情報の領域で発生する課題解決に向けて投稿モニタリングやネットいじめ対策、ソーシャルアプリのカスタマーサポートなど、カスタマーリレーション事業を展開するアディッシュ株式会社。

事業拡大に伴い従業員数が増える中、少数精鋭で対応している労務担当者の負担が大きくなっていることに課題を感じていたそうです。

SmartHR導入後の変化と同社内での位置づけについて、これまでの過程を振り返りながら伺いました。

小澤さん：人事や労務関連を担当しているのは人事総務部で、内訳は労務が3名、採用が2名、総務が1名、そこに私を加えて7名です。

小澤さん：社内の人事マスタとして活用しています。入社時の従業員情報収集にはじまり、給与明細、年末調整、社員名簿、最近では分析レポートも活用しています。

小澤さん：そうなんです。以前、御社のイベントに弊社取締役の杉之原が登壇させていただきましたが、その時に他社と比べて労務担当の人数が少ないことを知り驚きました（笑）。

弊社の場合、労務は社会保険加入をはじめとする社内外の手続きなどに加えて、給与計算も担当しています。そこまで含めてこの人数でできているのは、SmartHRあってこそだなと思っています。

田島さん：約2年前のことですが、当時SmartHRを導入していなかったら従業員数が増えた今頃は大変なことになっていたと思いますね。

※1 2020年取材当時の人数

小澤さん：弊社は、当時の親会社から分社化して会社設立に至った関係で、新しい体制に合ったサービスの導入を検討していました。

SmartHRはHR EXPOなどの展示会で認識していたこともあり、導入候補の一つとして選んでいましたね。

小澤さん：弊社はアルバイトスタッフが多く、数百名の入退社が頻繁にあることが特徴です。
書類の受け渡しや社会保険事務所への手続きが相当な作業量になっていましたので、担当者の書類作業の負担を軽減できるサービスを探していました。

小澤さん：他社サービスとの連携の柔軟さが魅力でした。最終的に3社の中から選びましたが、他社の場合、同じ会社の給与計算ソフトを併せて使う設計になっていて、その後の選択肢が狭まってしまう印象がありました。

その点SmartHRであれば、もともと使用していた給与計算ソフトをはじめ、既存で使用していたサービスを入れ替えることなく利用開始できたのが大きかったですね。

小澤さん：弊社では、採用管理やタレントマネジメントツールについて、昨年末から見直しと入れ替えを進めているんですね。その際の重要な判断軸の一つが「SmartHRと連携しているかどうか」になっています。

それぞれ機能の一つとして他社の人事サービスを活用しながらも、SmartHRにはそれらをつなぐ人事マスタとして中心的な役割を担ってもらっています。

田島さん：大幅な工数削減に繋がっています。弊社は仙台、福岡に運用センター、沖縄に子会社がありますが、入社手続きは各現場で行っているんですね。

これまでは、入社時に必要な書類はすべて手書きで記入してもらい、書類をスキャンしてデータを送ってもらっていました。中には文字が読みにくいものもあり、私たちが転記する際にはミスがないようにと苦労していたんです。

それが現在だと、新入社員にデータを直接入力してもらうことができる上に、画像としても添付されてきます。見間違いや記入ミスも減りましたね。

小澤さん：たとえば、SmartHRの給与明細や年末調整を使用する前は、給与計算ソフトの有料オプションを使用していました。給与明細が年間40万円、年末調整サービスもスポットで25万円かかっていましたが、その費用は丸々削減できています。

実際の作業リソースとしても、従来であれば年間を通して労務担当者1人分は必要なところを増員せずに済んでいます。

これまで、社会保険や雇用保険といった単純な書類作成時間に充てていたところを労務面談など、より細かな従業員対応に時間が割けるようになり、料金以上の投資対効果を実感しています。

小澤さん：機能改善のスピードは他社にはない早さだと感じています。

これまでにも様々なシステムを導入してきましたが、ユーザー側でもプロダクトの成長を実感できるようなサービスは、私が見る限り他にはなかったように思います。そういう意味では、導入後の2年間は一緒に成長してきたような感覚がありますね。

小澤さん：分析レポート機能ができるまでは、Excelのシートに従業員数や男女比、入退社数などの従業員数のデータを記入してイントラ内で管理していました。

定期的にデータを集計する必要があるのですが、その度にデータが複製されてしまうため、データの正確性や一元管理に課題がありました。

小澤さん：開いた瞬間に必要なデータがパッとわかりやすく表示されるのがいいですね！ 傾向や課題が視覚的に把握できるので助かっています。もちろんデータの一元管理ができているので、当初の課題も解決できています。

小澤さん：月々の従業員数の変動や人件費を把握して、採用活動上の無駄なコストの削減に役立てています。

外部機関への提出用資料の元データとしても活用することがあるので、ここを開けばすぐに最新のデータが手に入る状態はありがたいですね。

小澤さん：現在は労務担当者内で限定的に使っていますが、今後は経営指標の一つとして人事データを活用できるように社内での公開範囲を広げていきたいですね。

田島さん：SmartHRを利用する企業が増えることで、社会保険の手続きをはじめ、紙で行っていた作業が一気に効率化されると思います。そうすると、社労士の先生方も今まで以上により付加価値の高い業務に時間を割けるようになると考えています。

SmartHRさんは「従業員数30名以下なら無料」にされていますが、そういった意図も含まれているんじゃないかと解釈し、その世界観に共感と期待の気持ちがあります。

小澤さん：最近では、政府が掲げる働き方改革に伴い法令が変わることがよくあります。また、提出する書類も年々増えており、SmartHRを使うことで、業務効率化はもちろん、生まれた時間を活用して業務を見直し、法律に則った働きやすい会社づくりと向き合える、そんなきっかけを生み出すサービスであって欲しいですね。