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同社は、既存システムによる入社手続きに課題を感じていたことに加え、人事評価のペーパーレス運用を見据え、SmartHRを導入しました。導入前の課題や導入後の変化について、人事部の髙野さんにお話を伺いました。

髙野さん：以前は雇用契約書を含め、必要な書類をすべて各店舗で印刷し、サインを貰い、回収していました。しかし、店長から本部への書類提出に時間がかかってしまうことや、コロナ禍で出勤日数が減ったことで書類の回収そのものが難しくなってしまいました。

こうした課題を解決するために某社の労務管理システムを導入し、入社手続きのペーパーレス化を進めました。導入後は一定の効果を実感できたのですが、さらに活用を進めると考えるとネックとなる部分が出ていました。

髙野さん：1つ目は、雇用契約書の書式や文言をカスタマイズできない点です。書式や文言の変更は都度ベンダーさんに依頼をしなければならず、僅かな変更にも時間を要していました。

2つ目は、入社手続き以外の業務への拡張性です。将来的に年末調整や人事評価も1つのシステムで運用したいと考えていました。ですが、以前のシステムは雇用契約に特化したサービスだったこともあり、労務から人事領域までをカバーできませんでした。

髙野さん：決め手は、SmartHRでやりたいことがすべてできる点です。入社手続きはこのシステム、年末調整はこのシステムというように、場面によって使用するシステムが異なると従業員の混乱を招いてしまいます。SmartHRであれば労務領域だけでなく人事評価にも対応でき、我々のやりたいことをすべて実現できると感じました。

髙野さん：はい、導入は人事評価ありきで考えていました。もともと正社員約300名に対し人事評価を実施していて、毎回非常に大変でした。質問事項をフォームで社員に送り回収、CSVにまとめた回答を1人1シートずつ表計算ソフトに転記していました。その後は、表計算ソフトを一次評価者にメールで送り評価を進めてもらっていました。

この表計算ソフトの加工が大変なんです。これだけであれば私が頑張れば済む話ですが、店長・料理長が表計算ソフトに評価を入力をする際、全員がPCを持っているわけではないので、スマートフォンから入力する方もいます。スマートフォンで入力する場合、どうしてもうまくいかないことがあり、私に「どうしたらいい？」と問い合わせが入ります。私も質問への回答に苦労しましたが、それ以上に各店舗の店長・料理長に無理をさせてしまっていることがわかり、「これは変えなければいけない」と考えました。

髙野さん：店長に雇用契約書などの書類回収をお願いすることはもうありません。私自身も毎月30〜50名の入社があるなかで、入社後に1人あたり30分〜1時間かけていた入社手続きを入社前に済ませています。

髙野さん：人事評価においても、大きな効果がありました。表計算ソフトではなくSmartHRに評価を入力することで店長・料理長にかかる負担を大幅に削減できました。

私自身の業務で言えば、今までは自己評価の締め切りから一次・二次評価の開始までに、記入漏れがないか、きちんと提出されているかを3日ほどかけて確認していました。ですが、今ではこの作業時間を大幅に削減でき、自己評価の締め切り＝一次評価のスタートです。

最終的に評価が終了した評価シートも300名分を印刷、封筒に入れて従業員に渡していましたが、今では各従業員がSmartHRから自分の評価結果を確認できるので、渡す作業自体がなくなりました。

髙野さん：今年は年末調整をSmartHRで実施します。これまでもシステムを活用していましたが、何を入力すればよいかわかりづらいUIだったため、従業員も困惑していました。SmartHRの年末調整は、画面が見やすく何を入力すればよいかがすぐに判断でき、従業員に優しいと思います。担当者としても少人数で年末調整に対応しているので、保険料控除などのチェック工程を効率化できると今から楽しみです。

また、私が使うものではないですが、配置シミュレーションの権限を営業本部長に付与し、人事異動のシミュレーションができたらいいなとも思います。現在は表計算ソフトでシミュレーションを実施していますが、間違えて名前を消してしまうこともあります。加えて経歴を別のファイルで確認する必要があり、営業の方から経歴書を見せてほしいとよく言われます。SmartHRの配置シミュレーションであれば画面上で経歴を確認しながら営業の方自身でシミュレーションができると考えています。