『ブルーベリーアイ』を代表としたサプリメントの商品企画・販売や、健康に関わる書籍の販売を手掛ける株式会社わかさ生活。コロナ禍のなか、労務担当者も在宅勤務ができるよう、ペーパーレス化を推進。効率化によって生まれた時間で、人事労務業務だけでなく商品の企画～販売にも携わるようになったそうです。

SmartHRの活用方法、導入後の変化について、労務チームの徳田さん、中山さんにお話を伺いました。

徳田さん：人事労務業務で扱う紙が多く、煩雑化する業務の改善が必要だと感じていました。年間約4,000枚の書類を扱うため、保管場所にも困っていたんです。

そこで、「会社全体で業務フローを見直そう」という動きが生まれ、業務効率化に取り組み始めました。新型コロナの影響で全社的に在宅勤務にシフトしましたが、私たち労務担当は押印のために出社する必要がありましたので、人事労務業務の見直しは急務であると感じていました。

中山さん：入退社手続きや年末調整を紙で運用しており、印刷や配布、内容の確認に手間がかかっていました。

弊社は女性が多い会社で、育児休業を取得する方が多いです。雇用形態もさまざまで、退職後に業務委託契約を結んで働いている方もおり、多様な働き方に対応できる環境があります。そのため、あらゆる手続きをスムーズに進めたいと考えていました。

徳田さん：毎月一定数入社される方がおりますが、多い時は月に10〜20名入社することもあります。とくに4月は新卒入社の方が多いですね。育児休業を取得する方、復職する方は年に10名前後、ご家庭の事情で働き方を変更する方もいます。

徳田さん：直感で操作しやすいところですね。SmartHRは人事労務担当者のかゆいところに手が届く設計になっていると感じます。従業員が使いやすい操作画面なのもポイントでした。

以前、別のシステムで導入時につまずき、うまく活用が進まなかったことがあるんです。そのため、ヘルプページやSmartHRスクール、チャットサポートなどの支援体制がしっかりしているのも心強かったです。

徳田さん：約2週間かかっていた入社手続きは、1時間ほどに短縮されました。これまでマイナンバーや雇用保険の被保険者証、年金手帳のページをコピーし、さらに手入力していたのですが、アップロードされた画像をチェックするだけでよくなり、非常に助かっています。

個人情報を紙で受け取ることにより、紛失による漏洩のリスクもありましたが、データで管理でき、閲覧権限をもつ方だけが閲覧できるので安心ですね。

これまでは押印のために出社する必要がありましたが、在宅勤務で対応できるようになりました。会社としても、「働き方を考えよう」という動きがあります。今後は在宅勤務だけでなく、サテライトオフィスを設けたり、海外の方とつながりやすくしたり、新たな働き方についても検討できるとよいなと思っています。

中山さん：年末調整の時間も約140時間ほど削減され、かなり効率化が進みました。書類の保管場所に困るようなこともなくなりましたね。

徳田さん：はい。会社のメールアドレスを持たないアルバイトの方は個人のメールアドレスを登録する必要があったので、丁寧に導入を進めました。

入社手続きから段階的に進め、従業員全体に説明会を開いて登録を促進しました。その時に、「業務効率化のため、600時間削減することが目標です。ご協力よろしくお願いします」と私たちの目標や熱意も伝えましたね。

徳田さん：全社的に業務効率化を進めていましたので、きちんと効率化が進んでいるかどうか、定期的に業務時間を算出して効果測定していました。

さらに、これまで紙で運用していた身上変更手続きもSmartHRに集約しました。これまで身上変更に必要な帳票が19種類くらいありましたが、すべてSmartHRで申請できるようになり、ラクになりましたね。

紙の印刷や上長のハンコが不要になりましたので、従業員のみなさんから「便利になりましたね」というポジティブな反応をいただいています。

中山さん：手書きでの申請に比べ、誤字脱字や記入漏れが減り、画面上での確認もしやすいですね。

徳田さん：これまでは人事労務業務のみでしたが、2021年の4月から、自社の好きな商品を担当することになり、仕事の幅が広がりました。弊社の従業員は、自社の商品を好きな人が多いんです。私も『わかさの鉄』が好きで、「ぜひ担当したい！」と手をあげたところ、担当できることになりました。

中山さん：私は『わかさのマルチビタミン』を担当しています。売上に貢献するために何ができるかを考えたり、若い人からも色々教えてもらったりして、とても充実しています。

中山さん：今までは人事労務業務だけでしたが、事業に関わることで現場の視点が生まれ、人事労務業務にもよい効果が生まれているように思います。目の前の人事労務業務だけでなく、「従業員に向けて何ができるか」を考えられるようになり、視野が広がりました。

徳田さん：人事労務業務だけを担当している時は、従業員や会社のことを「わかっているつもり」になっていたと思います。他部署の方と同じ目線で仕事することを通じて、一人ひとりの悩みや課題、会社全体の動きがより深く理解できるようになりました。

SmartHRはとても便利で業務効率化も進み、ミスも減りました。このようなシステムは「自分の仕事を奪うもの」ではなく、「自分の仕事の幅を広げるもの」だと思います。