6,000枚の紙が不要に。学校法人における業務改善

従業員が手元で入力でき、業務効率化できる点が導入の決め手

導入前に、課題に感じていたことを教えてください。

野原さん：これまで、人事労務業に関わる処理をすべて紙で行っていました。データ入力の労力に加え、入力時のミスなどのリスク、入力後の読み合わせに多大な時間を要しており、改善の必要性を感じていました。また、印刷費用がかかること、配布、回収にも手間がかかっていましたね。

紙で行っていた業務を改善するために、SmartHRの導入を決めた理由は何だったのでしょうか？

野原さん：従業員が手元でデータを閲覧でき、直接データの修正が可能ですので、入力されたタイミングでこちらがすぐにチェックできるのは効率的だと思いました。紙による配布、回収の手間が削減できるのも大きいです。また、入力される方も紙からデータに代わり、ガイダンスに沿って入力できるので、利便性は向上したと考えています。

当時、学校法人におけるSmartHRの導入事例がない中、スムーズに進めるために工夫されたことはありますか？

野原さん：業務量を洗い出し、いかに効率的になるのかを明確に出しました。私たち人事部の業務が簡潔になるという点だけでなく、従業員が行っていた紙の作業も改善するという点も伝えましたね。事例がなかったとしても、この一歩を踏み出さない限り紙文化は変わらないと感じていましたので、導入に踏み切りました。

導入時、従業員の方へはどのようにアナウンスされましたか？

野原さん：給与明細を配布する際にSmartHR導入の案内を同封し、登録を促しました。年末調整時にも同様に対象者全員に案内を配布しています。まずは例年同様紙での案内を行うことで、従業員の対応に漏れが出ないように促しました。

約2日かかっていたデータ入力が1時間に短縮、印刷用紙6,000枚も不要に

導入後に実感された効果を伺えますか？

野原さん：約2日程度かかっていた前職の源泉徴収票データの入力が不要になり、1時間程度のデータ加工・取り込みで対応できるようになりました。また、これまでは扶養控除申告書について、寡婦や勤労学生などの記載を見逃すミスがありましたが、データでダウンロードできるようになったことで改善されました。

紙からデータへ移行したことで、かなり業務が効率化されたんですね！

野原さん：そうですね。これまでは紙で管理していましたので、従業員から問い合わせがあった時は紙を探すのに5分はかかっていたと思います。それがウェブ上で確認できるようになりましたので、1～2分で回答できるようになっていますね。

扶養控除申告書や配偶者控除申告書、保険料控除申告書等の印刷用紙に約6,000枚使っていましたが、すべて不要となりました。紙で行っていた際は、配送によるタイムラグがあり、紙の整理、保管場所の確保も必要でしたが、これらも不要になり、将来必要になる倉庫などのスペース確保も楽になりました。これまで紙が当たり前の文化でしたが、これからはデータが当たり前に思ってもらえるように改善を進めていきたいですね。

データの手入力がなくなり、担当者の心理的な負担が軽減

データの手入力がなくなったことで、担当者が抱えていた負担は軽くなりましたか？

野原さん：従業員が入力したデータをそのままシステムへ反映できるので、担当者が転記ミスをする心配がなく、一括で処理できるようになりました。

年末調整は従業員の金銭に直結する業務ですので、作業にかかる労力だけでなく、年末調整に関わる多くの担当者の心理的な負担感が改善されたと思います。さらに、随時申請内容を確認できるようになったことで、以前よりきめ細やかな対応が可能になったと思いますね。

さらに電子化を進め、職員の働き方改善のための新たな取り組みを

これから取り組みたいことを伺えますか？

野原さん：今後、給与明細の電子化や雇用契約の電子化が本格的に進んでいけば職員の働き方改革に向けた新たな取り組みができると考えています。本学は雇用資格が多いことから、雇用契約書を電子化することで改善していきたいですね。また、従業員情報（住所・扶養情報、税表区分等）の変更申請をSmartHR上で実施していくことも、他のシステムとの連携など状況を見ながら検討していきたいと思っています。

職員の働き方改革をさらに進めていけるよう、引き続きご支援してまいります。この度は貴重なお話をありがとうございました！