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すでにSmartHRで人事・労務業務のペーパーレス化に取り組んでいた同社が人事評価機能の活用をスタートしました。SmartHRによって業務効率化された点や人事評価機能の活用シーンについて、人事部人事企画ユニットの西村さんに伺いました。

西村さん：以前は従業員に紐づく情報管理の場所が散らばっている状態に課題を感じていました。労務情報はSmartHR、人事評価や貸与しているPC、スマートフォンなどの端末管理はまた別のシステムで管理しており、従業員にとっても「自分の情報を参照するにはどこにアクセスすればよいか」がわかりにくい状態だったと思います。評価制度の運用も人事がメインで管理していないシステムを活用していたため、問い合わせがきてもすぐに対応できないケースも多くありました。

また、人事にとっても組織図の作成や評価シートの準備にも負担がかかる状態だったので、従業員情報を集約し独自で運用できる状態にしたいと考えていました。

西村さん：社内の情報システム部からも、SmartHR導入のメリットを感じてもらえたのは大きかったと思います。

弊社では新しくシステムを導入する前に、情報システム部にも事前に相談します。SmartHRの導入に関しても同様で、解決したい課題や、導入における懸念点などを情報システム部と一緒に検証を繰り返しました。検証の結果、人事情報の集約におけるメリットが大きいことで一致しました。

特に、情報セキュリティの観点から「従業員情報の集約化」は歓迎されました。その上で、弊社として実現したい世界観においては「SmartHR一択」という見解でした。

西村さん：実はシステムの切り替えに時間的な余裕があったわけではないんです。そんな状況でも、情報システム部の協力もあり、無事にSmartHRで稼働開始できました。

振り返ってみると、タスクスケジュール表を作ったのも大きかったと思います。導入して運用を開始するまでに何を準備しなければならないのかを整理し、期日を設定して進行しました。

途中で上長や現場の管理者への確認フェーズもあらかじめ設定し、使い心地や、画面の見え方などの意見を計画的に集められたのがよかったです。

また、ストレスを感じさせないSmartHRのUIにも助けられました。労務領域ではすでに利用が進んでいたため、社内でも「SmartHRらしいUI」には馴染みがあり、あまり抵抗感もなく触ることができたと思います。
私自身がシステムの切り替えから運用までをスムーズに取り組めたのもSmartHRのUI/UXだからこそだと思います。

西村さん：はい、評価シートの作成の工数が大幅に削減できました。弊社の評価シートはグレード毎に評価シートを分けているため、複数の種類の評価シートが存在します。

当たり前ですが、各グレードに対応した評価シートを従業員人数分準備する必要がありました。稀に異なるグレードの目標設定が提出されるケースもあり、従業員に対して適切な目標設定を促すコミュニケーションを含め、対応が煩雑化していました。

評価シートについてはSmartHRさんからシートを1種類に集約した企業さまの例を紹介してもらいました。ただ、弊社のようなシートを分けざるを得ない企業に対しても、一緒に向き合って、運用のアイデアを共有してくれて、非常にありがたかったです。

評価制度や仕組みに関しては今後も見直していきますが、SmartHRの導入後は3日かかっていた評価シートの準備などの業務工数が1日で終わるようになったのが嬉しいです。

西村さん：はい。SmartHR導入以前は人事評価が開始された後、各部署において、評価の進行ステータスを人事側は把握できませんでした。今では、SmartHR上でどこで評価の入力や確認が止まっているかを把握できるようになりました。

人事が評価の進行ステータスをすぐに把握できる状態になったことで、場合によっては人事側から、該当の部署などに積極的にコミュニケーションを取る体制も整いました。おかげで、全体的にスムーズな評価の進行に寄与していると感じます。

西村さん：基本的に「評価の入力に際して、困っていること」をヒアリングしています。コミュニケーションを取ることで、評価の入力自体がスムーズになるのは人事としても嬉しいところですが、入力の催促が主目的ではありません。

実は、「評価の入力が止まってしまう理由」には評価制度や運用自体を見直すヒントが詰まっています。適切なグレードが用意できていないのかもしれないし、基準のズレが生じているのかもしれない。人事側でヒアリングした「評価の入力が止まってしまう理由」を溜めておいて、振り返りの際に議論して、制度改革に反映する流れを作っています。

西村さん：人事としては労務領域においても、人事領域においてもSmartHRの効果を実感できていますが、まだ社内への浸透度には伸びしろがあると思います。従業員が従業員情報にアクセスするハードルを下げたり、社内から「SmartHRを使えばこんなことができるんじゃないか」という要望を受けるくらいにならないといけないなと思っています。

まず、今期は「従業員情報といえば、SmartHR」と社内にさらに浸透していけるよう、私自身取り組んでいきたいです。

その第一歩として社内制度の改定や従業員情報の価値向上においてSmartHRを活用し、社内に還元していきます。