業務削減により生まれた時間で、教育力向上や戦略的な人材育成を推進

■ 導入の背景

1939年（昭和14年）の創立以来、優れた産業人を輩出してきた学校法人麻生塾。現在では、総合専門学校として福岡県下に13校を展開しており、これまで6万人超の卒業生を社会に輩出しています。社会の変化に対応できる良識と高い専門技術・知識を備え、常に挑戦する意欲に満ちた専門職を育成し、即戦力として送り出すことで社会へ貢献することを目指している同校。2019年度の就職率は95.9%という実績も叩き出しています。

高度な専門知識や技術はもちろんのこと、それを最大限に発揮するための「人間力」を高める独自の教育プログラムを全校で推し進め、専門力だけでなく、思いやりや自立心を兼ね備えた人材教育にも力を注いでいます。また、「学生の成長実感が礎」と考える同校は『学生成長度調査』を卒業生にアンケートし、総合成長実感度で96%の実績を出しています。

そんな同校は、事業の推進にあたり、人事・労務面で下記4点の課題を抱えていました。

• 紙のやり取りによる重要データ紛失の危険性
• 業務の標準化・共有化ができておらず、属人化している
• 過去のデータが分散しているため、必要情報の検索に時間と手間がかかる
• 物理的な紙で業務を進めているため、事務所への出勤が必要（テレワークがしづらい）

■ SmartHRの導入を決定した理由

その課題解決にあたり、下記3要件を満たすシステムとして、SmartHRを選定しました。

（1）紙の煩雑なやり取りの削減により、情報漏えいリスクを低減

SmartHRでは、従業員本人がスマートフォン（スマホ）やパソコンから従業員情報を入力するだけで必要書類を自動作成し、Web上から役所への電子申請が可能です。また、紙のやり取りが削減されるため、重要な書類を紛失する心配もなくなります。

（2）人事情報をWebで一元管理することで、業務が標準化され属人化を解消

SmartHRでは、人事情報を収集から管理まで一元化できます。そのため、データが分散することなく、蓄積された情報をほしいタイミングで入手できます。SmartHR上で「誰の手続きがどこまで進んでいるのか」が可視化され、人事担当者が個別で管理することによって起こる属人化を解消できるため、業務標準化に繋がります。

（3）人事部門のテレワーク対応をはじめとした働きやすい環境の整備

SmartHRでは、クラウド上で情報をやり取り・管理するため、紙でのやり取りが必要なくなり、事務所や役所に出向くことなく手続き可能になります。そのため、人事担当者は場所を選ばずテレワーク下でも働けるようになります。また、今まで煩雑な業務に使っていた時間を効率化し、テレワークなどの「社員が働きやすい環境を整えるための制度づくり」に充てることができます。

■ 「SmartHR」に期待すること