株式会社ワークメイトは、福岡県を拠点に、労働者の派遣や就労移行支援など複数の事業を展開しています。

多彩な派遣先を抱える同社は、人材派遣に伴う契約書における文書配付業務の効率化を目的に、2023年4月にSmartHRを導入。一度は解約に至ったものの、あらためてSmartHRの活用をスタート。再導入された現在は、ペーパーレス化だけではなく、生産性向上に向けた取り組みを加速させています。

これまで抱えていた課題や、SmartHRの再契約に至った背景について、代表取締役の吉髙さん、労務担当の福田さんにお話を伺いました。

吉髙さん：大きく2つあります。1つ目の課題は、文書配付に大幅な工数と時間がかかっていたことです。弊社は派遣事業を営んでおり、非常に短いスパンでの雇用契約の締結が求められます。多い時には配付先が月50名ほどになることも。郵送コストをはじめとした、関連業務の工数が大幅にかかっていました。今でも2か月に1回のペースで、約30名を対象に契約書を送付しています。

2つ目の課題は、配付した契約書が返ってこないことです。回収率が悪く、場合によっては派遣先に出向いて回収することもありました。これは雇用契約に限らず、さまざまな書類でも起こりがちでした。

ほかにも、クラウド管理している書類以外を参照する際は、紙の書類を1枚ずつ見ていく必要があり、非常に大変でした。

吉髙さん：やはり入社対応ですね。弊社は、派遣事業以外にも運営している事業があり、アルバイトから正社員まで所属しています。雇用形態に応じて入社手続きの内容を変えなければ回収率が下がってしまうケースがあり、それぞれに適した書類内容が求められていました。

また、アナログな入社対応では非常に手間がかかっていて、なんとかならないかと考えていました。

吉髙さん： 候補に上がったサービスはいくつかありましたが、必要な機能や予算から検討して、候補から外した覚えがあります。SmartHRは、文書配付に強みがあり、かつ労務管理などの周辺機能も提供していたため、導入を決めました。

吉髙さん：文書配付にかかる時間が、圧倒的に減りました。進捗管理もしやすく、書類の回収漏れもなくなりましたね。

以前であれば、通常業務に取り組むなかで、どうしても書類の回収状況に気を配れませんでした。導入後はSmartHRを見れば、返送漏れの方が一目でわかるようになりました。書類のやり取りがスムーズになったことで、ほかの業務も停滞せずに進行できるようになり、心理的負担も減ったように感じます。

吉髙さん：労務担当の福田さん自身が積極的にSmartHRを使いこなし、「よさ」を実感したうえで広めてくれています。従業員の方々も、使ってみてよいなと感じられれば、自ずと導入は進むと考えています。説明会を実施するよりも、まずは価値を実感できるようにアプローチしています。

吉髙さん：まだ、入社手続き関連の改善に取り組んでいる状況です。そのため、従業員の方々が労務管理まわりを担当する機会はほとんどなく、直接反応を得られているわけではありません。ただ、有給申請がしやすくなったなど多少の変化は感じてもらっているかもしれません。

吉髙さん：せっかくSmartHRというよいサービスがあるにもかかわらず、社内で十分な活用ができておらず、ややオーバースペックのように感じていました。結局システムを導入したところで、みんなが継続して利用できないと意味がありません。

無理にSmartHRを使い続けるよりも、弊社にあったほかのサービスを導入したほうがよいのではないかと感じ、解約に至りました。

福田さん：そうですね。私自身、SmartHR導入後に労務担当になったのですが、解約後は従来のとおり、紙でのやりとりに戻ってしまいました。書類の回収に関しても手間と時間がかかり、管理の負担も増えた印象がありましたね。

他にも、SmartHRを利用していた頃は、そこで取得した情報を外部の給与計算ソフトにAPI連携で移していたのですが、再び手入力に戻ってしまったんです。ミスが発生しないよう細心の注意を払う必要がありましたし、本来なら別業務に使えたかもしれない時間がなくなってしまったように感じました。

吉髙さん：SmartHRを導入し続けたほうがコストパフォーマンスがよいと思い、再び導入を決めました。福田さんがすごく大変そうにしていて、SmartHRを早く導入したいという想いが社内に伝わった部分もあるかと思います。

福田さん：SmartHR解約後は、コストをあまりかけないようにe-Govによる電子申請を試すなど、さまざまな代用案を試してみたのですが、やはりSmartHRに戻ったほうがもっと効率がよいのになと思っていました。

吉髙さん：SmartHRがなくなることで働くモチベーションが下がってしまうくらいなら、戻さない手はない、と思ったことも再契約に至った一つの大きなきっかけになりました。

もともとSmartHRに対して、使いづらいといった不満はほとんどなく、宝の持ち腐れによるもったいなさを感じていました。むしろ、これまで使用していたSmartHRを失ったことで、圧倒的によい機能だったのだと気づかされました。

手前味噌になりますが、福田さんが非常に優秀で前向きに取り組んでもらっているんです。現在は彼女にSmartHRの活用を推進してもらっているので、社内でもスムーズに利用が進んでいます。

吉髙さん：もともとよいイメージがあったので、SmartHRを再導入した後も印象に変化はありませんでした。「戻れてよかった」「使えてよかった」という気持ちのほうが大きかったです。

福田さん：労働保険における、保険料の年度更新手続きを届出書類機能で電子申請できるようにしていきたいです。また今年度からは、年末調整にも活用していきたいと考えています。

SmartHRを再導入してから、スマートフォン向けアプリ「SmartHR」などさまざまな新機能が増えているので、弊社で活かせる機能を勉強しながら活用していきたいです。

吉髙さん：さらなる業務の効率化を図って、1日6時間の作業で済むなど可能な限り労働時間を短くしていきたいです。それらを通して、今後は在宅でも働けるような環境も整えていきたいですね。

福田さん：労務未経験で本ポジションについたので、今後も知識を蓄えて、まずは基本的な労務管理を滞りなくしっかりとやっていきたいです。

SmartHRのようなシステムを動かすことが好きなので、効率よく活用して、もっと従業員にもSmartHRのよさが伝わるようになるといいなと思っています。