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人事・労務業務のペーパーレス化に取り組んでいた同社が、初のSmartHRによる人事評価を実施。業務効率化された点、今後のデータ活用について、総務管理本部の関口さん、亀山さんにお話を伺いました。

関口さん：入社手続きに関しては、今まで書類のやり取り、管理が紙でした。導入後は入社手続きに必要な書類をメールで案内し、回収後の処理もオンラインで完結していたので、郵送にまつわる手間は大きく削減できています。

入社後のデータ管理についても、今までは手作業でシステムへ入力していたので、人的な打ち間違いがありました。現在では、入社手続き時の情報が自動で従業員データベースに登録されますし、担当者が休んでいても、SmartHRですぐに参照可能な状態です。導入前に比べると、手続き業務の工数は50%ほどに削減できた実感があります。

関口さん：まずは、評価シートの案内にかかる工数削減が挙げられます。今までは評価対象者（今回214名）1名ずつの表計算ソフトでシートを作成し、25店舗以上ある拠点ごとに、評価シートを格納したUSBメモリを送付していました。USBメモリで運用していた背景としては、自動車整備士をはじめとした全体の2〜3割の従業員は普段共有パソコンで作業しているため、メールでの送付が難しかったんです。

この作業を2、3人で対応し、約3営業日ほど時間がかかっていましたが、SmartHRの人事評価機能により、従業員データベースに紐づき一括で全従業員へメールで案内できるようになりました。業務用パソコンを貸与していない従業員にも、スマートフォンへの送付で対応できています。

亀山さん：従業員からも、スマートフォンでも入力しやすいという声がありました。今までの表計算ソフトですと、パソコンからでないと入力が難しかったと思います。営業職では普段からスマートフォンでやり取りしている従業員も多く、かんたんに入力できたようです。

また、2種類の評価シートで運用しているのですが、表計算ソフトからSmartHRへの移行も問題なくスムーズに再現できました。

関口さん：評価期間中・終了後の場面においてもUSBメモリでの運用で抱えていた課題が解決されています。まず、評価期間中、被評価者に対する評価者が明確になった点。そして、評価完了後の回収・集計がスムーズになった点です。

業務を兼任している従業員は、複数の上司から評価を受けるケースもあります。SmartHRの人事評価機能では、一次評価者、二次評価者といった担当者がわかりやすいため、評価者・被評価者ともに明確なルートで評価に臨めました。

評価後の回収では、当社が多店舗展開×シフト出勤制のため提出期日から最大2週間遅れる場合もありました。導入後は郵送によるロスや大きな遅れもなくなり、最大4〜5日は時間短縮できたと思います。

また、回収後には人事担当者がUSBメモリから214名分の評価シートを1枚ずつ開き、全従業員の評価結果を、職種やグレードごと比較できるよう各シートに転記が必要だったんです。SmartHRでは転記作業が不要ですし、職種やグレードごとの評価データをボタン一つで書き出せています。評価の全体感を把握するために欠かせない資料作成において、大幅に時間短縮できています。

亀山さん：全従業員の評価終了後、評価者から被評価者へのフィードバック面談があり、手作業で評価シートを切り貼りして面談用資料をつくっていました。SmartHRでは面談時に必要な項目だけを表示設定可能なため、SmartHRの画面を見せながら面談できるので、面談用資料作成の工数が省けています。

関口さん：パソコン作業になれていない従業員もいるため、私のほうで3ページのマニュアルを作成して、人事評価開始前と開始時それぞれのタイミングで案内しました。スクリーンショットしたSmartHRの画面に、赤字で「ここを選択」「評価はここに入力」と注釈を入れた形です。人事評価機能の画面がシンプルでわかりやすい点も手伝って、作成にあたって大きな負担はありませんでした。

亀山さん：人事評価をSmartHRで実施すると決定したものの、評価開始までの期間が短く、バタバタと各種設定がはじまりました。そのなかで、サポートの担当者さんからの反応も早く、抱えている疑問に対して明快な回答をいただいた印象です。

どうしても急ぎの回答がほしい際には、メールの文面から緊急度を察していただき、迅速かつ臨機応変な対応をしてもらいました。

関口さん：全従業員に対して同じ評価方法をしているものの、それでも事業部ごとに若干の評価のバラつきが出てしまいます。事業部ごとの昇格・昇給の基準に違いがないように、昇格した従業員の過去の評価データを参考にして、より明確な基準がつくれればと考えています。

評価データの集計がしやすかったり、従業員データベースと過去の評価をひもづけられるからこそ、より納得感のある人事評価づくりに今後取り組めますね。

関口さん：当社は自動車を扱うこともあり、男性従業員が多く在籍していると同時に、社会的には女性活躍が求められているかと思います。ただ、私たちとしては、女性・男性関係なく、活躍できる組織にしたいという目標があるんです。

とはいえ、女性従業員が少ないことは事実ですので、まずは女性従業員を増やしていけたらと考えています。総務管理本部が取り組む“女性が定着しやすい環境づくり”のための第一歩として、業務の仕組みを効率化していきたいんです。もともと紙だった申請業務や、バラバラだった情報管理がSmartHRで効率化され、今では人事評価の効率化まで着手できています。

今後は給与や勤怠システムの課題解決にも取り組み、さらなる効率化を検討中です。当社で働くすべての従業員に働きやすいと感じてもらえれば、女性・男性関係なく活躍できる組織になれると考えています。