STORES 株式会社は、個人事業者から中規模企業まで店舗を運営する方々にむけて、ネットショップ開設・POSレジ・キャッシュレス決済・オンライン予約システム・店舗アプリ作成など、お店のデジタル化を総合的に支援するサービスを展開している企業です。

同社では、まず2018年に労務システムとしてSmartHRを導入。その後、STORES の各サービスを提供していた傘下の事業会社・3社を統合、事業会社として一本化したことに伴って人事情報の共通基盤の構築が課題となり、2021年に人事評価機能を追加導入されました。

異なる会社組織の統合という大きな変化に対し、人事評価において抱えていた課題や、機能導入後の変化について、PX部門 カルチャー本部の高橋さんにお話を伺いました。

高橋さん：PXとは「People Experience」の略で、当社に関わる「人」の体験を向上させることが会社の成長へとつながる、という概念を表した造語です。

部門の機能としては、人事労務や採用だけでなく、IT（情報システム）や広報としての機能も持ちあわせています。

当社はミッションとして「Just for Fun」を掲げており、STORES というプロダクトを通じて店舗のオーナーさんがFun＝こだわりや情熱を追求できるよう支援しています。

PX部門では、STORES を届ける私たちの「組織」もまた、ある種のプロダクトであるという考え方を大切にしています。プロダクトを開発するように、必要な機能と実装する優先順位を決め、「Just for Fun を実現できる組織」を開発していくことを目指しています。

高橋さん：人や組織に関する情報が社内に散在しており、今のうちから整備しなければ、今後の大きな問題になると感じていました。

当社は2021年1月に親会社が事業会社3社を吸収合併しました。当然、合併前にはそれぞれの会社に異なるカルチャーがあり、人事制度もバラバラでした。私は2021年8月に入社して以来、共通の人事制度の構築や、その基盤となるマネジメント体制づくりに取り組んで来ました。

その取り組みにおいて課題になっていたのが、人事情報のデータベースの整備です。

当時はPX部門のなかで業務によってツールが分かれており、労務はSmartHRを、人事企画は別のツールを使っていて、それ以外にもGoogle スプレッドシートで管理している情報もありました。それらを従業員番号で照合しないと、社内のどこに・どのような人が・何人いるのかが把握できない状態でした。

これでは、PXとして何か新しい施策を進めるときに、分析データを集めるだけで多大な工数がかかってしまいます。それが組織開発のアクションの遅れになり、ひいては事業成長の足かせになるのではないかと危惧していました。

そこですべての取り組みの基盤として、データベース整備の必要性を感じていました。

高橋さん：常に大事にしていたのは、これまでの仕組みに対する敬意を持ちつつ、「これからの STORES にとって最適な仕組みはなんだろう」と考えることです。

組織の急拡大期を乗り越えるために、各チームの一人ひとりが懸命になって構築してきた仕組みがあったからこそ、STORES の今があります。それが、このタイミングで俯瞰して見たときに、結果として個別最適になっている部分があったということだと思っています。

その前提に立ったうえで、プロジェクトチームでは「今の仕組みやルールに疑問や違和感があったらまずは言ってみよう」「そのうえで、これからの STORES 全体にとって最適な仕組みを考えよう」ということを大切にしていました。

プロジェクトはPXをはじめとするバックオフィスの各グループからメンバーが参加しており、「オペレーションに関わるバックオフィス全体にとってハッピーな仕組みか？」「社内のユーザーにとってハッピーな仕組みか？」が合言葉でした。

まずは、オペレーションを最適化することで工数やヒューマンエラーを最小限にし、PX向上に向けたプロアクティブな行動に使うことができる時間が増えます。そのうえで、社内ユーザーにとってなめらかで負担が少ない仕組みを実現し、引いては私たちのプロダクトのユーザ＝ STORES のオーナーさんのハッピーに繋げていけるとよいよねということを意識していました。

高橋さん：SmartHRの社員情報のデータベースを中心に、人事のあらゆる領域をシームレスにつなげるという開発思想が、当社がこれから進むべき方向と合っていると感じたからです。

もちろん、機能面とコストでも比較し、従来のツールで管理していた社員名簿や組織図、目標設定、評価の機能が遜色がないことも確認しました。

コストについては、ツールの利用料金自体は上がってしまうのですが、周辺領域とすべて1つのデータベースでつながることを考えていたときに、むしろ、コストでも将来的にはメリットが出ると考え、導入を決めました。

高橋さん：先ほども申し上げたとおり、従来の人事評価ツールでできていたことはSmartHRでも問題なく再現できています。

そのうえで、「総合評価」の算出がSmartHR上でできるようになり、計算にかかる作業を短縮できました。

当社では成果評価と行動評価のスコアを掛けあわせて、総合評価を算出しています。従来の人事評価ツールでは掛け合わせができなかったため、それぞれをダウンロードし、Google スプレッドシートで手作業で集計して、結果を算出していました。

現在は評価スコアの算出をSmartHRで完結できており、作業の効率化ができています。

高橋さん：はい。従来はGoogle フォームで対応していて、SmartHRの機能は利用する予定ではなかったのです。

ところが、試しに使ってみたところ設問の設定と回答の集計・分析がとても柔軟にでき、「これは便利だ」と気がつきました。

当社では、サーベイは会社にとっての人間ドックだと考えており、100問程度の設問をありたい組織像や課題に合わせて自分たちで設定し、集計・分析もかなり深く行なっています。

Google フォームの設問は柔軟に設定できるのですが、集計・分析は弱いので、Google スプレッドシートに落としてから手作業するしかありませんでした。

SmartHRは、Google フォーム並みに柔軟性がありますし、集計・分析も人事として「こういうことがやりたい」というツボを押さえてくれており、とても使いやすいです。

高橋さん：現在進行形で進めているところですが、すでに効果は出ており、各ツールから人事情報データを集めて突合する必要はなくなり、工数が削減できています。

私は、SmartHRの一番のよさは入力した情報が人事情報のデータベースに直接反映されて、常に最新の情報に更新できることだと思います。

たとえば、産育休の申請の場合、出産後でないとわからない情報もあるので、出産前に申請してもらった情報を後から修正しなければなりません。

従来は、Slackで労務が必要事項を本人ヒアリングのうえ、産育休申請書を作成しており、変更がある時もSlackでやりとりをしていました。SmartHRの申請機能を使えば、休職者本人から直接申請をもらい、その情報をそのまま使って育休申請書を作成できます。また、変更がある時も、出産前の申請情報を呼び出し、差分の部分だけを更新すれば済みますので、申請者も労務側も作業を効率化できました。

高橋さん：データベースの設計から情報の蓄積、分析まで、SmartHRなら一気通貫です。人事情報のデータをシームレスにつなげ、活用して戦略を考えたい人、たとえば「人事企画」のようなポジションの方には、とくにおすすめできると思います。

また、「従業員サーベイ」についても、設問設計はもちろん、集計も従業員リストの「属性」を軸にしたり、カスタム項目を作ったりと非常に柔軟に設定できるので、組織の課題を吸い上げ、経営陣へエスカレーションするような立場の方に最適です。

高橋さん：SmartHRは、開発のスピードが速いのがいいなと思っています。新機能のリリースを見ると、いつも「そうそう、人事としてこれが欲しかったんだよね！」という機能が出てくるので、今はまだない機能についても、すぐに追いついてくれると期待しています。

私個人としては、データベースの整備をさらに進めて、将来的には「人」と「組織」に関する情報はすべてSmartHRへ集約したいと考えています。

そして、そのデータを活用し、当社はミッションである「Just for Fun」を実現するためのプロダクトとして、これからも組織作りを進めていきたいと考えています。