「かかなくていい汗」を減らし、業務に集中できる環境のために

人事労務業務の紙運用で各拠点の現場に負荷がかかっていた

皆さんの業務についてそれぞれ教えてください。

小枝さん：新東通信は、名古屋本社と東京本社、2つの本社制をとっており、私は東京本社で勤務しています。バックオフィスの中心は名古屋本社にあり、鈴木が主に人事労務を担当しています。東京本社では、東京本社の総務人事全般を管轄するチームがあります。

改めて、SmartHR導入の背景を教えてください。

小枝さん：年に1度の年末調整を効率化できないかと思っていました。大阪や東北、九州にも拠点があるため、各拠点への説明資料の展開や、現場での推進に非常に負荷がかかっていたんです。

以前からバックオフィスの業務改善を進めなければいけないと思っており、昨今「DX（デジタルトランスフォーメーション）」という言葉も出てくるなかで、よいサービスがあれば積極的に導入したいと考えていました。

鈴木さん：給与明細のオンライン化も進めたいと思っていました。これまでは委託している社労士さんから給与明細の紙が名古屋本社に送られ、そこから各拠点に送るために仕分けし、各拠点でそれぞれ手渡しする形でした。この手間を省きたいと思っていましたね。

業務効率化の観点でいうと、従業員情報も正確に収集して一元管理したいと思っています。現在、従業員の結婚や引っ越しなどの情報を紙でもらっています。そうすると、社会保険の住所変更手続きなどのために紙でもらった内容を手入力する必要があり、手間がかかるだけでなくミスも発生する可能性があります。

うまくSmartHRを活用して人事データをまとめていきたいですね。

人事DBとして活用できるSmartHRを選定

どのように検討を進めたのでしょうか？

小枝さん：2年前の2019年ころでしょうか。展示会で年末調整をオンラインで実施できるサービスがあると知りました。少しずつ情報収集しながら鈴木さんに「こんなことができるみたいですよ」とお伝えしていましたが、当時はまだ具体的に検討していなかったですね。

転機となったのはフレックス勤務制度の導入です。制度導入に伴い勤怠システムの見直しに迫られ、改めて勤怠システムを含めた人事周りのシステムの入れ替えを検討し始めました。

勤怠から人事DB（データベース）まで1つのサービスで管理するか、2つに分けるかかなり検討したんです。議論のなかで、当社希望に沿ったフレックス勤務制度に対応できる勤怠システムを選定したところ、人事DBとして活用できるシステムが別で必要になりました。

その議論のなかでSmartHRを導入された決め手は何でしょうか？

小枝さん：労務担当も従業員もわかりやすく、使いやすいシステムだった点です。SmartHRはデモを見た段階で「かなり見やすい画面で使いやすそうだ」と感じました。

鈴木さん：これまで使用していたシステムは、費用は安価であるものの、機能の幅が狭く、カスタマイズ性も高くありませんでした。使いやすくカスタマイズ性があり、自社に合ったシステムを選ぼうと比較検討した結果、「費用対効果も含めてSmartHRが一番いいよね」という結論になりました。

小枝さん：営業担当のかたも親身になって相談にのってくれましたね。

鈴木さん：社内で導入検討する際にも大きな反対意見はなく、「従業員が使いやすいシステムを選定してほしい」という意見をいただきました。

給与明細配布や年末調整業務の効率化から、人事情報の一元化を推進していきたい

今後どのように活用していく予定でしょうか？

鈴木さん：まずは給与明細のオンライン化ですね。つぎに今年（2021年）の年末調整でも活用したいと考えています。お世話になっている社労士さんはSmartHRを活用されたことがあるので、色々相談しているところなんです。

とくに労務業務は法改正に伴い毎年なんらかの変更があるため、それらにきちんと対応いただけることを期待しています。

鈴木さん：従業員情報の身上変更手続きも申請・承認機能で管理したいですね。今は東京や大阪など各拠点にて紙を社内便で送付しているため、その手間も減らしたいです。先日、今後の機能改善や追加についてメールを受け取りましたが、人事情報の一元管理がさらに進みそうなアップデート内容でしたよね。

まだアナログな運用が続いている業務もあるため、人事業務全般で改善が進むよう、SmartHR活用を進めたいです。

従業員がやるべきことに集中できる環境を作りたい

人事労務業務の効率化ができたら、どんなことに取り組みたいですか？

鈴木さん：就業規則をはじめとした制度変更などの環境整備にしっかり時間を割きたいですね。世の中の流れが変わり、テレワークが増えたことで、ルールや規定も見直す必要がでてきました。労働に関する法律改正への対応など今後も継続して必要になるでしょう。

目の前の業務に忙殺されてしまうと、これらの重要な業務が後回しになってしまいます。誰が取り組んでも一定の水準を保てる業務は効率化を進めて、属人化も防ぎたいですね。

今後どんな会社にしていきたいですか？

鈴木さん：社会保険や福利厚生など、人事労務側からサポートすることで、営業の皆さんがやるべきことに集中できる環境を作りたいです。

弊社は営業職が多く、営業職の皆さんの頑張りで売上を作っています。その頑張りを支援するのと同時に、従業員の健康を守るために残業時間管理などの重要性も理解してもらわなければなりません。売上のために精一杯働くことと、従業員の健康維持、双方が両立するようになればもっといい会社になると思うんですよね。

小枝さん：弊社は、困っているお客さまのお手伝いや支援そのものが価値となる事業で、目に見えるプロダクトを製造しているわけではありません。従業員それぞれが頭をひねって、汗をかいて動く仕事が非常に多いです。

一方で、「かかなくていいい汗」もあると思うんですよね。その1つがDXの推進で、今回のようなシステムの導入です。かかなくていい汗を減らし、本来向かうべきところに精一杯向かってもらえる環境にしたいですね。

従業員が業務に集中できる環境づくりにSmartHRが貢献できるよう、改善を進めてまいります。貴重なお話をありがとうございました！

※掲載内容は取材当時のものです。