式会社 経営管理本部 マネージャー 柿澤 仁さん

雇用契約機能で入社手続きが1〜2週間から1日に短縮

柿澤さんが責任者になってからは、どのようにSmartHRを活用されていったのでしょうか？

柿澤さん：当初、SmartHRを使いつつも雇用契約まわりに課題が残っていました。

まず、私の入社後ほどなくして毎月10名前後の社員が入社してくるような状況が始まりました。この入社人数になると、手続きが本当に大変です。

具体的には、新入社員用の雇用契約書を紙で作り、印刷や郵送、その後も返送状況の確認、万が一届いていなければ催促も必要です。そして、それを複数名同時に行います。

話を聞いているだけでも、当時の苦労が伝わってきます。

柿澤さん：そんな状況を打破するべく活用し始めたのが、SmartHRの「オンライン雇用契約・文書配付機能」です。これによって、以前まで1〜2週間かかっていた入社手続きが、1日で完了するようになりました。本当に感動しましたね。

ありがたいことに、雇用契約については、2019年4月に労働条件通知の電子化が解禁され、労働条件通知書を紙で用意することなく「オンライン雇用契約・文書配付機能」上で通知できるようになっています。^※

これにより、入社手続きのペーパーレス化がさらに加速しました。

その一方で、昇格等の通達に関しては、あえて紙に印刷して手渡しています。

あえて紙で……、どのような目的があるのでしょうか？

柿澤さん：おめでたい瞬間であり、人と人の温度感を持って祝福したいという意図で、毎回必ず代表からのメッセージを記入してから渡すようにしています。

テクノロジーによって効率化すべきところは効率化しつつも、こういった人間の感情に関わる点については、あえてアナログな部分も残していきたいと考えています。

※ 参考：労働条件通知の電子化解禁に伴うSmartHRの対応について

手続きの進捗状況を「一覧で見れる機能」が必要

SmartHRに関して、社内の反響はいかがですか？

柿澤さん：社員はもちろんですが、特に事業部側のリーダーからは、かなり感謝されています。

弊社の場合、特にアルバイトで「内定後すぐに働きたい」という方も多いのですが、そういった場合でも、労働条件通知を含め入社手続きがペーパーレスなので、迅速に迎え入れられる点もメリットですね。

逆に、改善要望を挙げるとしたら何かありますか？

柿澤さん：入社時の必要書類や社保の手続きなど、進捗管理に使える「ToDoリスト」機能がありますが、私は現在使用していません。一人ひとり個別に完結する機能なので、複数人の手続きを並行すると逆に漏れてしまう気がしています。今後の進化に期待しています！

ありがとうございます。ちなみに現在はどのように管理していますか？

柿澤さん：Google スプレッドシートですね。手続きの進捗状況について、一覧で確認したい場面があります。同じニーズを持っている会社も多いと思いますので、ぜひ検討いただけたら嬉しいです。

貴重なご意見をありがとうございます。改善要望として、社内に共有いたしますね。

世の中にスタンダードを打ち立てる「コーポレート3.0」を目指して

キャディさんは、労務に限らずあらゆるバックオフィス業務の効率化に取り組まれています。この体制のもと、経営管理本部としての今後の展望についてお聞かせください。

柿澤さん：経営管理本部としては、実現していきたいことが2つあります。1つは、私が定義している「コーポレート3.0」の実現です。

まず「コーポレート1.0」が一般的な管理部業務をこなしている状態です。通常はこれだけでも相当大変ですが、その状態を指します。

「コーポレート2.0」は、さらに業界や他社に対して自社のノウハウを発信している状態です。他社からは信頼され、模範になります。それによって、周辺の企業群が一定の効率化に成功している状態が「コーポレート2.0」ですね。

最後に「コーポレート3.0」ですが、業界やスタートアップという枠組みを超えて、世の中にコーポレート業務の新しいスタンダードを定着させている状態をイメージしています。

キャディ社提供：「コーポレート3.0」イメージ図

柿澤さん：キャディは、「製造業 × ITベンチャー」という珍しい立場にあって、なおかつ優秀なメンバーが多く在籍しています。だからこそ、キャディのコーポレート部門で働く者としては「コーポレート3.0」を目指すことが義務だと考えています。

2つ目の実現したいことについてはいかがでしょう？

柿澤さん：私がコーポレート業務で得た知見をもとに、新しいビジネスを作りたいと考えています。例えば製造業だと、ファイナンスや人材採用、相続で困っている企業が非常に多いです。そういった企業のお役に立てるように、新しいビジネスを作り、価値を提供していきたいですね。

SmartHRは、ともに社会の仕組みを変えていくパートナー

最後に、SmartHRに対してメッセージをお願いします。

柿澤さん：現行法における一般的な業務フローの中での“効率化”だけではなく、そもそも時代にあった労務のスタンダードをつくるべく、法律や労務のあり方そのものを変えていって欲しいですね。

SmartHRを使えば、例えば「ペーパーレス年末調整」でいうと、前年に入力した保険のデータが翌年の内容に引き継がれたりしますが、これはまさにコーポレート業務をハックした、新しいスタンダードの一例だと思うんです。

今後のさらなる機能改善を期待しながらも、労務をはじめとしたコーポレート業務を担う私たちと一緒に、社会の仕組みを変えていくパートナーであり続けて欲しいですね。

柿澤さんの熱い意気込みが十分に伝わりました。本日は貴重なお時間をありがとうございました！