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コロナ禍の在宅勤務移行を実現。デジタル化推進でIPOにも貢献

藤原さん、松井さん、黒田さん
(左から、藤原さん、松井さん、黒田さん)

スパイダープラス株式会社

主な活用機能

  • 入社手続き 入社手続き
  • 年末調整 年末調整
  • Web給与明細 Web給与明細
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  • 課題
    入社手続きに不備があると日数がかかってしまい、ストレスを感じる
    労務に関する申請を紙で対応していたため、コロナ禍にもかかわらず出社が必要だった
  • 解決策
    コロナ禍における在宅勤務の推進のため労務手続きのペーパーレス化を推進
  • 効果
    入社手続きの工数は1/3以下、年末調整は1/2に削減
    紙のやり取りが削減されたことで、在宅勤務がスムーズに開始可能に

スパイダープラス株式会社は、建築図面・現場管理アプリ「SPIDERPLUS」の提供を軸に、建設業におけるDX(デジタルトランスフォーメーション)推進に貢献されています。

同社は、コロナ禍における在宅勤務の推進のため労務手続きのペーパーレス化が必須となり、SmartHRの導入を決断。導入過程とその後の変化について、管理本部 藤原さん、黒田さん、松井さんにお話を伺いました。

コロナ禍での在宅勤務への移行により、ペーパーレス化が課題に

皆さんの業務内容を教えてください。

藤原さん:管理本部長と経営企画部長を兼任しています。管理本部には、人事の採用を除くコーポレート部門全般が含まれています。

松井さん:管理本部 総務部に所属していて、労務担当として仕事をしています。入退社管理や勤怠、給与処理、健康診断、衛生委員会など、幅広い業務を担当しています。

黒田さん:同じく総務部で部長を務めています。主に松井が担当している給与締めや、決まったもののチェック、最終承認を担っています。それ以外では、労務規定の改定、社労士や弁護士とのやりとりを担当しています。

はじめに、SmartHR導入以前に困っていたことを教えてください。

黒田さん:私の入社当時は、従業員の入社から年末調整まで1人で対応していました。入社手続きに関しては、こちらから書類を送って返送がきても、不備があるとさらに郵送をして余計に日数かかるなど、スムーズに進まないことにストレスに感じていました。

松井さん:その後コロナ禍の影響もあり、総務部は在宅勤務に移行する方針となりました。

当時は従業員の口座変更や住所変更などの申請を紙で対応していたため、入社手続きと同様、不備がある場合はやり取りに日数がかかるうえ、そのために出社しなくてはならない状態でした。そこで紙のやり取りを減らす必要があり、解決策となるサービスを探していました。

どのように検討を進めたのでしょうか?

黒田さん:バックオフィス向けの展示会でSmartHRを知りました。商談を進めていくなかで、入退社に特化してペーパーレス化が実現できる点がよかったので、他社のトライアルなどはせずにSmartHRの導入を進めました。

導入の決め手を教えてください。

松井さん:どうしたら不備なく効率化できるかと考えていたので、ユーザーである従業員にとっての使い勝手を重視しました。ユーザーは使い慣れているスマートフォンでの入力が簡単にできる点が大きかったです。

黒田さん:検討時期はちょうどIPOの準備中だったのですが、やはりIPOとなると年末調整などの不備は非常に怖いんですよね。SmartHRを導入することで書類の不備を無くし、バックオフィスのデジタル化が進められるのも大きなポイントでした。

(藤原さん)

(藤原さん)

初めての労務でもSmartHRスクールを活用して年末調整ができた

導入当初の感想を教えてください。

松井さん:「本当に使いやすいな」というのが最初の感想です。これまでは紙からExcelに転記する際にどうしてもミスが発生していました。導入後は従業員本人に入力してもらうので転記ミスがなくなりましたね。

使いにくい点やわかりづらい点などありませんでしたか?

松井さん:ヘルプセンターが充実しているので、わからないことがあっても検索すればすぐに答えが見つかりました。チャットサポートも活用しており、ほとんど困ったことはありませんでした。つい最近もお問い合わせしたのですが、使い方の提案をしてくれて助かっています。

黒田さん:あとはSmartHRスクールも充実していますよね。わからないことをすぐに調べられ、サポートいただける環境があることで、ユーザーとしてストレスなく使えています。素晴らしいクオリティだなと感じています。

松井さん:私自身が労務経験がなく、年末調整についてはSmartHRスクールで勉強しながら取り組みました。

実際に業務を進める際は、自分だけに依頼を送ってみたり、総務部だけで実践してみたり、わからない点はヒントメッセージに書いてみたりと、さまざまな工夫で効率化を図りました。

(松井さん)

(松井さん)

労務経験が初めてでそこまで工夫されているのは素晴らしいですね! 他にご活用いただいている機能などありますか?

黒田さん:ラクラク分析レポート」を使い始めています。これまで従業員数をExcelで管理していたのですが、属人化が課題でした。今はSmartHRで管理しているので、四半期ごとや、月ごとに従業員数や退職者を簡単に集計できて助かっていますね。今後は分析レポートのフィルターを使いこなしてさらに効率化できたらと思っています。

「ラクラク分析レポート」フィルター設定イメージ

(「ラクラク分析レポート」フィルター設定イメージ)

入社手続きにかかる工数を1/3以下に、年末調整は1/2に削減

導入後の変化を教えてください。

松井さん:入社手続きに1週間〜10日かかっていたところが、即日〜3日ほどで対応できるようになりました。月に5名前後の入社がありますので、かなりの工数が削減できています。

ウェブ完結できるので出社の必要もないですし、不備があっても入社日前に訂正依頼ができます。入社日までに一通りの情報を回収できるため、他の業務に時間を割く余裕ができました。

また、年末調整は2ヶ月かかっていたものが1ヶ月程度で完了できました。今年(2021年)はさらなる効率化を目指して、SmartHRさん主催の年末調整セミナーにも参加しました。

従業員の皆さんからは、どのような声がありましたか?

藤原さん:実はもともと前職時代にSmartHRを使っていた人が多かったんですよ。なので正直「当たり前でしょ」みたいな反応もありました。

松井さん:給与明細に関して「メールで通知が届くのが良い」という声を聞いています。以前は別のシステムを利用していたのですが、給与明細を見るためには自分でサイトにアクセスする必要がありました。

SmartHRに変えてからは、従業員宛にメールで通知が届くので、自分の給与明細を初めて見たという方もいて、反響は大きく、嬉しかったですね。

導入以前の課題だった在宅勤務への移行に関して、SmartHRで解決したことはありますか?

黒田さん:紙のやり取りが削減されたことで、在宅勤務がスムーズに開始できましたね。

松井さん:導入以前は、雇用契約書や入社前の書類をすべて郵送で送っていたのと、入社当日に書類を持ってきてもらって、確認や修正指示などで毎日出社しなくてはいけない環境でした。それがウェブ完結で済むので出社しなくても対応できるため、無事に在宅勤務が可能になりました。

(黒田さん)

(黒田さん)

お客さまへどう還元できるかを原点に取り組んでいきたい

今後、SmartHRを使って取り組みたいことや期待することを教えてください。

松井さん:従業員がより自分の業務に集中できる環境を作っていきたいですね。具体的には、従業員の申請ルートをさらに整理して、手続きをさらにわかりやすくしたいと思います。

藤原さん:あとは人事評価機能の追加を期待していますね。別システムを活用していますが、各システムで組織設定等しており、手間がかかっているところがあるので、できる限り人事領域の機能が単一システムに集約されているとありがたいです。

※2021年10月に「人事評価」機能をリリースいたしました。

黒田さん:すべては「弊社のお客さまへどう還元できるか」という考えが原点です。管理工数を削減することで、営業やマーケティングなど様々な部署が、お客さまへのサービスに還元できると思っています。

従業員からの質問を無くすとか、レスポンスを早くするとか、そう言った当たり前のことを追求するために、SmartHRが不可欠です。紙でやり取りしていたら、1人じゃ絶対無理ですもんね。御社のサービスは世界を変えます。それだけのサービスを開発していると思っているので、今後も期待したいですね。

引き続きSmartHRがご支援できるよう改善を進めてまいります。本日は貴重なお話をありがとうございました!

※掲載内容は取材当時のものです。

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