操作性の良さと人事DB機能が魅力。事業成長を支援する基盤として活用

人事情報が一元化されておらず、人事・労務チームでの情報共有にも手間がかかっていた

皆さんの役割、チームの体制について教えてください。

山岡さん：私は労務グループのマネージャーを担当しています。人事と労務でチームが分かれており、戸島さんと藤江さんが労務業務を担当しています。

現在は在宅勤務を導入し、自宅でも問題なく業務ができる体制づくりのため、管理部全体でペーパーレス化を推進しています。

藤江さん：戸島さんと2名体制で労務業務を担当しています。どちらかがお休みしても業務が滞ることがないよう、臨機応変に対応できる体制にしています。

在宅勤務はどのくらいの方が取り入れているのでしょうか？

山岡さん：週に1度出社する運用になっており、在宅勤務と並行しています。緊急事態宣言が出されている場合はこの限りではありませんが、部署ごとに業務が異なるため、出社の頻度は部署ごとに取り決めています。管理部では1週間のうち半分くらい出社していますね。

導入の背景について教えてください。

戸島さん：従業員の情報がさまざまなExcelファイルに保存されており、1つにまとまっておらず、二重入力による人的ミスや部署をまたいだ情報共有がしづらいことが課題でした。社会保険の手続きのために情報を探し、わざわざ転記して申請する必要があり、手間がかかっていました。

e-Govにおいても、申請ごとに情報を毎回入力しなければならず、手続きが煩雑だと感じていました。

山岡さん：戸島さんが話したとおり、バラバラな人事情報をまとめる人事データベース（以下、人事DB）が必要だと感じていました。顔と名前が一致しなかったり、評価の情報も従業員情報と結びついていなかったりと、抜本的な改善が必要でした。

人事と労務でチームが分かれているので、入社時の情報もチームをまたいで収集する必要があり、情報共有の流れをスムーズにする必要性も感じていましたね。

（左から管理部 労務グループ 山岡さん、藤江さん、戸島さん）

操作性がよく、人事DBとして優れている点が導入の決め手

導入の決め手を教えてください。

山岡さん：どれだけ業務効率化できるかを重視し、情報のDB化、電子申請の使い勝手などを一つひとつ検討した結果、SmartHRが一番効率化につながるサービスだと思いました。

とくに人事DBとして使い勝手がいいんですよね。他のサービスでは、登録が何度も必要になったり、手続きしても情報が反映されなかったりするものもありましたので、その点ではSmartHRが優れていると感じてます。

藤江さん：従業員情報の変更履歴を閲覧できるのも魅力ですよね。画面もわかりやすいです。

戸島さん：初心者の方にもわかりやすい画面だと感じました。トライアルも利用しましたが、一番操作しやすかったです。

山岡さん：操作性も優れていますよね。入社手続きではToDo項目がわかりやすく表示され、次に何をすればいいか直感的にわかります。表示されたとおりに進めていくと手続きが終了しますので、ストレスがかからず誰でも使えると思います。

戸島さん：「次に何をすればいいか」を表示してくれるシステムはそう多くない印象です。結局紙や別のファイルで作業リストを作ることになりがちなところを、システム上で把握できるので助かっています。

藤江さん：私は検索性がいいと感じました。実施したい作業にたどりつきやすく、迷いません。見たい情報を探すとき、下に長くスクロールしないとたどりつけないこととかあるじゃないですか。そういったことがなく、右側のメニューからパッと遷移でき、かゆいところに手が届く画面になっていると感じます。

山岡さん：従業員が使うシステムですので、誰が操作してもわかりやすいものを導入すべきだと考えていました。操作性や使いやすさについてはかなり比較検討して、こだわって選定しましたね。

また、営業担当の方の丁寧で親切な対応にも助かりました。社内で説明するための必要な情報の整理などもサポートしていただき、こちらの意図をくんで対応いただけました。

ありがとうございます。人事と労務でチームが分かれているとのことでしたが、導入において何か議論されたことはありますか？

山岡さん：人事はタレントマネジメントに特化した別のシステムを検討しており、労務とは別のシステムを使う話もあったのですが、やはり費用面と情報共有の手間を考えて1つに絞ることにしました。労務手続きから人事情報の一元化までを一貫して管理できるのもポイントです。SmartHR上で人事情報をまとめられるかを検証し、費用対効果をみながら検討しました。

（従業員情報詳細画面イメージ）

業務効率化を実現し、人事データの分析に取り組みたい

SmartHRの本活用はこれからですが、どのようなことに取り組みたいと考えていますか？

山岡さん：業務効率化を早く実現し、できた時間で人事データを分析したいですね。給与に関わるデータや残業時間などを集計していますが、もっと深く分析する時間をとりたいです。

藤江さん：集計作業の際にあちこちにある情報を転記する手間をなくし、SmartHR内で情報を一元管理したいです。

戸島さん：今はまだ紙の書類が多いので、データを手入力する時間をまず削減したいですね。入社時の書類では1人10枚くらい書いていたため、従業員側もラクになる見込みです。効率化してできた時間で、入社者の研修の時間を充実したものにできるといいなと考えています。

事業成長には人事労務部門の強化が必要

山岡さんがお話しされた「人事データの分析」は、経営や組織づくりにどのような影響があるとお考えでしょうか？

山岡さん：事業成長を支援する1つの指標になると思っています。今まさに事業成長のために高いKPIを会社として設けているのですが、その達成のために労務視点でもいくつか確認すべき指標があります。

取締役会での報告などのために定点的に計測しているのですが、代表からもSmartHRの内容について質問され、社内でも非常に注目されていると感じます。

業務効率化で人事労務業務を楽にするだけで終わらせず、事業成長の支援のために人事労務部門を強化したいですね。

なるほど。藤江さん、戸島さんは今後どのようにSmartHRを活用していきたいとお考えでしょうか？

藤江さん：業務上で「もっと効率化するとよくなりそう」と思うことはあるんですが、日々の業務に追われてしまい、改善する時間がとれていませんでした。やはり「同じ内容を2回入力する」ようなムダな業務は効率化し、会社をよくする時間に注力したいですね。

戸島さん：身上変更届のようなワークフローは従業員皆さんに関係するものですので、私たちだけでなく、従業員の方がより楽になる効率化を目指したいですね。

人事労務部門の強化が事業成長の支援につながるようご支援してまいります。本日は貴重なお話をありがとうございました！

※掲載内容は取材当時のものです。