ウェブサイトやアプリを利用する顧客一人ひとりの行動をリアルタイムに解析し、個々の顧客に合わせた自由なコミュニケーションを実現するCX（顧客体験）プラットフォーム「KARTE」を提供する株式会社プレイド。2020年12月17日に東京証券取引所マザーズ市場へ新規上場し、今急成長中の企業です。

「管理部」という名称ではなく「アクセラレーター」として事業の加速を推進することをミッションにもつ大谷さんと山田さん。「レガシーな運用を社員にお願いせずに済む環境を作りたい」と、労務の立場からプレイドの“事業を加速させる”ことを目指し、EX（EmployeeExperience・従業員体験）向上に取り組んでいます。SmartHRをどう活用しているのか、お話を伺いました。

大谷さん：「事業を加速させること」がミッションです。一般的な会社の「管理部」が持つ法務や総務、人事、労務などの役割を担うメンバーでこのチームが作られていますが、管理する立場ではなく、事業を加速させるために動いていくという意味が込められています。法律の遵守など、会社として保たなければならない状態のみをゴールとするのではなく、「事業を加速させるために何をしなければならないのか」を考えて動くことが求められています。

大谷さん：3年前はまだ従業員数が50人程で、Excelの運用で対応できていましたが、入社者数が徐々に増え、作業工数が増加していました。社内で「ペーパーレス化も推進しよう」という話も出て、当時スタートアップ界隈で話題になっていたSmartHRの導入を検討しはじめました。

大谷さん：いくつか他社サービスとの比較もしましたが、社労士ともうまく連携できることが決め手でした。紙でのやりとりの工数削減ができることはもちろん、従業員が情報を直接入力することで、労務担当の手入力に伴うヒューマンエラーのリスクを減らせることも大きいです。

山田さん：SmartHRから他のサービスに変えようと思ったことはないですね。勤怠管理ソフトとの連携のために他社サービスを参考にしたことはありますが、SmartHRが一番使いやすいと感じています。特に、一度オンライン雇用契約・文書配付の機能を使うと、紙に戻すことはもう考えられません。ただ単にオンライン化されるだけでなく、従業員が直接入力したものがそのままSmartHR上に保管されることもメリットです。

大谷さん：雇用契約書を紙で締結する場合、来社の調整や郵送の日数などで1週間程度かかっていましたが、即日締結も可能になりました。

また、労務担当が手入力する手間やヒューマンエラーのリスク軽減にもつながりました。最初に従業員が入力した情報がSmartHRに保存されますので、同じような作業を何度もさせずに済み、業務負担が軽減されます。従業員の情報が変わるとき、それぞれ書類でやりとりしようとすると、名前や住所などの情報を何度も書かなければなりませんが、SmartHRに最初から情報があるので、そのような手間がかかりません。

従業員が入力したデータを元にSmartHR上で電子申請するのはただ便利というだけでなく、従業員情報がちゃんと蓄積されるというメリットも大きいです。

大谷さん：入社手続きに必要なToDo一覧や、電子申請状況のステータスを確認するのが便利で助かっています。電子申請ができるサービスでいうと、SmartHR以外にもあると思うのですが、「審査中」などのステータスが画面で一目で確認できるのがとても気に入っていて。細かい話ですが、電子申請の画面からToDo一覧や従業員情報のページへ、さっと移れます。申請内容や帳票の確認、修正を画面上でスムーズにできるのは業務を進めるうえで非常に助かります。e-Govでは確認したい手続きの到達番号などを入力して、ステータスを確認するまでの手順が多くなるんですよね。

大谷さん：2020年の年末調整は、税制改正で難しい部分があり、社員から質問を結構もらいました。ヘルプセンターのページなどを案内したので、そこで解決しなかった社員はいなかったです。また、チャットサポートはいつもお世話になっています。毎回丁寧に対応していただけるので、かなり重宝しています。チャット上で画像もやり取りできるので、「この操作について聞きたい」という説明もストレスなくできますね。

山田さん：特に申請・承認機能を活用したいです。社員が自治体に提出する勤務証明書など、電子申請に対応していない書類作成を従業員からSmartHRを通して依頼してもらおうと考えています。テレワークが進んだ今、特に勤務証明書のやりとりは大変でした。Slackで「いつまでにほしい」「郵送してほしい」「直接手渡ししてほしい」などの要望が同時に複数名からくるので、管理も難しくなってきています。勤務証明書に限らず、従業員情報に関連する書類作成や依頼はSmartHR上で管理していけるといいですね。

山田さん：社会保険の加入や年末調整など、日本独自の手続きを他国の方が認識するのは難しいと思うので、社員側が安心して手続きできる環境を用意しておきたいと思っています。今は対象となる社員が多くないですが、年末調整で1人英語で対応した方がいました。特に大きなトラブルなく進められました。

大谷さん：事業を伸ばすために、どうやったらすべてのメンバーの生産性向上を“加速”できるかを考えています。労務業務を担当していると、まだレガシーな運用を社員にお願いすることがあるので、どんどん変えていきたいですね。ただ単に電子化して、効率化するだけでなく、抜本的に考え方から見直し、誰もが事業に集中できる環境を整えること。それを少しずつ実現していきたいです。

山田さん：「KARTE」はあらゆるサービスのCX向上に貢献するプロダクトです。そのCXをつくりあげる従業員の体験、つまりEXも重要だと認識しています。働く人が顧客と向き合える環境をKARTEで実現することで、その人のもつ能力を底上げし、発想力を刺激する。それがエンドユーザーに「良い体験」を届けるためには大切だと考えています。

同じように、プレイドのメンバーがKARTE自体やKARTEを活用いただく企業に向き合えるようにEXを向上させ続けることが、企業とその先にいるエンドユーザーに向けて私たちが提供できる価値の最大化につながると思っています。

大谷さん：最近、SmartHRのアップデートのスピードがすごいなと感じています。労務分野にとどまらず、カスタム社員名簿などもリリースされていますので、労務で使うプロダクトというより、アクセラレーター全体で使っていくプロダクトになるのではないかと期待しています。