株式会社カルテットコミュニケーションズは、日本最大級の運用組織を誇るリスティング広告の運用代行会社です。創業当初から注力しているリスティング事業、広告運用支援ツールを開発・販売するSaaS事業、DX事業の3本柱で事業を展開しています。

同社は2021年よりSmartHRを導入し、年末調整のペーパーレス化を2か月間という短期間により実現しました。現在はさらに「人事評価」機能の利用を開始し、従業員情報の一元管理によるさらなる業務効率化を進めています。

短期間での導入に至った秘訣や工夫について、導入を担当した管理部の中村さんに伺いました。

中村さん：紙ベースでの年末調整の運用負荷が高かったことです。当時は人事・労務担当がおらず、経理が年末調整に対応していました。

年末調整の時期は連日残業が続きますし、全従業員から集まった書類の回収・チェック、問い合わせ対応、社労士とのやりとりもあります。紙運用の負担が大きかったので、効率化して残業時間を削減したいと考えていました。

中村さん：以前から会社としてペーパーレス化を進めたいという意向があり、人事・労務系のツール導入を検討していました。

さまざまなサービスがあるなかでSmartHRを選んだのは、テレビCMで認知していたうえに、サービスサイトなども見やすかったからです。具体的なお話を聞く前から期待していました。

中村さん：SmartHRは初期費用が不要、かつ構築費やサポートの追加費用も発生しないことです。SmartHR側から金額に関する資料を提供いただき、社内の稟議に持ち込みました。

金額に対する費用対効果が高いこと、そして最も課題に感じていた年末調整を皮切りに、入社手続きなどさまざまな業務効率化が見込めると説明したところ、スムーズに導入が決まりました。

中村さん：「社内への啓蒙」と「環境構築」には力を入れました。これはシステム導入の際、弊社に限らずポイントになると思います。

中村さん：まずは社内への啓蒙、つまり「こういうことを目指して、こんなツールを導入します。使ってくださいね」というアナウンスです。全社向け説明会を2度開き、案内しました。その際、SmartHRから提供された説明資料が使いやすく、大変助かりました。

環境構築では、SmartHRのCS（カスタマーサクセス）担当との定期的なミーティングが役に立ちました。コロナ禍のためオンラインでのミーティングでしたが、定期的に相談ができましたし、質問に対する担当者やチャットサポートからの返信も早かったですね。疑問に思ったこともすぐに聞けたので、作業が滞ることがありませんでした。

中村さん：年末調整の時期が迫っていたので、間に合わせようと頑張りました。その結果、2か月で運用を開始できましたし、後に追加導入した「人事評価」機能にいたっては、2週間で運用を開始できました。

これらを導入・構築する間、私はその業務にかかりっきりだったわけではありません。情シスの仕事、入社対応、採用まわり、社内の総務を兼業しながらの対応でしたが、月の残業時間は10時間未満で済みました。

中村さん：最初から完璧なものを作ろうとせず、「なるべく早くたたき台を作って改良を重ねていく方針」が良かったのだと思います。

SmartHRのシステムは随時アップデートされますし、自社の制度も変わっていきます。導入時にはマスト要件だけを設定して、あとは社内の声を聞きながら徐々にブラッシュアップしていきましたね。

中村さん：年末調整業務にかかる時間は、全社で98時間削減できました。

従来の紙ベースの年末調整では、各従業員が1人あたり1.5時間を要していたところ、SmartHRでは0.5時間と、1時間程度削減できました。これが全従業員88名分で88時間。それに加えて人事・労務担当側の負荷が10時間ほど減った計算です。

書類の修正が必要なときに、コメント付きで差し戻しを依頼できる機能が便利で、こちらもよく活用しています。年末調整に関してはほぼすべてSmartHR内で完結できており、ほかのツールでのやりとりも不要になりました。

中村さん：多くの従業員から「年末調整が簡単になった！」との声をもらっています。SmartHRはヘルプセンターがすごく充実していて、用語の意味から手続きの流れまで、丁寧にわかりやすく書かれているんです。

何かわからないことがあってもヘルプセンターを見ればすぐに解決するので、私たち人事・労務担当への質問は激減しました。

中村さん：新入社員1名あたり4時間かかっていたのが、1時間にまで短縮できました。

以前は新入社員に情報を紙やExcelで提出してもらい、それを人事・労務担当者がシステム上に転記するという二度手間が発生していました。その際、情報を打ち間違えてはいけないというプレッシャーも大きなものでした。

SmartHRを使えば、担当者からは従業員招待フォームを送るだけで、あとは新入社員本人が情報を入力してくれます。おかげで作業時間の短縮はもちろん、精神面でも大変楽になりました。人事・労務の立場からすると非常に嬉しいポイントです。

中村さん：SmartHRで情報を一元管理するメリットを最大化させたいです。以前は従業員情報がさまざまな場所に散らばっていたのですが、現在はSmartHRの従業員データベースへと集約中です。

SmartHRの従業員データベースは、項目のカスタマイズが柔軟ですし、給与履歴などの情報を入れれば人事評価にも活用できます。

さまざまなデータを集約して、将来的には「分析レポート」も使ってみたいですね。SmartHRを見れば、社員の情報がすべてわかる、という状態にまでもっていければと思っています。

中村さん：SmartHRの導入にあたっては、構築段階から可能な限り経営陣や従業員の意見を集めて反映し、全社で一丸となってシステムを作りあげました。そのおかげで、導入後もスムーズに受け入れてもらえたと思います。

SmartHRは人事・労務担当のためのシステムではなく、従業員全員が使うシステムです。「みんなが使うものだから、みんなで作ろう」という姿勢は私たちカルテットコミュニケーションズの文化です。これからもフィードバックを取り入れつつ、全員でよりよい環境作りや業務効率化を進めていきたいですね。