全国拠点の人事情報を一元化。従業員が安心して働ける環境へ

株式会社バンダイロジパルは、東京都葛飾区に本社を置く物流会社です。

国内外に数多くの営業所や物流センター、子会社を展開し、高度化する顧客ニーズに対して玩具物流ノウハウを活かした物流サービスを提供しています。

同社は人事・労務業務の効率化、より働きやすい会社づくりを目指してSmartHRを導入。その背景と導入後の変化について、人事部の藤井さん、糸長さん、北澤さん、安成さんにお話を伺いました。

各拠点との紙の往復に課題を感じ、システム導入を目指した

皆さんの業務内容について教えてください。

藤井さん：人事全般を見ております。SmartHRについては導入時に役員への上申を行なってきました。

糸長さん：主に採用と教育、評価を担当しています。採用については、パートの従業員から契約社員、正社員まですべてが含まれます。評価については、SmartHRの人事評価を活用しています。

北澤さん：主に労務と給与の管理業務を担当しています。SmartHR上での人事情報のメンテナンスや、分析レポートも活用しています。

安成さん：給与の支払い業務、社会保険の手続き、従業員の勤怠管理などを担当しています。

導入以前に抱えていた課題を教えてください。

藤井さん：弊社は、北海道から沖縄まで全国に拠点があるため、各拠点との書類の往復が多く発生します。そのやりとりの中心が紙だったことから、非効率さに課題を感じてシステム導入の検討を開始しました。

北澤さん：実務ベースでも、従業員の入退社手続き、年末調整、給与明細など、これまで紙でやりとりしていた情報をペーパーレスにして一元管理したいという思いが強くありました。また、人事や総務で一部の従業員情報をExcelで管理していた状況などを踏まえ、1つのデータベースに最新の情報が集約される環境の構築を目指しました。

決め手は、システムに不慣れな従業員にとってもわかりやすいUIと使い勝手のよさ

導入の決め手は何でしたか？

北澤さん：複数社のデモを試すなかで、操作感・使い勝手が1番よかったのがSmartHRでした。従業員の入社時には、従業員ご本人に人事情報を入力してもらい、その内容をもとに社会保険手続きを電子申請で進められます。この一連の作業がスムーズに完了できる点に魅力を感じましたね。

また、弊社にはドライバーや倉庫内作業スタッフなど様々な職種の従業員が在籍しています。PCを使った業務が比較的多いマネジメント層を除き、大部分の従業員が業務の合間にスマートフォンを利用して閲覧する使い方になります。

そのため、モバイル端末での利用を前提に、しかもシステムに不慣れな従業員にとっても見やすいユーザーインターフェース、迷わず使える操作性が決め手になりました。

導入後、社内の反響はいかがでしたか？

藤井さん：とくに反響が大きかったのは拠点長の方々ですね。従業員の人事データが各所に点在していたことから、これまでは管理に手間がかかっていました。それをSmartHRに集約、一元管理することにより、煩雑さが解消されて喜んでもらえています。

なおかつ、セキュリティが担保されたうえで利用できる安心感についても好評いただいています。

参考：セキュリティへの取り組み

北澤さん：拠点長以外の反響でいうと、従業員からは「給与明細が電子化されて確認しやすくなった」「年末調整がラクになって嬉しい」といった声が届いています。年末調整での手書きの記入が不要になったり、電卓を叩いて保険料を計算する必要がなくなったりといった点が喜ばれていますね。

SmartHRから提供しているサポートや資料で役立ったものはありますか？

北澤さん：導入直後やSmartHRを利用して初めての年末調整の時などは、チャットサポートをかなり活用させてもらいました。問い合わせに対する回答も速いですし、つまづいた点にも的確にアドバイスをいただけたので助かりました。

安成さん：私はヘルプセンターをよく利用させてもらっています。従業員から届く「ログイン時のパスワードを忘れてしまった・変更したい」といった問い合わせについても、手順が紹介されているページを案内してすぐ解決できることも多いので、助かっています。

加えて、SmartHRから定期的に送られてくるメルマガも重宝しています。法改正の情報やSmartHRの機能に関する案内、例えば分析レポート機能の新しいブリセットレポートの追加といったアップデート情報が細かく送られてくるので、毎回チェックするようにしています。

人事データの一元化により情報の管理や抽出が容易に

導入後の変化を教えてください

藤井さん：各拠点への入社書類や年末調整、給与明細などの書類の発送が電子化されたことで不要になり、かなりの効率化ができました。従業員や拠点が増えるなか、人事課の人数は増員することなく対応できている点に効果を感じています。

北澤さん：入社者の方の従業員情報の回収がスムーズになりましたね。これまでは給与振込口座や年金番号、雇用保険番号など、各営業所から情報が届かない限り入社手続きが進められなかったのですが、SmartHRを導入してからは入社者の方から直接情報をいただけるため、入社前から遅くても入社後2〜3日以内ではすべての情報が揃うようになりました。私たち人事を含め、各部門での効率化を実感しています。

導入目的の1つとしても挙げられていた、情報の「一元化」の観点で変化はありましたか？

北澤さん：やはり、マスタとなる人事データを一元管理できる点にメリットを感じています。最新かつ正しい情報が蓄積されるため、データを可視化してより細かく分析したい場合には「分析レポート」が役立ちますし、SmartHRと同時期に導入したワークフローのシステムについてもCSVで連携ができるので活用しています。

糸長さん：決算用に四半期ごとに部門別の従業員リストが必要になるのですが、導入以前まではExcelを使用して手入力で作成していました。現在はSmartHRの従業員リストからリアルタイムで正しいデータを抽出できるので、幅広い用途にも活用できて助かります。

男女別、職種別、部門別、役職別など、項目別に分けて抽出もしやすいので役立っています。今後の採用計画を立てる際の参考データづくりや、特定の研修の受講者を抽出する際などにも、条件を設定してカンタンに取り出せる点が気に入っています。

安成さん：私は障害者雇用の納付金の手続きも担当しており、従業員情報を参照する際に、「◯月◯日時点でのデータ」と指定して取得できるのが便利で役立っています。対象となる期間の1年分、つまり12か月分の各月の1日時点での情報が必要になるのですが、以前までは情報収集に苦労していたので効率化できて嬉しいですね。

（従業員リスト画面イメージ）

人事評価機能についても活用が進んでいると伺っています。

糸長さん：現在は、評価についてもSmartHRの人事評価機能を利用していて、システム化によるメリットを感じています。評価期間中の各拠点ごとに進捗が把握できずに苦労していましたが、現在はSmartHRを開けば状況がわかるので、業務の効率化につながっています。

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会社と従業員がよりよい関係性でいられるように人事が後押し

今後、どのようなことに取り組んでいく予定ですか？

藤井さん：従業員が一生懸命働けるようにサポートするのが人事の役割だと思うので、私たちはそれを制度や仕組みで後押ししていきたいと思っています。

そのなかで、人事は従業員の皆さんの様々な情報を扱うことになります。情報を適切に管理していくことで、会社と従業員がよりよい関係性でいられるように、信頼を積み重ねていきたいですね。

北澤さん：現在はSmartHRの導入によってとくに従業員と人事を中心に業務の効率化が進んでいます。今後はさらに分析レポートや人事評価機能などの活用を進め、会社の経営にも役立てられるような状態にしていきたいと考えています。

従業員に関するあらゆるデータを蓄積・分析することで、最適な人員配置を判断する際の指標としたり、従業員個々の成長につながる機会の提供に役立てたりなど、一段上の使い方を目指したいです。そうすることで人事部としての価値をさらに高めていきたいと考えています。

皆さんの素敵な想いが伝わってきました。少しでもSmartHRが貢献できると嬉しいです。本日は貴重なお話をありがとうございました！

※掲載内容は取材当時のものです。