150以上の拠点で入退社手続きが即日で完了。従業員の負担も改善

毎月の入退社手続きに多大な時間と人員が必要だった

導入前に、課題に感じていたことを教えてください。

但井さん：平均すると毎月約100名が入社しており、入退社者数がかなり多く、入社書類や労働条件通知書、退職届などの書類の作成・準備・配布・回収・ファイリングなどの業務に人員と時間をかなり要していました。また、社会保険や雇用保険なども紙で手続きし、ハローワークへ行く手間もかかっていました。特に月初は給与計算の作業もあるため、これらの手続きの効率化が課題でした。

入退社手続きのペーパーレス化だけでなく、年末調整の電子化、電子申請を活用できる点が導入の決め手

そのような課題解決のために、SmartHRの導入を決めた理由は何だったのでしょうか？

但井さん：ペーパーレス化だけでなく、年末調整の電子化、電子申請の活用によって、業務効率化がより進められることです。他社サービスとの比較もしましたが、SmartHRならこれらがうまく進みそうだと思い、導入を決定しました。

拠点数が150以上ある中で、導入をスムーズに進めるために工夫されたことはありますか？

但井さん：従業員へは、マニュアルを作成して従業員に配信しました。また、各事業部の本部・事務局部門へ協力をお願いし、現場で働く従業員一人ひとりに周知が届くようにしました。

1週間かかっていた入社書類配布が即日で完了。保険証も早く渡せるように

導入後に実感された効果を伺えますか？

但井さん：入社してから入社書類を配布するまで、早くても1週間はかかっていましたが、即日でSmartHRへの招待ができるようになり、かなり短縮されました。また、社会保険・雇用保険加入手続きも、本人が登録してから2営業日以内には申請が可能になりましたので、保険証の到着も早くなったと感じています。

保険証が早く手元に届くのはとてもありがたいですね！ その他、従業員との手続きで効果を感じたことはありますか？

但井さん：労働条件通知書など、雇用契約の更新にかかっていた時間も短縮されました。定期的に必要となる契約更新作業も、書類作成・印刷・押印・郵送と、作業に1週間以上かかっていましたが、3営業日程度で完了できています。導入後は様々な業務の効率化が進み、本当に助かっています。

わかりやすい文章と簡単な操作で従業員の手間も改善

従業員の方からの反応はいかがでしょうか？

但井さん：入社書類の配付や回収の手間が減ったとの声をいただいています。年末調整の時も、自分で書く手間が減り、アンケートに答えるだけで書類が完成するので、操作が簡単でわかりやすかったそうです。

ありがとうございます！ 管理者側の操作画面はいかがですか？

但井さん：管理する側も、従業員側も、わかりやすい文章と簡単な操作方法だけで業務を進められるのが良いですよね。ヘルプセンターやチャットでの問い合わせ対応にも助けられています。データの汎用性の高さ、顧客の要望を汲んだ仕様変更や機能の追加など、対応の早さも素晴らしいと思います。

さらなる業務効率化を推進、メンバー全員が統一したレベルで業務を進めていけるように

最後に、これから新たに取り組みたいこと、目指していることを教えてください。

但井さん：入社、退社、保険関係、労働条件通知書、すべてにおいて作業時間が短くなったことにより、1人あたりの作業量が減りました。効率化によって生まれた時間を、業務フロー作成や月次決算の準備、RPA導入推進など、さらに業務効率化を進めるための時間に使える体制になりました。

今後のミッションは、属人性を解消し、課のメンバー全員が統一したレベルで業務を進めていけるようにすることです。また、会社からの重要な情報を全従業員に漏れなく届けられる仕組みづくりを目指しています。そのために、SmartHRを活用してもらうためのより詳しいマニュアル作成、SmartHRからの配信方法を検討していきたいです。

メンバー全員でさらに業務改革を進められるよう、支援してまいります。お話を聞かせていただきありがとうございました！