新卒757名の入社手続きに対応。成長戦略に伴う組織拡大を下支え

アイリスオーヤマ株式会社は、宮城県仙台市青葉区に本社を構える、家電・生活用品・食品の総合メーカーです。個人向け・法人向け問わず、「なるほど」と思えるアイデアを製品に盛り込み、暮らしの不満・不便を解決してきました。

コロナ禍においても、過去最高の売り上げを記録するなど、事業拡大を続ける同社は2021年にSmartHRを導入。人事・労務環境の整備にも力を注ぎます。

SmartHR導入後の変化や今後の展望について、人事部の4名の皆さんにお話を伺いました。

導入の決め手はユーザーを導くシステムの設計

SmartHR導入以前の人事・労務上の課題を教えてください。

会田さん：弊社では、事業の成長に伴い従業員数が年々増えています。正社員で年間に数百名ほどの入社があるなかで、すべての入社手続きを紙で対応することに限界を感じていました。

また、全社的にもDX化を推進するうえで、人事部ではとくに優先度の高かった入社手続きの効率化を目的に複数社の候補の中からシステムを選定しました。

SmartHR導入の決め手は何でしょうか？

会田さん：率直に言うと、SmartHRさんのブランド戦略といいますか、サービス展開上の思想に惹かれました。複数社のサービスを比較するなかでも、目立っていた印象があります。

他社では、紙のフォーマットがデジタルに置き換えられただけという印象のサービスもあり、それは違うと感じました。たとえ労務の知識があまりない従業員であっても、スムーズに利用できなければ導入目的が果たせません。SmartHRはシステム側でうまくユーザーを導いてくれる、そんな設計に魅力を感じました。

（人事部 部長 会田さん）

廣岡さん：実際にデモ画面を確認したときの印象もよく、どの従業員にとってもわかりやすいデザインに好感がもてましたね。

千葉さん：雇用契約の締結も同一システム内で完結させたいと考えていたため、文書配付機能を通じてそれが実現できる点も導入の後押しになりました。気になっていたセキュリティについても他社以上に真摯に取り組まれていると感じられ、信頼に値する内容だと感じました。

参考：SmartHR セキュリティへの取り組み

紙の郵送コストの削減、機微な情報を扱う際の心理的負荷の軽減で効果

導入後の変化を教えてください。

廣岡さん：ペーパーレス化による紙の郵送コストの削減、機微な情報を扱う際のリスク抑制の観点でかなりの効果が見られました。

導入以前の労務手続きはすべて紙だったため、入社時に必要な書類を郵送し、記入済みの書類を返送してもらい、その中身を確認する作業に膨大な時間と労力がかかっていました。一度に300〜500名分の対応に追われていた年度もありましたね。準備にかかる工数も含めた作業の効率化の面で大きな効果がありました。

また、従業員に関する機微な情報、とくにマイナンバーを取り扱う際の担当者の心理的負担も軽減されました。会社としても不要なリスクを抑制する点でも導入の意義は大きいと感じています。

千葉さん：これまでの紙を介したやりとりでは、人によって表記ゆれの問題も一部で発生していました。これがペーパーレス化されたことで、対応に追われる必要がなくなった点も嬉しい変化ですね。

（人事部 人事企画室 千葉さん）

現在は活用範囲を広げられて、年末調整でもSmartHRを活用していると伺っています。

山中さん：年末調整については、SmartHR以前に他社のサービスやアウトソーシングを利用した経験を踏まえたうえでの切り替えとなります。すでに入社手続きで利用していたこともあり、抵抗なく利用できました。

SmartHRの年末調整はアンケート形式なので心理的な負荷も少なく、従業員からも好評です。案内に従って回答することで書類ができあがる仕組みがいいですね。

従来の紙による年末調整では、従業員ご自身がどの分類に該当し、どのように申告するべきかが理解しづらいという課題がありました。SmartHRでは難しい用語もわかりやすい言葉に置き換えられているため、迷うことなく手続きを進められる点が優れていると感じました。補足的にコメントを表示できるヒント機能も役立っています。

（人事部 労務課 山中さん）

新卒757名の入社手続きにも活用「導入していなければ大変なことに」

2021年に導入、現時点で2年目の継続利用となります。あらためてご活用状況を伺えますか？

廣岡さん：2022年は過去最多となる計757名（大卒・高専卒・専門学校卒363名、高卒394名）の新卒社員を採用したこともあり、SmartHRを導入していなければ大変なことになっていたと思います。現在は導入して2年目でもあり、運用面も昨年以上に安定してきています。

参考：過去最多757名の新卒入社 2022年度アイリスグループ入社式実施

新入社員の皆さまについて、入社時にご利用いただいてどのような印象でしたか？

廣岡さん：大学生の皆さんについては、スマートフォンの使い方に慣れている方も多いですし、すんなり利用いただいた印象です。むしろ「ウェブが当たり前」という感覚の方も多かったかもしれません。

高校生については、たとえば社会保険手続きなど、そもそもの単語や仕組みの部分で補足する必要性を感じたため、別途、補足資料を用意して理解を促すなど工夫しました。

総じて、予定した期間内ですべて対応できたのはよかったですね。手続きが完了していない従業員に対して自動で再通知する機能をうまく活用できたのがポイントでした。

（人事部 労務課 廣岡さん）

従業員一人ひとりがより働きやすい環境を目指して

今後はどのようなことに取り組んでいきたいですか？

千葉さん：直近では、社会保険の手続きの電子化を次の目標としています。弊社はグループ会社も多くありますので、横断的な活用をさらに進めていきたいですね。

会田さん：今後はこれまで以上に人材獲得競争が激しくなり、より採用難の局面を迎えます。私たち人事としても、さらなる効率化やペーパーレス化に取り組まなければなりません。

そして次のステップでは、従業員一人ひとりがより働きやすくなるような環境の整備が一層求められるでしょう。多様な個性をもつ従業員一人ひとりの声をきちんと拾い上げられるような仕組みが必要で、そこはデジタルの力を駆使しながら本腰を入れて取り組む必要があります。

気づいたら手遅れになる前に、先手先手で能動的に動いていく必要があると思っています。

最後に、SmartHRに期待することを教えてください。

会田さん：SmartHRさんは、労務領域から発展して、まさに人材マネジメント領域での機能リリースと機能拡張に注力されていると伺っています。「わかりやすい」「使いやすい」は当然として、その先にある健全な組織づくりに役立てられるような、さらなるサービス拡充に期待したいですね。

業界で初めて出されたと聞いたアンケート形式による年末調整機能のように、各社が御社を追いかけていますよね。やはり目標となっているわけですから、さらに機能に磨きをかけて、他社さんに追いつかれないように期待したいと思います。

ご期待に添えるよう引き続き改善を進めてまいります。本日は貴重なお話をありがとうございました！

※掲載内容は取材当時のものです。