SmartHRは全社DX推進の第一歩。働きやすく誇りをもてる会社へ

給与明細、年末調整をペーパーレス化し、人事データを一元管理したい

SmartHRを導入した背景について教えてください。

玉岡さん：給与明細配布や年末調整の紙運用が課題でした。人事データもExcelに入力されていたり紙で管理されていたりと、管理手法がバラバラだったんです。

「これらを変えなければならない」と危機感をもっていたところ、技術本部が全社DX推進の中心的な役割を担い、笠谷がプロジェクトメンバーに加わってくれました。

笠谷さん：全社的にDX推進に力を入れるようになり、新たなシステムを導入していくことに前向きな流れができましたね。

玉岡さん：そんななか、2019年の秋ごろ人事メンバー全員でさまざまな展示会に足を運んで情報収集していたところ、SmartHRに出会いました。

法改正の多い人事労務業務に対応できる「開発スピード」が魅力

導入の決め手を教えてください。

宮田さん：人事部門とIT部門双方の視点で検討しました。2、3社他のサービスも比較しています。そのなかでSmartHRは人事データの一元管理、給与明細のペーパーレス、年末調整の簡素化の3点が同時に解決できたのが導入の決め手です。

笠谷さん：システム部門の立場でいうと、SmartHRの開発スピードの早さに非常に魅力を感じました。人事労務業務は法改正が多く、e-Govもインターフェイスがしばしば変わります。そのため、常に最新の状況に対応したサービスが使えるのは大きなメリットでした。

オンプレミス型のシステムにすると、社内にサーバを置き、バージョンアップに対応するための運用コストがかかります。一方で、クラウド型ではシステム部門として運用コストがほぼゼロに近い状態で対応スタートできるため、DX推進のスピードも上がりますよね。

不安だった年末調整や給与明細の配布も想定以上にスムーズに進む

導入はスムーズに進みましたか？

宮田さん：年配の方や操作に不慣れな方、スマホなどを持たない方もいますので、フォロー体制を手厚くしました。操作の動画マニュアルの配布、説明会の実施だけでなく、各所属長にも協力してもらっています。

給与明細の印刷を希望する方には共用のパソコンを各工場の事務所に置いて活用してもらいました。

当初の課題だった年末調整や給与明細配布のペーパーレス化を実施して、いかがでしたか？

今本さん：これまでは印鑑だけ押して提出する方も多かったのでとまどった方もいたと思いますが、無事対応できました。データの紐付けなどに苦労した部分はありましたが、来年は今回入力したデータが保存されているため、より簡単になると期待しています。

これまでは記入すべき箇所を空欄で提出する方もおり、書類を戻してやりとりする手間がかかっていましたが、今年はほとんどなくなって楽になりました。

宮田さん：SmartHRの年末調整はアンケート形式で回答するので、社員も順番に回答していけば終わりますよね。その質問にも「ヒントメッセージ」を加えてあらかじめ疑問に思うことへの回答例を表示できますので、社員からの問い合わせも少なくなったと思います。

（年末調整画面に表示できるヒントメッセージイメージ図。右側がヒントを表示した画面。）

玉岡さん：年末調整、一番心配していたんですよ。ですが、蓋を開けてみれば大成功。本当にプロジェクトメンバーの皆さんが頑張ってくれたと思います。社員さんも、「こういうのについていかないと取り残されてしまう」という思いで協力いただいたお陰ではないでしょうか。

それはよかったです！ ありがとうございます。

今本さん：給与明細の配布も同様です。印刷後に、内容を読み合わせながら確認し、封書する作業に1時間はかかっていましたが、5〜10分で終了し、かなり効率化が進みました。

玉岡さん：これまで海外赴任者は通常の社員と異なる手当があるため、給与明細を別で作成していたんです。

SmartHRでは手当などの項目が自由に設定できるので、給与明細作成業務も一つにまとめられるようになりました。海外にいる方へ別のメールを送信する手間が省かれ、SmartHRを見てもらえばよくなったのでラクですね。

なるほど、そんなケースでお役に立てたんですね！ 嬉しいです。人事データの一元管理についてはいかがでしょうか？

今本さん：今までは紙で申請してもらっていたのですが、住所変更など数十種類ほどあったんです。それをSmartHRの申請・承認機能でまとめましたので、社員の手間も減ったと思います。

宮田さん：当初の課題の1つだった人事データの一元管理は一歩前に進んだと思います。社員の情報が見たい場合に、いろいろな資料を見ながら確認していたのをSmartHRにまとめられました。

今本が話したような各申請もSmartHR上でなされることが増え、社員に浸透した実感もあります。

ありがとうございます。笠谷さん、システムに関わる側からSmartHR導入後に感じたことはありますか？

笠谷さん：社内でパソコンを使わない職種の方がいるなかで、それでも全社でDXを進めなければならず、全員が変化を求められていました。

給与明細や扶養追加などの情報変更は、社員にとって一番身近なテーマで取り組みやすい分野だと思います。だからこそSmartHR導入を成功させたいという想いは人一倍ありました。全社でのDX推進の本当に第一歩です。

「蓋を開けてみれば大成功でした」と人事部門の方に感じていただけたのは本当に嬉しいです。

働きやすく、誇りに思える会社のために支援する人事グループでありたい

最後に、今後取り組みたいことをそれぞれ教えてください。

今本さん：社内では私も年配層に入り、電子申請などは触りづらい印象がありましたが、効率化が進むことで大変な作業がなくなるメリットは大きいと感じました。労務以外の場でももっと進むといいなと感じています。

宮田さん：SmartHRでは、オンライン雇用契約・文書配付機能をさらに活用したいですね。会社全体に業務改善の波がさらに広がるためには、いかにSmartHRを活用するかが大事です。

デジタル化には得意不得意があると思いますが、会社が「DXを推進しよう」と方向性を明確にしたからには、人事グループとしてそれを支援できる立場でありたいです。

弊社はものづくりの会社で、デジタル化を苦手としている部分もありましたが、うまく得意分野に変えていけるとよいですよね。

玉岡さん：人事労務業務はまだ手作業の部分が多く、属人的な進め方も変えなければなりません。人事グループの皆さんにストレスが溜まらないよう、残業も減らして楽になってほしいですね。

社員さんが働きやすく、誇りに思える会社のためにバックアップするのが人事の使命だと思いますので、それに徹する体制をつくりたいです。

笠谷さん：全社のDX推進ロードマップのなかには、人材マネジメントや人材活用といったフェーズが含まれています。

まずは今の人事部門で業務効率化を推進し、つぎに蓄積されたデータを活用していくフェーズがきます。そのときにSmartHRに蓄積された情報を活用できるといいですね。

SmartHRさんには人事労務業務を支えるプラットフォームとして、これからも進化してもらいたいです。

安永は伊賀市からグローバル展開しながら、地元も大切にし、地域と密着した会社であるといいなと思っています。この地域に魅力を感じ、安永で働いてくれている。そんな社員が多くいる会社にしたいですね。

会社に対する素敵な想いを聞かせていただきありがとうございました！ SmartHRが引き続き支援できるよう今後も開発を進めてまいります。