こんにちは。 SmartHR カスタマーサクセスチームの村田です。SmartHRの人事評価機能をご活用いただいている企業へインタビューを行なう「活用事例インタビュー」。今回は、アプリプラットフォーム「Yappli（ヤプリ）」を提供する株式会社ヤプリさまへインタビュー。以前は他社様の人事評価システムにて運用されていた同社が移行に至った背景や現在のご状況について、お伺いしました。

倉田さん：実は、SmartHRの人事評価機能を導入するまではいろいろなシステムを使用していました。

倉田さん：Google スプレッドシートとGoogle フォームを併用して評価シートを作成していました。柔軟で便利なツールなので一定の従業員数までは問題なく運用できていましたが、評価シートを数十名分作るようになってからは、それぞれ必要な情報だけを関数で切り取って権限を付与する作業が大変でした。​

倉田さん：そうですね。運営は少人数で、センシティブな情報を複雑な関数で組まなければならない不安もあり、限界を感じました。セルの上限数も近づいていてシート自体が重くなって「読み込みに時間がかかる」「表示されない」等のクレームも出ていたので、人事評価システムの導入を決意しました。

倉田さん：Google スプレッドシート時代の課題が解決し始めてほっとしていたのですが、私たちが求めている評価シートかというと、十分に満足できない部分がありました。

倉田さん評価のフォーマットが決まったものしかなく、そのフォーマットを自社用に改編する作業が難しくて。あと「これは誰に見せたくて、これは誰に見せたくない」と細かな設定をしたかったのですが、制約がありました。

倉田さん：結局、補い切れなかった部分は過去に使っていたGoogle スプレッドシートを使って対応していました。

倉田さん：SmartHR主催のセミナーに参加して知りました。その後すぐ「デモを触りたい！」と連絡をして、初期のタイミングで使わせていただきました。

倉田さん：やっぱりSmartHRさん、わかりやすいなって。柔軟性の高さや直感的な操作が魅力的でした。あと、細かく権限の設定ができるところが「使える！」って思いましたね。

倉田さん：そうですね。フォーマットが非常に柔軟に作れることが伝わったので、SmartHRだけで実現できそうだと印象を受けました。

倉田さん：もともと評価者や被評価者がSmartHRユーザーなのでUIのわかりやすさが好評だったこともあり、「人事評価がもっとしやすくなるのでは！」と期待されつつ理解を得られました。

倉田さん：年末調整がSmartHRによって効率化した感動をみんなが味わっているので、「あの感動体験を人事評価でも味わいませんか！」と説得したのを憶えています。

倉田さん：フォーマットを自由に作成できたので、柔軟な評価シートが作れて期待どおりでした。

倉田さん：2回目の実施が終わりまして、問い合わせ件数が過去一番の少なさでした。

倉田さん：多いときは毎日、少なくても2日に1回ペースでじゃんじゃん来ていました。Google スプレッドシート時代は「データが消えたので見てください」がとくに多かったですね。

他にも、「間違ったところに評価を入力してしまった」「見えてはいけないところに評価が反映されてしまった」という相談もありました。

倉田さん：「どのシートを見ればいいの？」「どこに評価を書いたらいいの？」といった相談がとても多かったですね。SmartHR人事評価にしたことで、こういった問い合わせが減ったのは、使いやすくなった証拠かなと。

倉田さん：評価テンプレートを作成してプロジェクトに読み込みをした後、当初はテンプレートの変更が不可能だったため、運用開始後に手入力ですべて作り直しを行ないました。そのことをSmartHRのサポートの方へ相談したんです。すると、なんと、次の評価が始まる前に爆速で改善していただけたんです。一番ネックだった部分が解消でき、また「意見をもとに改善できました！」とご連絡いただけて感動しました。

前回のシステムは問い合わせた後にかなり時間がかかってしまったので、すぐに改善いただけたことで、信頼感が生まれました。ずっと使い続けたいですね。

倉田さん：まずは人事評価システムを用いて、よりよいマネジメントに活用していきたいです。評価システムがシームレスで直感的な操作方法だと、「評価すること」に注力できると思います。

システム操作に時間を費やすのではなく、評価結果をもとに次の組織検討や、それぞれのパフォーマンスをより発揮する戦略に時間をかけたいです。評価のための評価というより、人材活用するための評価をしていきたいですね。