大幅なコスト削減と従業員の利便性向上を実現。日本一効率的な人事総務へ

ヤマトホームコンビニエンス株式会社は、全国に広がるネットワークを基盤に家財・家電の配送設置サービス、単身者向けの引越サービスを提供し、顧客の「不便」を「便利」に変える事業を展開しています。

同社は、全国の事業所における人事総務業務のあり方を見直したことを機にSmartHRを導入。基幹システムとの連携を前提とした抜本的な業務改革により、業務効率化と社内コミュニケーションの変化を起こしました。

SmartHR導入の過程やその後の変化について、人事戦略部の小関取締役、手嶋マネージャー、加藤さん、飯田さん、篠﨑さんにお話を伺いました。

導入の決め手は「コスト削減効果」と「従業員の利便性」

SmartHR導入の背景を教えてください。

小関さん：始まりは2020年の11月になります。これまで全国各拠点において入社手続きなどの人事関連の申請業務が紙を中心とした運用となっており、作成・回収・各管理部門でのチェックに膨大な時間を要していました。この業務を根本から見直し始めたことが背景にあります。

効率化に取り組むなかで、各拠点で属人化している運用、人事担当者の計画的な育成、従業員へのサポート品質の差など、様々な問題が見えてきました。

そこで全国に11拠点あった人事総務部門を本社へと集約し、さらに人事労務システムの導入により業務の効率化と標準化を目指しました。

システム選定にあたり重視した点は何ですか？

小関さん：申請者と承認者、その間のコミュニケーションをいかに円滑にできるかを最も重視しました。というのも、以前までは従業員の入社手続き1つをとっても、現場、現場の上長、中間管理組織での確認、さらにその先と、いくつもの承認段階があり、完了までに非常に多くの日数が必要でした。

また、その過程で書類に不備が見つかった際にはさらに往復のやりとりが生じていたため、まずは申請フローの整備をはじめとした「管理職の負荷軽減」とその先の「従業員体験の向上」をいかに実現できるかがポイントでした。

さまざまな選択肢があるなか、SmartHRを選んだ決め手は何ですか？

小関さん：最終的には3社に絞り比較しました。結果、SmartHRでは業務効率化によるコスト削減が最も大きく見込まれる点、わかりやすい操作画面により従業員が迷うことなく手続きができる点が決め手になりました。

御社では、SmartHRとは別に基幹システムも併用していると伺っています。それぞれの役割を教えてください。

小関さん：いわゆる基幹システムと呼ばれる社員情報管理システムも利用していますが、それとSmartHRとでは役割が異なります。

SmartHRは従業員が日々直接触れる「フロントシステム」であり、そこから人事総務へと直接つながる「コミュニケーションツール」と認識しています。基幹システムと併用することで、人事労務にまつわるコミュニケーションをより円滑にする役割に期待して導入しました。

（小関取締役）

管理者からは喜びの声、組織のスピード向上にも寄与

現在、SmartHRではどのような機能を活用していますか？

小関さん：当初、課題の大きかった入社手続き・雇用契約や申請・承認機能、給与明細、文書配付といった人事労務管理機能にはじまり、現在では従業員サーベイや人事評価などのタレントマネジメント領域の機能に至るまで幅広く活用し、効果を実感しています。

導入後の変化を教えてください。

小関さん：定量的に最もインパクトがあったのは、全国の管理者70名強の申請業務にかかる時間が年間7,000時間短縮されたことです。

内訳は入社手続きにかかる時間が年間3,500時間、3か月ごとに発生する有期雇用のパート社員の契約更改が2,800時間削減。そのほか細かい時間短縮を含めると合計で約7,000時間。これは管理職1名あたり年間でおよそ100時間は削減できている計算になります。

導入以前の課題だった「管理職の負荷軽減」の成果がまさに表れていますね。

小関さん：そのとおりですね。それ以外にも、人事総務担当者による申請に携わる時間が年間600時間短縮といった効果も確認できています。人件費とペーパーレス化によるコスト削減効果は計り知れないものがあります。

手嶋さん：実はこれまで繁忙期での入社となると、書類の準備や手続きが間に合わずやむなく入社日を遅らせることもありました。本当は一番忙しい時期なのですぐにでも受け入れたかったのですが……。

現在はそういった状況も完全になくなり、各拠点の管理者からも「従業員を受け入れやすくなった」「パート社員の契約更新が滞ることがなくなった」など、喜びの声が多数届いています。

（手嶋マネージャー）

小関さん：定量以外にも大きかったのが、従業員と直接コミュニケーションをとれることによる変化です。

本社の人事総務担当と従業員が直接つながることで、これまで申請手続きのフローの過程にいた管理職の承認業務を極めて簡素化できたうえ、伝言ゲームのように指示が流れることもなくなりました。組織全体のスピード向上にも明確に寄与できていると実感しています。

人事評価は完了まで4か月→1か月までに短縮

そのほかの機能の活用状況も教えてください。

篠﨑さん：従業員サーベイについては、入社時と退職時に実施しています。集めた声はエリアごとの責任者にも徐々に展開し始めていて、採用後の定着率向上に役立てられるように対策を進めているところです。

サーベイのテンプレートもよくできているので、設問の一部を社内用語に置き換える程度の改変だけで利用できて重宝しています。下手にいじるよりは、専門家が作り上げた仕組みに素直に従ったほうが負担なく、それでいて早期によい結果を得られると考えて利用しています。

（篠﨑さん）

人事評価についてはいかがでしょうか？

加藤さん：人事評価については、実は以前まで利用していたシステムからSmartHRの人事評価機能に移行した経緯があります。旧システムは弊社のセキュリティ要件に適合せず、社内の各拠点で設置しているPCでしかアクセスできないという運用を余儀なくされ、課題が大きく残りました。

そのような背景もあり、利用する時間や場所に制約のないSmartHRの人事評価機能を利用することで従業員の利便性向上を図りました。申請手続きですでに従業員が慣れていたこともあり、スムーズな導入につながりましたね。

従業員の皆さんからの反響はいかがでしたか？

加藤さん：「場所や時間にとらわれずスマホでも入力・確認ができるので、以前と違って気軽に対応できるようになった」「メールで通知が届くので、上長からの細かい指示がなくても自分で評価の入力を進められた」といった声があがっています。

人事側の業務でいえば、人事評価の完了まで従来4か月かかっていたところ、SmartHRの人事評価機能を利用することで1か月までに短縮できました。

その要因としては、

※CS（カスタマーサクセス）

これらが大きな要因だと考えています。

（加藤さん）

小関さん：まだまだタレントマネジメント領域には着手しはじめたばかりですが、従業員情報の一元化による効率化とさらなるデータ活用にも可能性を感じています。

従業員との距離を縮め、日本一効率的な総務部門へ

最後に、今後の展望を教えてください。

飯田さん：SmartHRを利用することで、私たち担当者自身の知識が増えていっていることを実感しています。CS担当の方からのご案内をはじめ、ヘルプセンターやチャットサポートなど、改めて学ぶ機会が多いことに気づきました。今後も学びながら利用させてもらいたいと思っています。

（飯田さん）

篠﨑さん：従業員サーベイのさらなる活用をとおして、従業員満足度の向上に貢献していきたいですね。回答率向上への取り組みや新たなサーベイの実施など、まだまだできることは多くあると考えています。

手嶋さん：毎年のように法律や制度が変わるなかで、SmartHRさんが随時キャッチアップして結果や対応方法を案内いただけるのは心強いなと感じています。5年後、10年後もさらに便利になるよう期待に応えていただけると思っています。私たちもそこに乗り遅れないように対応していきたいですね。

加藤さん：改めて、従業員の皆さんとの「ダイレクトコミュニケーション」と「コミュニケーションスピードの向上」がSmartHRを通じて得られた最大の価値だと思っています。今後も効果的に活用しながら従業員の皆さんにとって、人事総務がより身近で頼れる存在になれたらと考えています。

小関さん：私はこのチームを作って以来、一貫して「従業員の皆さんとの距離を縮めること」を究極の目標に掲げてきました。管理職の方々や従業員の皆さんとのコミュニケーションが円滑になっていく過程に手応えを感じるうえに、この先ではさらに従業員が一枚岩となり会社が大きく前進していけるイメージを描いています。

SmartHRの導入がその第一歩であり、気づけば、その先で私たちが「日本一効率的な人事総務部門」になるのも夢ではない……そんな野望を抱ける部署にしていきたいと考えています。

素敵な野望ですね。引き続きSmartHRがご支援できるよう改善を進めてまいります。貴重なお話をありがとうございました！

※掲載内容は2023年8月取材当時のものです。