タイムシート回収を2営業日短縮。個の人生を支援する組織づくりを推進

(左から、専務取締役 愛甲 祐也さん、専務取締役 土屋 寿和さん)
(左から、専務取締役 愛甲 祐也さん、専務取締役 土屋 寿和さん)

エールスペック株式会社は、人と企業をつなぎ、社会の発展に貢献するための人材サービス事業を行っています。これまでの「人材派遣」とは異なり、従業員を正社員として雇用・教育し、各々が持つ可能性を引き出し活躍できる場をつないでいく新しい人材サービスを展開しています。

「従業員のキャリア支援のためには、コミュニケーションの時間がもっと必要。」そう語るのは専務取締役の土屋さん。本来取り組むべき業務への時間を創出するために、SmartHRがどのように支援しているのか、その背景や活用についてお話を伺いました。

雇用契約手続きが煩雑化、紙での運用に限界を感じていた

SmartHR導入に至った背景を教えてください。

愛甲さん:エールスペックは、人材派遣という仕組みを活用した新しい人材サービスを提供しています。従業員は取引先企業にて就業するため、入社手続きに必要な契約書類が通常より多くありますが、これまで紙で手続きを行っていたことで時間がかかっていました。また、近年入社者が増加しており、「これは中長期的に見ると業務が回らなくなるな」と思ったのが導入を検討した背景です。

専務取締役 愛甲 祐也さん

その中でSmartHRを知ったきっかけは何だったのでしょうか?

土屋さん:あるカンファレンスでSmartHRのお話を聞いたのがきっかけです。私は採用に関わる情報収集で参加したのですが、今後雇用関係も複雑化する中で、「従業員を中心に考えたサービスを展開されていく」という話を聞き、興味を持ちました。

経営で大事なのは事業の拡大だけではなく、採用した方の雇用を安定させ、待遇を良くしていくことだと思っていましたので、すぐ問い合わせしましたね。

従業員も運用担当も「直感的に使いやすいこと」が導入の決め手

SmartHR導入の一番の決め手は何だったのでしょうか。

愛甲さん:実際に操作したのですが、従業員側からも管理画面側からも「使いやすい」ことが導入の決め手です。人事労務のサービスで何か設定したいことがある場合、仕組みが複雑なことが多く、難しいイメージがあったのですが、直感的に操作しやすいと思います。SmartHRはシステムのプロでなくても「こうしたらできるかな」とスムーズに操作できるところが良いですね。

土屋さん:従業員情報の管理や申請機能などを使えば、これまでやりたかったことを実現しつつ、さらに色々な使い方ができそうだと想像できたのも大きかったです。

専務取締役 土屋 寿和さん

インターバル助成金の申請も同時に行われていましたが、スムーズに進みましたか?

愛甲さん:業務効率化を図るためにSmartHRを導入し、従業員の負担を軽減しますという形で手続きをしましたが、問題なく申請できました。一部SmartHRの担当の方にもサポートしていただいてとても助かりました。

タイムシートの回収作業を2営業日短縮、SmartHRをコミュニケーションの中心へ

SmartHRを通じてタイムシート(※)を回収されていますが、これは導入前から考えていた活用方法でしたか?

※タイムシート・・・取引先で働く従業員の勤務実態が記載された勤務表

愛甲さん:いえ、導入してから約半年後から活用しはじめました。社内イベントの出欠をとるためにSmartHRの申請フォームを活用したら、意外とみなさんの回答が早く集まったことがきっかけでしたね。そこからヒントを得て、タイムシートの回収にも活用するようになりました。

これまではどのように集めていたのですか?

愛甲さん:各社で働く従業員の皆さんからFAXかメールで集めていました。メインで従業員をフォローする担当の人数と、メールとFAXの掛け合わせで、8通りくらい報告ルートがあったんですが、それを全てSmartHR上に送ってもらう形になったことで、ルートが1つに統一され、とても楽になりました。

具体的には、これまで5営業日かかっていた作業が3営業日で出来るようになり、2営業日短縮されました。同じように紙で配布していた給与明細もSmartHR上で配布することで効率化されています。従業員情報をSmartHR上で1つにまとめられるようになったのは便利ですね。

SmartHR上に従業員情報を一元管理することで、特に感じたメリットはありますか?

愛甲さん:コミュニケーションが楽になりましたね。これまでは事務担当から直接ではなく、各フォロー担当を通して従業員本人に伝える必要があり、時間も手間もかかっていましたが、SmartHR上で直接従業員と情報のやりとりができるので、コミュニケーションツールとしても価値があると感じます。また、社会保険の加入手続きなどは今も社労士さんにお願いしていますが、SmartHRにログインして直接見てもらっているので、社労士さんとのやりとりが大幅に楽になりました。

コミュニケーションツールとしての価値も感じていただけるのは嬉しいです!

愛甲さん:従業員の就業先がバラバラなので、一回のやり取りがいかにスムーズに進むかが大事なんです。会社からの重要な伝達事項をSmartHRを見れば確認できるようになるのは、情報を平等かつ同じスピードで届けるという意味ですごく大事ですね。

1つの手続きにも想いを乗せ、「個」を支援する組織づくりを推進

業務の効率化によってできた時間を活かし、今後どんなことに取り組んでいきたいですか?

土屋さん:従業員が安心して自分の可能性を信じて挑戦できる環境づくりとその挑戦に対する支援に時間を費やせたらと思っています。入社の際もただ手続きをするのではなく、管理側のメンバー全員が新入社員と接し、お互いのことを理解する機会を設けるようにしています。やはり相手が見える方がその後のコミュニケーションも深まりやすいので。

今はコロナ禍の影響で、以前と比べると対面でのコミュニケーションの機会を増やすことが難しいですが、仕事の役割だけでなく、どんなことに挑戦したいのか、どんなキャリアを歩んでいきたいのか、個人に寄り添い、いかに支援できるかが重要だと思っています。

愛甲さん:従業員一人ひとりが自分に合った職場を見つけ、自分の持っている能力を最大限に発揮できる環境に出会うための手段の一つとして派遣の仕組みを活用しているだけで、従来の派遣業をしている感覚はありません。そのため、従業員に対しても、エールスペックの正社員としてお取引様で就業している自覚と意識付けは強く持たせるようにしています。ですので、これからもSmartHRを中心に置いたコミュニケーションをとっていきたいと考えています。

SmartHRは、顔と名前を一致させながら事務作業を進められるのでいいですよね。紙でやっていたら、提出された紙を見て、書かれた内容にそって処理するだけになりがちです。SmartHRで顔写真を見て、一つひとつのやりとりにちゃんと想いを乗せていきたいなと思います。

従業員一人ひとりの人生を応援していきたいという想いが伝わりました。お話しいただきありがとうございました!

導入事例 一覧

エールスペック株式会社

社名
エールスペック株式会社
業種
人材・派遣
従業員数
130名
(2020年10月時点)

TOPICS
・雇用手続きの煩雑化に対応するため導入
・「直感的に使いやすいこと」が導入の決め手
・タイムシートの回収作業を2営業日短縮
・「個」を支援する組織づくりを推進
SmartHRを
無料で試してみる

お役立ち資料集

仕事の無駄よ、さようなら。

ご不明な点はお気軽にお問い合わせください。
専門スタッフがさらに詳しく機能についてご説明いたします。
また、SmartHRは15日間無料SmartHRは15日間無料でおためしいただけます。